Behörigheter och arbetsflöden i Primula

Den anställde får inloggning till Primula med sitt AD-konto förutsatt att en anställning finns upplagd i Primula.

I Primula finns det olika ärendetyper som är grupperade; anställning/bemanning, semester, ledigheter, ersättning och reseräkningar.

Normala arbetsflödet för ett ärende i Primula går från den anställde till attesterande chef, där den anställde har sin hemvist. SLU tillämpar självrapportering för sina anställda via primula självservice.

Det är behörighetsrollen i Primula som styr vilka funktioner användaren ska komma åt. Därför är det viktigt att rätt roll tilldelas utifrån personens uppdrag/arbetsuppgifter.

De behörighetsroller som finns i Primula att tilldela är, dekan-, prefekt-, stf prefekt- och chefsrollen. I dessa roller finns attesträtten för de olika ärendetyperna. De administrativa rollerna som finns att tilldela i Primula är personalrollen samt personalregistreringsrollen. Läs mer om rollerna i avsnitt Roller i Primula.

Tilldelning och annullering av behörigheter i Primula

Starta rolltilldelningen i Idis. För att sedan få tilldelning av behörigheter för prefekt/stf prefekt, personalregistreringsrollen och personalrollen i Primula, fyll i formuläret och mejla till behorigheter@slu.se.

Vid annulering/borttag av behörigheter använder ni samma formulär och skickar till behorigheter@slu.se

Glöm inte bort att tilldela rollen i Idis, detta görs av katalogansvarig. Vid frågor gällande Idis kontakta superidis@slu.se

Via primula självservice kan ni själva ta ut en rapport för att se hur era behörigheter ligger upplagda i Primula för er intuition/motsvarande. Den nås via Tjänster-  Rapportgeneratorn- Behörigheter/Roller Lista Behörigheter Roller. 

Roller i Primula

Dekan

Funktionen att ta ut rapporter, bevilja bemanningsärenden, attestera frånvaro, ersättningar och reseräkningar utifrån delegerat ansvar så som: ledigheter, semestrar, ersättningar och reseräkningar.

Prefekt (Gäller för prefekt samt stf prefekt)

Funktionen att ta ut rapporter, bevilja bemanningsärenden, attestera frånvaro, ersättningar och reseräkningar utifrån delegerat ansvar så som: ledigheter, semestrar, ersättningar och reseräkningar.

Informera löneenheten om attesträtter ska delegeras från prefekt till chef så minskar vi behörigheterna så att prefekt får ärendet först efter 10 dagar.

Chef

Funktionen att ta ut rapporter, starta bemanningsärenden, attestera frånvaro, ersättningar och reseräkningar utifrån delegerat ansvar så som: ledigheter, semestrar, ersättningar och reseräkningar

Delegering

Ska underliggande enheter delegeras från Prefekt/motsvarande till chef så måste detta meddelas löneenheten. Detta betyder att prefekt/motsvande attesträtt för underliggande enheter tas bort så att alla ärenden från hela organisationen kommer prefekten tillhanda först efter 10 dagar. Observera att detta inte gäller reseräkningar där flödet är annorlunda. Läs mer i avsnitt reseräkningar i Arbetsflöde per ärendetyp

Personalregistreringsroll

Funktionen att ta ut rapporter, göra konteringsändringar på anställningar, registrera timlön och sammanträdesarvoden samt granska reseräkningar.

Personalroll

Funktionen att ta ut rapporter, starta bemanningsärenden, administrera arbetsgivarintyg

Arbetsflöden per ärendetyp

Anställning

Vid nyanställning startar personalrollen ärendet som går vidare till attesterande prefekt – HR-administratör – Lönespecialist

Bemanning

Startas av personalroll – attesteras av chef – HR-administratör – Lönespecialist

Semester och Ersättningar

Den anställde startar ärendet som sedan handläggs av chef där den anställde har sin hemvist

Ledigheter

Den anställde startar ärendet som handläggs av chef där den anställde har sin hemvist, ärendet passerar sedan lönespecialist

Reseräkningar

Den anställde skapar ärendet som granskas av personalregistreringsrollen där den anställde har sin hemvist, reseräkningen går därefter till attesterande chef/er som har tillgång till det kostnadsställe reseräkningen belastar.

Avvikande flöden för tillfälligt anställda

Vid registrering av timersättning för tillfälligt anställda måste personalregistreraren välja mottagande chef för att ärendet ska följa ett korrekt flöde i Primula.

För registrering av reseräkningar väljer personalregistreraren organisationsenhet som mottagare för att reseräkningen ska följa ett korrekt flöde i Primula.

Personligt flöde

Frångår det normala flödet för att ärendet ska attesteras av dekan. Personligt flöde tilldelas prefekt/motsvarande och ärendena går till dekan oberoende på vart prefekt/motsvarande har sin hemvist.