Den 1 april blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura

Sveriges riksdag har utfärdat en lag om att alla inköp i offentlig sektor (stat, kommun och landsting) ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen träder i kraft 1 april 2019. Med e-fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura räknas inte som e-faktura.

Lagen:

• omfattar leverantörer både inom och utanför Europa, d.v.s. oavsett var leverantören befinner sig. Den e-fakturastandard som förordas i lagen är en gemensam europeisk standard, vilket gör att det finns goda förutsättningar för att även utländska leverantörer ska kunna skicka e-faktura.
  
  
• gäller inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal innan 1 april 2019 och det där inte finns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.
  
  
• omfattar enbart fakturering av inköp (köp av varor och tjänster) och inte fakturering av annat, exempelvis vissa typer av avgifter (observera att konferensavgifter och dylikt klassas som inköp).
  
  

Hur lagen om e-faktura påverkar SLU och våra leverantörer och kunder

När SLU köper något på ett avtal tecknat efter 1 april ska leverantören fakturera oss med e-faktura. Detta gäller även när avtal saknas, t.ex. vid köp i butik med rekvisition. På samma sätt måste SLU skicka e-faktura till andra organisationer inom offentlig sektor när de köper något av oss.

SLU har skickat och tagit emot e-faktura i många år så för oss innebär lagen ingen större skillnad. Störst omställning blir det för de leverantörer som inte skickar e-faktura idag. Samma sak för de av våra kunder inom offentlig sektor som inte tar emot e-faktura i dagsläget.

Information till leverantörer vid inköp efter 1 april

Vid upphandling

När SLU gör en upphandling är det viktigt att vi ställer krav på e-faktura så att vi säkerställer att leverantören lever upp till lagkravet.

Beställningar i Proceedo

Vid beställningar och rekvisitioner som görs i Proceedo medföljer information om hur leverantören ska fakturera oss. Informationen kommer att uppdateras den 1 april så att den stämmer överens med lagkravet.

Beställningar utanför Proceedo

Vid beställningar utanför Proceedo uppger ni att fakturan ska ställas ut till SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala, men poängtera att fakturan ska skickas elektroniskt. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering för information om hur de ska skicka e-faktura till oss. Sidan finns även på engelska.

Mer information om lagkravet om e-faktura samt frågor och svar

På medarbetarwebben finns en sida som heter Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. Där finns information om lagkravet om e-faktura som vänder sig till medarbetare inom SLU. Sidan innehåller även "frågor och svar", där du exempelvis får reda på vad som händer om en leverantör fakturerar ett inköp med pappers- eller PDF-faktura efter att lagen trätt i kraft samt vad man kan säga till en leverantör som säger att de inte har möjlighet att skicka e-faktura, t.ex. en utländsk leverantör.

För externa parter finns information på externwebbens sida Fakturaadress och -hantering.