Tjänsteresor och möten är en del av universitetets verksamhet och ett viktigt medel för att inleda och upprätthålla kontakter med omvärlden, nå ut med forskningsresultat och upprätta samarbeten. Resorna kräver dock resurser i form av tid och pengar. De kan också ha en negativ inverkan på miljö och klimat. Reseriktlinjerna gäller alla resor som görs på SLU:s bekostnad och omfattar både anställda och icke-anställda.
Det är varje medarbetares ansvar att följa riktlinjerna och chefernas ansvar att följa upp efterlevnaden. På detta sätt bidrar vi alla till att målet uppfylls och att SLU:s trovärdighet som ett universitet i världsklass inom livs- och miljövetenskaper upprätthålls i enlighet med SLU:s övergripande strategi 2021 – 2025.
Det ska vara lätt att göra rätt
Syftet med riktlinjerna är att göra det enkelt för resenären att fatta beslut om hur tjänsteresor och möten ska bokas, samt att genomföra dessa. Resor ska genomföras säkert, kostnadseffektivt och med största möjliga hänsyn till arbetsmiljö, miljö och balansen mellan arbetsliv och privatliv. Innan en tjänsteresa bokas ska det övervägas om resan kan ersättas av ett digitalt möte, i enlighet med beslutstrappan i reseriktlinjerna.
Boka om möjligt din resa senast 14 dagar i förväg för att erhålla SLU:s rabatter hos resebyrån. Inrikesresor företas huvudsakligen med tåg. Flyg kan undantagsvis övervägas om tidsvinsten blir mycket stor och avvägning mellan arbetstid, privatliv och arbetsmiljö har gjorts.
Råd och anvisningar vid tjänsteresor utomlands
Planerar du en tjänsteresa utomlands är det viktigt att ta del av de anvisningar kring säkerhet som finns i SLU:s Råd och anvisningar vid tjänsteresor utomlands.
Förlängning av tjänsteresa av privata skäl
Du behöver först få ett godkännande från din chef att göra avbrott i tjänsteresan eller förlänga resan exempelvis över helgen. Det är möjligt att av privata skäl förlänga en tjänsteresa utan att själv behöva betala för resan. Förutsättningen är att resan inte blir dyrare för SLU.
Viktigt är att det primära syftet med resan och valet av resmål
är tjänsteresa.
Enligt Skatteverkets regelverk måste en medarbetare, innan bokning av biljetten, säkerställa att returresan ligger på samma prisnivå som om hen skulle rest tillbaka som planerat. Det innebär att biljetten inte får vara dyrare. Du som medarbetare ska dokumentera prisjämförelsen och bifoga den till reseräkningen. Gör du ingen reseräkning ska prisjämförelsen bifogas till fakturan i Proceedo. Om resan blir mer kostsam för SLU kommer du att behöva betala för merkostnaden via ett nettolöneavdrag.
Om du inte kan visa upp underlag för kostnaderna vid förlängningen av resan, ska hela reskostnaden hanteras via nettolöneavdrag.
Semesterresan får inte vara längre än tjänsteresan och max 14 dagar för att tjänstereseförsäkringen via SLU skall gälla. Vid längre semesterresa gäller inte SLU:s tjänstereseförsäkring och den anställde ansvarar då för att teckna en privat försäkring. Mer information finns hos Kammarkollegiet.
När du registrerar reseräkningen i Primula ska du fylla i "Avbrott i tjänsteresa". Inget traktamente eller förrättningstillägg betalas då ut.