Projektplan

Projektidé

SLU:s största verksamhetsområde är forskning. Mycket tid och resurser läggs på ansökning av externa forskningsbidrag och löpande hantering av pågående projekt med olika typer av finansiering av både forskare och stödpersonal. SLU ska i och med detta projekt skapa ett gemensamt system för planering, uppföljning, analys och rapportering av forskningsprojekt. Ett gemensamt system är ett sätt att säkerställa att forskare och stödpersonal, befintliga som nyanställda, har ett tillförlitligt verktyg att arbeta med. Ett konkret mål med införandet ska vara att en nyanställd forskare eller projektekonom ska kunna få en introduktion som visar hur vi gör på SLU i allt som rör forskningsprojektens hela livslängd, från ansökningskalkyl till avrapportering.

Bakgrund

Det primära syftet med projektet är att skapa ett systemstöd för SLU:s institutioners projektledare, ledning och ekonomer i arbetet med planering och uppföljning av forskningsprojekt. Projektledare och projektekonomer får ett systemstöd där de tillsammans kan arbeta systematiskt med kalkyl för ansökan, projektbudget, uppföljning och rapportering till finansiär över ett projekts hela livslängd. Institutionens ledning får ett systemstöd där de kan planera och följa upp bemanning, uppdrag, finansiering och verksamhet.

Nytta och framgångsfaktorer

Att implementera en systemlösning medför inte per automatik önskad nyttoeffekt, men skapar förutsättningar till förändring. Nedan följer SLU:s förväntan på nytta av projektet PLUS samt vilka framgångsfakturor som krävs för ett lyckat genomförande.

Förväntad nytta

Ge projektledare/forskare, prefekter/linjechefer ett bra stöd i arbetet med planering, beslut pch  uppföljning genom att de får tillgång till information i ett gemensamt system

En standardiserad och harmoniserad lösning

• innebär kvalitetssäkrad import av data från ekonomi- och personalsystem
• lägger grund för en ökad kvalitet då det minskar risken för felinmatning och feltolkning
• ger effektivisering i form av frigjord tid
• minskar tiden för introduktion vid nyrekrytering av såväl forskare som stödpersonal
• möjliggör stöd och back-up över organisatoriska gränser vid tillfälliga frånvaroperioder
• underlättar arbetet för forskaren (ej flytta arbetsuppgifter från administratör till forskare)
• ger utrymme för vidareutveckling och effektivisering av de administrativa rutinerna
• minskar personberoendet

Framgångsfaktorer

• Att institutionerna deltar aktivt: prefekter, projektledare/forskare och ekonomer
• Att ekonomer/administratörer agerar ambassadörer och driver nödvändiga förändringsaktiviteter inom sina organisationer.
• Att ekonomer på institutionerna använder framtagen lösning och blir experter för att på så sätt få med sig prefekter/linjechefer och forskare/projektledare.
• Att universitetsledningen ger sitt stöd till projektet.