IA systemet - rapportera en incident

Det är viktigt att alla inom SLU känner ett ansvar för att rapportera, även händelser som inte inträffar inom den egna verksamheten.

För att SLU ska kunna förebygga och undvika alla slags olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar behöver alla medverka genom att rapportera in tillbud och faktiska händelser. Som myndighet och arbetsgivare är vi också skyldiga att rapportera vissa händelser.

Att händelser rapporteras ger oss möjlighet att se eventuella mönster och följa upp statistik så att förebyggande åtgärder och arbetsinsatser kan vidtas strukturerat och systematiskt. Det som för den enskilda kan uppfattas som en isolerad händelse kan i själva verket vara en serie av händelser som pekar på ett visst mönster.

Det är bra om du rapporterar så snart som möjligt efter att någonting har hänt. Dels för att du har händelsen i färskt minne, dels för att de ansvariga inom SLU ska kunna agera och informera vid behov.

Vem som utför eller ansvarar för eventuella åtgärder beror på vad som hänt. Olika personer och funktioner kan bli inblandade. Det kan vara din närmaste chef, högre chef, säkerhetsenheten, personalavdelningen, miljöenheten med flera.

När du trycker på "Rapportera här" så kommer du att kunna rapportera nedanstående typer av händelser. Rör det sig om allvarliga arbetsolyckor eller arbetstillbud måste ansvarig chef också anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket eller andra myndigheter med särskilda rapporteringskrav.

Det går inte att välja två händelsetyper för samma ärende. För den som är händelseansvarig finns dock möjligheten att kopiera en händelse som inkommit (längst ner i formuläret finns valet att kopiera händelsen) för att upprätta ytterligare en rapport med alla sakuppgifter ifyllda, om man ser att händelsen också utgör en annan kategori och berör andra funktionsområden .

Riskobservationer: Du ser (observerar) risken för att något skulle kunna hända ("Aha"). Det är önskvärt att fånga upp faran redan i detta läge, innan olyckan varit framme.

Tillbud: Något har inträffat, men ingen person skadad ("Oj"). 

Smittsamma sjukdomar som kan orsaka infektion hos medarbetare/student i samband med arbete/undervisning ska anmälas under kategorin tillbud. Exempel på sådana sjukdomar: cryptosporidium, campylobacter, hepatit A-E, salmonella, giardia, sorkfeber, TBE, borrelia etc. Flera av dessa sjukdomar klassas som allmänfarliga sjukdomar och ska också anmälas som ett allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket.

Olycksfall: Något har inträffat och minst en person blev skadad ("Aj"). Det spelar ingen roll hur liten skadan är. 

Färdolycksfall: Ett olycksfall som har inträffat på vägen till eller från jobbet, förutsatt att man följer den normala vägen. Tröskeln är gränsen för när färden börjar respektive slutar.

Arbetssjukdom: En personskada eller sjukdom orsakad av långvarig belastning såsom tungt eller ensidigt arbete, vibrationer, skadliga ämnen eller psykiskt påfrestande arbetsförhållanden. Även psykosociala händelser kan anmälas som arbetssjukdom.

Förbättringsförslag: Denna kategori väljer du om du har idéer eller förslag till åtgärder som skulle kunna bidra till en bättre arbetsmiljö för oss här på SLU. 

Miljö: Som miljöavvikelse räknas miljöskadliga incidenter såsom oavsiktligt utsläpp till luft, mark eller vatten men också sådant som miljöledningssystemets rutiner inte följer, gör energi- eller resurslöseri eller avfallshanteringsbrister etc. Under denna kategori kan du också lämna miljöförbättringsförslag.

Egendom/Säkerhet: Oavsett om det handlar om egendomsrisker, personsäkerhet, informationssäkerhet eller något annat som du upplever som säkerhetsrelaterat så bör du rapportera in det. Sådana händelser kan t.ex. handla om brandtillbud, inbrott, skadegörelser, personhot, förlust av dator eller mobil, förlust av information, sk phisingförsök, VD-bedrägerier, spam eller dataintrång. Det är också ett krav på att personuppgiftsincidenter rapporteras. Under kategorin egendom/säkerhet kan du också lämna förslag till säkerhetsförbättringar.

Personuppgiftsincidenter: Personuppgiftsincidenter ska rapporteras i IA-systemet under kategorin Egendom/Säkerhet. En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörig röjande eller åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.

