Trygg och säker hantering av personuppgifter om dig som är medarbetare

Personuppgiftsansvarig

Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du når SLU:s dataskyddsombud på dataskydd@slu.se eller 018-67 20 90.

Ändamål

Vi behandlar dina personuppgifter för att

• hantera rekryteringsärenden
• administrera din anställning och lön
• visa rätt information (namn och befattning m.m.) på vår externwebb
• dokumentation av arbets- och uppehållstillstånd, samt underlag för dessa
• kunna kommunicera med dig som är medarbetare eller övrigt verksam
• tilldela relevanta resurser, lokaler och material till medarbetare eller övrigt verksamma
• registrera närvaro och andra uppgifter om genomförda internutbildningar
• skapa officiell statistik och rapportera den
• utreda och hantera disciplinärenden
• tilldela relevanta stödåtgärder, såsom vid rehabilitering
• administrera interna valprocesser, exempelvis fakultetsnämnder och val av prefekter

SLU kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att SLU ska följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Vi får i första hand personuppgifter om dig från dina ansökningshandlingar i ReachMee, som lagras i vårt lönesystem Primula samt i personalakt. Utöver det har vi de personuppgifter som vi får från dig eller som skapas om dig på grund av din anställning hos oss.

Rättslig grund

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det för att vi ska kunna uppfylla vårt myndighetsuppdrag eller för att följa lagar och förordningar. Vi behandlar alltså dina personuppgifter för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse, som ett led i vår myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse.

När vi behandlar känsliga personuppgifter om dig så gör vi det med stöd av krav i arbetsrätten i svensk lag. Det rör framför allt rehabilitering, sjukanmälan, förhandlingar med fackliga organisationer m.m.

Utlämnande

Dina personuppgifter finns i många fall i vad som kallas allmänna handlingar. Allmänheten har alltid rätt att begära att få ta del av allmänna handlingar, om inte handlingen kan beläggas med sekretess, dvs. hållas hemlig. Om handlingen inte ska hållas hemlig så kommer SLU att lämna ut den till vem som än begär att få ta del av handlingen. Det kan innebära att dina personuppgifter följer med i utlämnandet.

Överföring av personuppgifter

SLU överför dina personuppgifter till andra organisationer/myndigheter i vissa fall, till exempel till

• SCB för att skapa officiell statistik
• Försäkringskassan, Skatteverket, Kronofogden och eventuella andra myndigheter som begär uppgifter från oss.
• Försäkringsbolag som tillhandahåller de försäkringar som medarbetare och övrigt verksamma omfattas av, såsom exempelvis tjänstereseförsäkring och arbetsskadeförsäkring.
• myndigheter inom Sverige eller EU, för att handlägga ärenden om uppehålls- och arbetstillstånd
• Arbetsförmedlingen, vid arbetsmarknadsåtgärder
• Fackliga organisationer vid SLU

Lagring

I de allra flesta fall finns det regler rörande allmänna handlingar som styr hur länge vi behandlar dina personuppgifter, så kallade gallringsföreskrifter. Dessa regler kan säga att vi ska spara dina ansökningshandlingar vid rekrytering i 24 månader, dock kommer ansökningshandlingarna för den som erbjudits en anställning inom SLU sparas för alltid.

För de personuppgifter vi har som inte finns i allmänna handlingar så raderar vi dem när de inte längre behövs för det ändamål som vi samlade in dem för.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas. Du har också rätt att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta integritets- och dataskyddsfunktionen med kontaktuppgifterna nedan.

Synpunkter

Om du har synpunkter på SLU:s personuppgiftsbehandling kan du vända dig till integritets- och dataskyddsfunktionen på dataskydd@slu.se, 018-67 20 90.

Om du inte är nöjd med SLU:s svar kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, med klagomål på vår behandling av dina personuppgifter, imy@imy.se eller 08-657 61 00.

Du kan läsa mer om Integritetsskyddsmyndigheten, IMYs tillsyn på deras hemsida.