Kontaktinformation
Frågor om registrering av ärenden och arkivering: registrator@slu.se
Frågor om beredning av ärenden: bereda@slu.se
Frågor om hantering av personuppgifter: dataskydd@slu.se
Ord och begrepp
Senast ändrad: 11 januari 2024
På den här sidan hittar du vanliga begrepp inom ärendehantering, tillsammans med en definition eller förklaring. Definitionerna kommer till stor del från Rikstermbanken, Sveriges nationella termbank.
A B E F H I J K M O P R S T U Ä
A
akt Det eller de dokument som gäller ett visst ärende och som har registrerats i ett ärendehanteringssystem. Handlingarna hålls samman i en fysisk eller digital mapp – ärendeakt - med en ärendebeteckning (SLU-id). En komplett akt innehåller alla handlingar som är relevanta för ärendet.
allmän handling Dokument som har inkommit till eller är upprättat hos en statlig eller kommunal myndighet och som förvaras hos myndigheten.
arkivera Tillföra handlingar till ett arkiv.
B
bereda Pröva eller utreda ett ärende och ansvara för formalia i handläggningsprocessen.
beslut Formellt ställningstagande i ett ärende.
beslutsfattare Enskild person eller beslutande organ (till exempel en nämnd) som genom delegation får fatta beslut i ett ärende. Ett beslut som fattats av ett beslutande organ kallas kollektivt beslut.
beslutsdokument Dokument som innehåller uppgift om vad som beslutats, varför och vem eller vilka som fattat beslutet.
beslutsunderlag Skriftlig sammanställning av de uppgifter som bedöms ha betydelse för ett beslut.
D
diarienummer På äldre SLU-handlingar som inte följer de nu gällande mallarna används diarienummer (D.nr) för det unika nummer som identifierar handlingen. Idag ska endast SLU-id användas.
dossiernummer Synonym till diarienummer; äldre beteckning på det unika nummer som användas för att identifiera handlingar i ett register. På SLU används SLU-id om detta nummer.
E
e-signatur Krypterade uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form. En e-underskrift syns inte, utan består av information som kan verifieras av en dator. Att skanna in en underskrift är inte samma sak som en e-underskrift.
expediera Iordningställa och vidarebefordra ett beslut.
F
föredragande Den som muntligt redogör för ett ärende för beslutsfattaren.
förhandling Överläggning i syfte att nå överenskommelse.
H
handling Dokument som har relevans för en myndighet.
handlägga Ansvara för beredning, utredning och formalia i ett ärende. Se även bereda och utreda.
hemlig allmän handling Allmän handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter och därför inte kan lämnas ut.
I
informationsredovisning Beskrivning som ger en samlad översikt över alla informationsresurser som hanteras i myndigheten.
informationssäkerhet Skydda information utifrån dess konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.
inkommen handling Handling som anlänt till myndigheten eller direkt till en anställd.
J
jäv Partiskhet eller risk för partiskhet, som gör någon olämplig att handlägga eller besluta i ett ärende.
K
klarspråk Målgruppsanpassat och tillgängligt språk som kännetecknas av att det är vårdat, enkelt och begripligt.
M
MBL Medbestämmandelagen (1976:580), lag som är central på arbetsrättens område och bland annat innehåller bestämmelser om föreningsrätt, förhandlingsrätt, informationsplikt, kollektivavtal, facklig vetorätt, tolkningsföreträde och fredsplikt.
minnesanteckning Anteckning som inte tillför ett ärende något nytt.
myndighetsutövning Beslut och åtgärder som får rättsliga konsekvenser för den enskilda medborgaren.
mötessekreterare Den som för protokoll vid ett möte.
O
offentlig handling Handling som enligt tryckfrihetsförordningen definieras som allmän och inte innehåller några sekretessbelagda uppgifter.
P
personuppgift All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. För detta finns särskild lagstiftning.
PM (promemoria) Kort skriftlig redogörelse.
Public 360 (P360) SLU:s informationshanteringssystem.
R
registrator Funktion som registrerar inkommande ärenden och fördelar ärendena till rätt avdelning för vidare behandling.
registrera Föra in i ett register.
remiss Begäran om att få synpunkter på ett förslag.
S
sekretess Förbud att i offentlig verksamhet röja uppgifter muntligen eller genom att lämna ut en allmän handling.
SLU-id Det unika nummer som användas för att identifiera handlingar i SLU:s register.
T
tjänsteanteckning Handling som upprättas av en myndighetsanställd och som tillför ärendet nya uppgifter.
U
upprättad handling Handling som skapats och färdigställts vid myndigheten.
utreda Inhämta upplysningar genom att bland annat läsa relevanta lagar, förordningar och andra dokument samt samtala med berörda och andra sakkunniga.
Ä
ärende Avgränsad fråga som handläggs.
ärendehanteringssystem Databas där inkomna ärenden, handläggning och beslut registreras. Del av informationshanteringssystemet.
ärendenummer Se SLU-id.