Betalkort och reseförskott

Tjänstekort med individuell fakturering

Anställda som reser mycket i tjänsten och där det inte går att använda SLU:s upphandlade leverantörer, till exempel när man behöver göra utlägg i andra länder, kan ansöka om ett tjänstekort med individuell fakturering, som SLU avropat från Riksgäldens ramavtal för betalkort. Även konsulter som finns upplagda i IDIS har rätt att ansöka om kort under förutsättning att de reser för SLU:s räkning.

Prefekt/motsvarande måste godkänna att den anställde/konsulten får ansöka om kort innan ansökan om kort kan göras. Ingen kreditkontroll kommer att göras på den anställde eftersom SLU står som garant.

I de fall en kortinnehavare missar att betala sin faktura och den betalas av SLU, kommer kostnaden att belasta den anställdes kostnadsställe och projekt och löneavdrag kommer att göras vid nästkommande löneutbetalning.

Villkor för tjänstekortet - som bara får användas för utlägg i tjänsten

• Får inte användas för privata utlägg, t ex måltider som ersätts via traktamente
• Kortet får inte användas för inköp i Sverige där SLU har avtal
• Kortet får inte användas för inköp av resor, hyrbilar eller andra produkter/tjänster där SLU har avtal
• Kortet får inte användas för spel och dobbel, nattklubbsbesök, eskort och dejting, hyra av film på hotell, kryssningsrederier eller hos oseriösa företag
• Ingen årsavgift
• 0,98% i valutaväxlingspåslag för kontantuttag utomlands
• SLU administrerar korten via en portal och sätter limiter för t ex kontantuttag och begränsar även på bransch
• SLU kan se alla transaktioner som görs med kortet
• Iaktta försiktighet vid eventuella internetköp
• Handla endast hos seriösa företag

Ansöka om tjänstekort

För att få tillgång till ansökan om tjänstekort med individuell fakturering, måste din prefekt/motsvarande godkänna att du får inneha kort. Det beror på att SLU står som garant för korten. Avtal om godkännande finns att hämta på sidan för blanketter.

Maila förfrågan om kort till ekonomiavdelningen tjanstekort@slu.se. Har du inte bifogat signerat avtal kommer du att få ett mail tillbaka med ett avtal som både du och din prefekt/motsvarande ska signera, kan göras via EduSign.

Maila signerade avtalet till tjanstekort@slu.se.

Ekonomiavdelningen skickar en länk till AirPlus, som är leverantörens portal, där du går in och fyller i din ansökan digitalt.

När ekonomiavdelningen fått din ansökan via portalen kommer de att granska den, sätta begränsningar beträffande branscher och belopp och därefter godkänna ansökan.

Betalkortet skickas till den anställdes hemadress ca 10 dagar efter att Eurocard erhållit ansökan.

För att aktivera ditt kort måste du legitimera dig i mobilappen AirPlusMobile, det gör du med Bank-id eller Freja eID.

Har du frågor beträffande korten, kan du kontakta Eurocards kundservice på telefon +46 8 14 67 37 vardagar mellan kl 08.30 och 17.00.

Beloppsgränser på korten

En kreditgräns för köp med kortet finns, gränsen gäller för rullande 30-dagarsperiod. Begränsningen sätts av ekonomiavdelningen vid ansökningstillfället.

Kontantuttag: Maxbelopp 20 000 kr

Övriga inköp: Maxbelopp 80 000 kr

Inför större köp, som du vet överstiger maxgränsen, kontakta ekonomiavdelningen på tjanstekort@slu.se, med kopia till prefekt/motsv och bifoga motivering till varför gränsen måste höjas, gränsen tillfälligt kan höjas. Ändringen sker i realtid.

Spärra kort

Förlorat kort ska spärras omedelbart genom ett telefonsamtal till AirPlus. Ring 08-14 67 67 dygnet runt. Om kortet förloras under en resa kan man i vissa fall få nytt kort inom 48 timmar. I normala fall tar det 3-5 dagar. Förlorat kort kostar 100-250 kr och betalas av kortinnehavaren, inte av institution/enhet.

Rutin för tjänstekort med individuell fakturering

Alla fakturor från kortföretaget ska betalas av den som äger kortet. Fakturorna skickas till kortinnehavarens hemadress. Du kan även ansluta fakturorna till autogiro eller e-faktura.

Fakturering sker månadsvis med 30 dagars betaltid upp till 60 dagars räntefri kredittid. Vid utebliven betalning blir SLU ytterst betalningsansvarig om kortinnehavaren trots flera påminnelser inte betalar fakturan.

Om fakturan betalats av SLU kommer kostnaden och eventuella påminnelseavgifter att dras från kortinnehavarens nästkommande lön. Utläggen ska redovisas i reseräkningssystemet.

