Projektorganisation

Projektledaren är en obligatorisk roll.

Projektledaren är arbetsledare för projektet och ansvarar för att arbetet drivs enligt projektplanen. Projektledaren ska bl a

• skriva projektplan
• leda och planera projektet
• utse projektgrupp eller föreslå projektgrupp till uppdragsgivaren
• ansvara för att projektmålet nås
• ansvara för att tidsplanen och budgeten hålls
• hantera avvikelser/ justeringar i t ex tidsplanen eller verksamhetskrav
• ansvara för att projektet dokumenteras (t ex projektplan, statusrapport och slutrapport)
• om så önskas, sätta samman en referensgrupp och kalla till möten 
• kalla till styrgruppsmöten

Vid projekt med en relativt stor mängd systemutveckling ska projektledaren även

• vid framtagandet av projektplanen/delprojektplanen resursplanera så att medlemmar i projektgruppen som representerar verksamheten frekvent kan ställa upp med sin verksamhetskunskap under systemutvecklingsdelen av projektet. Tid bör redan i planeringsfasen avsättas i kalendern.
• ta fram verksamhetskrav, i form av en prioriterad kravlista. I de fall det behövs för att ta fram en komplett projektplan/delprojektplan, ska en översiktlig lista med verksamhetskrav tas fram redan under Planeringsfasen av projektet. Detta för att underlätta resurs-, budget- och tidsplanering av systemutvecklingsdelar i projektet.
• i samråd med systemutvecklingsprojektledaren ta fram en uppdragsbeskrivning
• vid behov ta fram användningsfall
• delta i systemutvecklingsarbetet (eller utse annan person i projektgruppen) genom att kontinuerligt arbeta med prioriteringar, bidra med verksamhetskompetens och leveransgodkännande

Rollen blir aktuell vid eventuell större mängd systemutveckling och innehas i regel av person på IT-enheten. I vissa fall kan rollen innehas av projektledaren själv eller extern person. Systemutvecklingsprojektledaren har det övergripande ansvaret för systemutvecklingen. Systemutvecklingsprojektledaren måste vara väl insatt i DSDM som är den systemutvecklingsmodell som används. Systemutvecklingsprojektledaren ska bl.a

• bistå projektledaren i arbetet att resurs-, budget- och tidsplanera systemutvecklingsdelar i projektet. Detta görs redan i Planeringsfasen av projektet, alltså innan systemutvecklingsdelarna av projektet påbörjas.
• rapportera till projektledaren
• leda och planera systemutvecklingen i projektet
• ansvara för att verksamhetskraven uppfylls enligt prioritering
• ansvara för att systemutvecklingens tidsplan och budget (enligt projektplan/delprojektplan) hålls
• ansvara för att system/teknisk dokumentation tas fram
• organisera och hålla i systemutvecklingsgruppens möten

Styrgrupp

I de större projekt där man väljer att utse en styrgrupp är vanligtvis uppdragsgivaren ordförande och projektledaren föredragande. Uppdragsgivaren kan även delegera ordförandeskapet. Styrgruppen ska bl.a.

• följa och stödja projektarbetet
• besluta om ev förändringar av projektmålen, tidsplanen eller budgeten
• besluta om större förändringar i den prioriterade kravlistan med verksamhetskrav
• kommunicera med uppdragsgivaren om projektet (om denne ej sitter i styrgruppen)
• fatta beslut vid vägval

Projektgrupp

Projektgruppen utför arbetsuppgifterna inom projektet så att målet nås. Gruppen ska bl a

• arbeta för att projektet uppfyller fastställt mål och syfte
• meddela möjligheter och risker som upptäcks till projektledaren

Referensgrupp 

Man kan också skapa en referensgrupp där man knyter personer med intressanta fackkunskaper till projektet. Gruppen kan t ex bestå av blivande användare eller sakkunniga inom området som inte ingår i projektet. Projektet kan träffa referenspersonerna var för sig eller i grupp. Referensgruppen ska anges i projektplanen. Referensgruppen ska bl.a.

• ge värdefull information och vara bollplank åt bl a projektledaren
• stå till förfogande för samråd
• vara rådgivande experter (har ej beslutsrätt)
• vid systemutveckling stå till förfogande för användartester av både prototyper och färdig lösning