Frågor och svar om hanteringen av interna styrande dokument

Varför har indelningen i sakområden ändrats?

För flera av de tidigare områdena fanns bara ett fåtal dokument, och att slå ihop områden ger bättre överblick. Den nya indelningen motsvarar också bättre de processer som används i informationsredovisningen.

Varför har dokumenttyperna bytt namn?

De nya namnen är tänkta att vara mer transparenta. Dokumenttypen riktlinjer har inte alltid uppfattats som de styrande regler det faktiskt är. Genom att byta namn på dokumenttypen till just regler blir det tydligare.

Dokumenttypen anvisning/instruktion har ofta använts för all möjlig information som egentligen inte är styrande utan mer av typen ”bra att veta”. Genom att byta benämning till rutin blir det tydligare vilken information ett sådant dokument ska innehålla.

Måste alla befintliga dokument uppdateras enligt de nya reglerna?

Nej, befintliga dokument uppdateras i samband med att innehållet revideras. Förhoppningsvis kan de nya reglerna motivera att dokument ses över förr snarare än senare.

Hur gör man för att expediera ett dokument till någon inte har behörighet till Public 360?

När du expedierar ett dokument gör du det genom att bifoga det från Public 360. Då är du säker på att det är den registrerade versionen som expedieras.

Varför kan inte alla interna styrande dokument finnas på medarbetarwebben som nu?

Webben har inte kapacitet att fungera som arkiv. Alla dokument finns i Public 360 och kan sökas där. De dokument som behöver finnas på webben är de som det finns behov av att länka till från andra sidor – centrala dokument som strategier, budget, antagningsordning och liknande.

Det har förekommit att gamla versioner av dokument funnits kvar på webben och varit sökbara trots att de inte längre är giltiga. Att ha flera versioner av dokument innebär alltid en risk för att versionerna inte uppdateras samtidigt eller att gamla versioner inte tas bort.

Varför ska webbpublicerarna inte själva publicera de dokument som behövs på medarbetarwebben?

Instruktionerna för hur filer ska namnges och var de ska lagras och publiceras har inte följts. Genom att centralisera publiceringen blir  detta konsekventare, vilket underlättar underhållet och minskar risken för att ogiltiga dokument finns kvar på webben.

Centraliserad publicering är också tänkt som en extra kontroll av tillgängligheten för att säkerställa att vi lever upp till kraven i lagen om tillgänglighet i digital offentlig service (DOS-lagen).