Ersättning för utlägg

Ersättning för utlägg redovisas som rese-/utläggsräkning som skrivs i reseräkningssystemet.

Via AirPlus mobilapp får du som kortinnehavare digitala kvitton för dina köp, direkt från de försäljningsställen som är anslutna. För övriga kan du enkelt fota ditt kvitto med hjälp av appen. På så sätt finns alla transaktioner samlade och du kan ta fram ett digitalt underlag att bifoga till din rese/utläggsräkning i reseräkningssystemet. Det gäller till exempel för betalningar av konferensavgifter och liknande, som ska styrkas med en bekräftelse på att betalkortet belastats med beloppet, samt ett underlag som visar vad betalningen avser.

Rese-/utläggsräkningen betalas i samband med löneutbetalningen varje månad och eftersom kortföretagen ger 30 dagars kredit så hinner i regel reseräkningen utbetalas innan fakturan förfaller till betalning.

Exempel: Allt man betalat med kortet under april månad upptas på fakturan som kommer den sista april. Fakturan ska vara betald den sista maj. Den 25 maj får man ersättning för de reseräkningar man registrerat fram till ca den 10 maj.

Påminnelser på fakturor från kortföretaget

Om kortinnehavaren glömmer att betala sin faktura kommer ett flertal påminnelser att skickas till hen, både via SMS, e-post och brev.

Om en kortinnehavare trots påminnelser inte betalar sin faktura kommer kortföretaget att begära att SLU betalar den.

I de all SLU betalar en kortfaktura kommer fakturabeloppet inklusive påminnelseavgifter att dras i sin helhet från kortinnehavarens nästkommande lön. Utläggen ska fortfarande redovisas i reseräkningssystemet för att kostnaderna ska hamna på rätt projekt.

Om en kortinnehavare vid tre (3) tillfällen låtit fakturan betalas av SLU kommer SLU att avsluta kortet och inget nytt kommer att beviljas.

Fakturan får inte lämnas till SLU för direkt betalning av institution/motsv, även om fakturan för betalkortet bara upptar sådana utgifter som ska ersättas av SLU. 

Om ett kortbedrägeri inträffar

När du betalar med ditt kort blir du inte ansvarig om du drabbas av kortbedrägerier, så länge som du inte har varit oaktsam med kortet.

Om kortinnehavaren vill avsluta sitt kort eller avslutar sin anställning vid SLU så ska hen meddela det till tjanstekort@slu.se på ekonomiavdelningen som då avslutar kortet.

En årlig genomgång kommer att göras av SLU där en jämförelse mellan SLU:s personalsystem och aktiva kort görs.

Generella tips från kortföretagen

• Behandla ditt kort som den värdehandling det är.
  
  
• Var särskilt försiktig med kortet om någon pockar på din uppmärksamhet till exempel på en marknad eller vid en uttagsautomat.
  
  
• Lämna aldrig ut din PIN-kod till någon annan.
  
  
• Kontrollera alltid beloppet innan du godkänner ett köp. När du väl slagit in din PIN-kod har du godkänt köpet.
  
  
• När du får fakturan – kontrollera att beloppen stämmer med dina eventuella kvitton. Tips! Fota dina kvitton direkt in i mobilappen.
  
  
• Utomlands kan du få frågan om du vill debitera kortet i svenska kronor. Svara då nej. Välj alltid lokal valuta. Butikens kurs är nästan alltid sämre än den du får från kortföretaget.
  
  

Reseförskott

Huvudrutinen vid SLU är att anställda som är i behov av förskott använder tjänstekortet med individuell fakturering som SLU avropat. Hanteringen av reseförskott är administrativt krävande och osäker och ska så långt möjligt minimeras. Anställda vid SLU har dock enligt ALFA kap. 3 §6 rätt att efter framställning få förskott för resekostnader, logikostnader och traktamente i samband med tjänsteresa, för högst en månad i taget.

Om du ändå väljer att ansöka om ett reseförskott gäller följande regler:

• Endast de kostnader som inte kan betalas mot faktura får tas upp i ansökan om reseförskottet.
  
  
• En budget för reseförskottet ska bifogas ansökan.
  
  
• Om ett förskott är större än den summa arbetstagaren har rätt till för den tid förskottet avser, ska han betala tillbaka det överskjutande beloppet inom en månad efter anmodan.
  
  
• Om ett förskott har betalats ut för viss månad och reseräkning inte getts in inom tre månader efter den månadens utgång, ska arbetstagaren betala tillbaka hela förskottet inom en månad efter anmodan.
  
  
• Om arbetstagare inte betalar tillbaka förskottsbelopp i tid kommer beloppet kvittas mot hans fordran på lön eller annan ersättning på grund av anställningen.
  
  

Ansök om reseförskott genom att fylla i blanketten Ansökan om reseförskott.