Kvalitet: För de verksamheter som arbetar med kvalitetsledning så ska även sådana händelser rapporteras på denna väg. Under denna kategori kan du också lämna kvalitetsförbättringsförslag.

Kränkning/diskriminering: Kategorin används vid trakasserier, sexuella trakasserier, repressalier och kränkande särbehandling.

Trakasserier är när någon kränker en persons värdighet kopplat till någon av diskrimineringsgrunderna: kön, könsidentitet eller uttryck, etnisk tillhörighet,religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.

Sexuella trakasserier är ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet.

Repressalier är när en person i rollen som arbetsgivare vidtar åtgärder mot en medarbetare, eller när någon i rollen som utbildningsanordnare vidtar åtgärder gentemot en student, som har karaktär av bestraffning eller hämnd.

Kränkande särbehandling definieras som handlingar som riktas mot en eller flera personer på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att den som utsätts ställs utanför gemenskapen i studie- eller arbetsgruppen.

Rapportera via dator

Rapportera genom att klicka på knappen Rapportera här högst upp på denna sida och följ anvisningarna i formuläret. Du når också formuläret via knappen När något hänt på medarbetar- och studentwebbarnas startsidor.

Rapportera via IA-appen

IA-appen har en funktion för förenklad rapportering av händelser. Appen finns för iOS, Android och Windows Phone.

Läs mer om hur du installerar och rapporterar via appen.

Rapportera via den berörda funktionen

Kontakta respektive funktion med hjälp av kontaktuppgifterna nedan.

• Vad står IA för och vad är ändamålet med systemet? 

IA = Informationssystem om arbetsmiljö. Systemet är ett stöd i det systematiska arbetsmiljö-och förbättringsarbetet vid SLU. Afa-försäkring tillhandahåller IA-systemet.

• Hur gör jag en anmälan? 

Medarbetare anmälan via Medarbetarwebben, studenter anmäler via Studentwebben, knappen “När något hänt” eller via appen.  

• Hur rapporterar jag via appen? 

Appen finns för iOS, Android och Windows phone. Logga in manuellt med nedanstående uppgifter:

• Användare: SLUapp 
• Lösenord: SLUapp2019 
  
  
• Vilka ska rapportera händelser i systemet? 

Både anställda och studenter ska rapportera, men även stipendiater, praktikanter, inhyrd personal och entreprenörer. Personer som inte är anställda av SLU kan själva rapportera in ett ärende i IA-systemet, men kan behöva stöttning av ansvarig chef.  

• Finns IA-systemet på annat språk än svenska? 

Ja, IA-systemet finns på flera språk utöver svenska. Rapportören kan själv ställa in vilket språk som ska användas. Dock behöver den information som rapporteras in i systemet skrivas på antingen svenska eller engelska så att chef och stödfunktioner kan ta del av rapporterad information. 

• Vad händer när ett ärende har rapporterats in? 

Studentärenden hamnar hos en superanvändare och styrs sedan om till ansvarig prefekt vid institutionen där studenten är registrerad på en kurs och utreds där. Prefekten kan välja att involvera fler ex studierektor, lärare etc vid behov.

Ärenden för anställda hamnar hos den ansvarige chefen, skyddsombudet samt HR-specialisten. Chefen tar sedan del av ärendet, utreder händelsen samt vidtar lämpliga åtgärder.   

•  Vilka är systemägare för IA-systemet på SLU? 

Avdelningen för Infrastruktur (Infra) är systemägare och informationsägare. Personalavdelningen är också informationsägare tillsammans med Infra.  

• Kan man göra en anonym anmälan? 

Utgångspunkten är att rapportering inte ska ske anonymt. En anonym rapportering gör det svårare för händelseansvarig chef/prefekt att utreda ärendet och de åtgärder som sätts in får kanske inte rätt effekt. Men vill du som rapportör ändå vara anonym kan du exempelvis prata med ditt skyddsombud eller en kollega vid din enhet. Denne kan därefter rapportera ärendet i IA-systemet.

Personnummer behöver anges i anmälan och vid anonym anmälan kan man ersätta de fyra sista siffrorna med 0000 eller skriva "19121212-1212" istället för personnumret. Den som rapporterar åt någon annan behöver säkerställa att rätt ”anställningsenhet” är vald, så att anmälan hamnar på rätt ställe. 

