Hantera IA-händelse

Alla medarbetare och studenter kan rapportera en händelse i IA via ett gemensamt rapporteringskonto. Det som krävs är ett godkänt AD-konto hos SLU. Saknas det får hen be någon behörig att rapportera åt sig.

Om man uppger sin mejladress vid rapportering av en händelse skickas en bekräftelse på att händelsen är registrerad, och ytterligare ett mejl när händelsen är sluthanterad.

Chefer, funktionsansvariga, skyddsombud med flera har även fått individuella IA-konton för att kunna hantera inrapporterade händelser. De individuella kontona kan bara användas för att åtgärda och följa upp händelser. De kan inte användas för att rapportera händelser. 

Chefer har ett arbetsmiljöansvar för sin personal. Därför får den närmaste chefen ett mejl när en arbetsmiljöhändelse rapporterats in.

Om rapporten gäller en miljöhändelse skicka mejlet istället till den som är miljösamordnare där miljöhändelsen inträffade.

Gäller den säkerhetsincident skickas mejlet till säkerhetsenheten.

Dessa ansvariga kan sedan utse andra personer som ska utreda eller åtgärda händelsen.

För att hantera en inrapporterad händelse behöver du ha tilldelats ett IA-konto som du loggar in till via länk i händelsemailet som du får när en händelse som du är ansvarig för har rapporterats eller via Verktyg & system på medarbetarwebben. Observera att du från inloggat läge endast kan hantera dina ärenden, analysera och följa upp. Du kan inte rapportera en ny händelse.

Har en händelse rapporterats av ett rapporteringskonto fortsätter hanteringen av händelsen genom att den händelseansvarige kompletterar uppgifterna. Även andra användare som har behörighet att redigera händelseinformation på den aktuella händelse- eller anställningsenheten kan komplettera och redigera en händelse. Det är dock bara den händelseansvarige (och superanvändaren) som kan se alla personuppgifter.

Rutin vid händelsehantering

1. Öppna händelsen så att du står på fliken Händelse. Notera att om du inte är rätt ansvarig för händelsen så kan du ändra i fältet för händelseansvarig och ange rätt person.

2. Komplettera med de uppgifter som saknas. 

3. Observera! Ändra texten i fälten Händelserubrik och Händelseförlopp om de innehåller personuppgifter. Rubrikinnehållet kan ses av bransch och andra inom SLU för t.ex. gemensam statistik.

4. Lägg eventuellt till bilder, ritningar och andra dokument om händelsen genom att klicka på knappen Bilagor. 

5. Klicka på Spara. Händelsens status ändras till Under registrering.

6. Om du är händelseansvarig ska du även gå in under fliken Utredning för att ange vem som ska utreda händelsen. 

7. Välj personen i fältet Utredare. De personer som visas i listan är de som har behörighet att vara utredare på den aktuella händelse- eller anställningsenheten. 

8. I fältet Annan utredare kan du ange en ytterligare utredare som inte är användare av IA-systemet, till exempel leverantören av maskinen som orsakade skadan. Men den personen måste du manuellt informera om sitt ansvar. Detta sker inte genom IA-systemet.

9. IA-systemet fyller automatiskt i ett datum i fältet Beräknad klar den. Det är möjligt att manuellt ändra detta datum.

10. Klicka på Spara. Nu ändras händelsens status till Under utredning.

11. Observera! Allvarliga arbetsolyckor ska rapporteras skyndsamt till Arbetsmiljöverket. Alla arbetsolyckor ska också anmälas till Försäkringskassan. Se den expanderbara menyn nedan för mer information.

När IA-ärendet hanteras av händelseansvarig ska en anmälan även göras till Arbetsmiljöverket och/eller Försäkringskassan. Var anmälan skickas beror på hur pass allvarlig händelsen är. 

För mer utförlig information om var anmälan ska göras, se sidan anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. 

IA-appen är ett förenklat sätt att rapportera in till IA-systemet. Appen finns att ladda ner för Androidtelefon via Google Play och för iPhone via App Store.

Logga in manuellt med nedanstående uppgifter:

• Användare: SLUapp
  
• Lösenord: SLUapp2019

Att anmäla via appen kan vara nödvändigt i de fall det inte lämpar sig att anmäla via en dator. Det kan exempelvis handla om medarbetare som utför arbetsuppgifter utomhus, är på tjänsteresa eller för de som inte arbetar i kontorsmiljö.

Vid anmälan i appen är det också möjligt att bifoga en bild. Genom diktafonfunktionen är det möjligt att prata in anteckningar istället för att skriva dem. 

Chef har även möjlighet att göra skyddsronder och riskanalyser via IA-appen. 

I IA-systemet kan chef göra skyddsronder och riskanalyser, antingen vid en dator eller genom IA-appen. Det finns färdiga mallar med frågor och de skyddsronder som finns upplagda är bland annat för allmän kontor, årlig uppföljning, distansarbete och lokalvård. 

De mallar för riskanalyser som finns är bland annat årlig uppföljning, gravida och ammande arbetstagare och systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). 

Hur chef skapar en ny skyddsrond

• Gå i IA systemet (IA admin) via medarbetarwebben och verktyg och system. Välj riskhantering och ny riskhantering. Planera den och under ”vad?” väljer du skyddsrond eller riskbedömning. Gå längs ned på sidan och under mallar väljer du den mall du önskar. Scrolla upp på sidan och på fliken "Genomförande" finns en uppsättning frågor för skyddsronden.
  
  
• Kom ihåg att trycka på spara, den gröna knappen ute till höger. Om du trycker på hjälp-knappen i systemet kommer du åt manualer och filmer som beskriver hur man gör en skyddsrond eller riskbedömning i systemet.
  
  
• Tänk på att genomföra skyddsronden tillsammans med det lokala skyddsombudet. 

På den här sidan finns en FAQ för anställda och studenter samt chefer och skyddsombud.