• Hur ska anställda som har flera arbetsplatser internt på SLU rapportera i IA-systemet? 

Om en anställd har flera kostnadsställen ska händelsen rapporteras på det kostnadsställe där händelsen inträffade.  

• Hur ska kränkningar och trakasserier rapporteras? 

Kategorin kränkning/diskriminering används i rapporteringsformuläret.

• Hur rapporterar jag hot- och våldhändelser? 

Uppstår det en situation där någon utsätts för våld eller hot om våld ska polis larmas i det akuta läget på 112. Rapportering av en hot- eller våldssituation ska rapporteras och hanteras i IA systemet. 

• Jag som chef/prefekt eller skyddsombud kan inte logga in i systemet. Vad beror det på? 

Testa först att byta webbläsare. Om inte det fungerar beror det oftast på att du inte finns registrerad i IDIS med rollen chef eller skyddsombud. Ta då kontakt med katalogansvarig på institutionen/motsvarande som kan se din registrering i IDIS och justera den.

• Hur hanterar jag ett ärende som chef?

Läs mer här om hur du hanterar ett ärende som händelseansvarig chef.

• Vart vänder jag mig som chef/prefekt eller skyddsombud om jag har frågor vid händelsehantering? 

Vänd dig i första hand till din HR-specialist. Därefter finns sedan en superanvändargrupp inom SLU som kan svara på frågor. För att nå superanvändarna, mejla superIA@slu.se

• Hur fungerar min roll som skyddsombud i IA-systemet? 

Som skyddsombud får du e-post med de ärenden som rapporteras in. Ansvarig chef får samma e-post så ni kan tillsammans samverka om dessa ärenden och prata om lämpliga åtgärder. 

• Hur delegerar jag som chef/prefekt ett ärende till ställföreträdande prefekt eller annan ansvarig vid institutionen/motsvarande?

Vänd dig till superIA@slu.se som styr om ärendet till rätt person.

• Jag som chef/prefekt har fått ett ärende från en medarbetare som har en annan chef, vad beror det på? 

Det beror oftast på att medarbetaren valt fel anställningsenhet vid inrapporteringen av händelsen. Därför är det viktigt att medarbetaren säkerställer att korrekt anställningsenhet är vald. Om ärendet ändå hamnat hos fel chef behöver chefen kontakta superIA@slu.se

• Kan man rapportera händelser till Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket via IA-systemet? 

Ja, via fliken ”Anmälningar” i ett ärende kan anmälan göras till Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket. Det är en fördel att rapportera via fliken "Anmälningar" då det blir en notering i systemet om att anmälan är skickad dit. Det är då tydligt för händelseansvarig chef och om ärendet hamnar hos en ny chef kan denne se att detta blivit gjort.

• Vid en allvarlig arbetsolycka, hur går jag tillväga som chef/prefekt?  

Allvarliga skador ska rapporteras in skyndsamt till Arbetsmiljöverket, vilket innebär inom 24 timmar. Ärendet ska även skickas in till Försäkringskassan.  Anmälan kan göras på anmalarbetsskada.se eller genom fliken “Anmälningar” i IA-ärendet. 

• Hur klar-markerar jag ett ärende som chef/prefekt? 

Samtliga klar-rutor under fliken ”Utredning” och ”Åtgärder och uppföljning” måste vara ikryssade.  

• Hur vet jag som chef/prefekt när ett ärende är klart? 

Ärendet får en stjärna när det är helt färdigt.  

• Hur rapporterar jag in en händelse som drabbar mig som chef/prefekt? 

Är du chef eller prefekt och rapporterar ett ärende i IA så är utgångspunkten att ärendet hamnar på ditt eget kostnadsställe och alltså ska hanteras av din chef. Du behöver därför ändra ”anställningsenhet” för att ärendet ska skickas till och hanteras av din överordnade chef. Först byter du ”anställningssenhet” till överordnat kostnadsställe och därefter byter du ”händelseansvarig” till överordnad chef.  

• Kan jag som chef/prefekt göra skyddsronder och riskbedömningar i systemet? 

Ja, via fliken "Riskhantering" på IA-systemets första sida är det möjligt att göra både skyddsronder och riskbedömningar som initieras av chef/prefekt. Kom ihåg att samverka med det lokala skyddsombudet.