Frågor och svar - ReachMee

Hur skaffar jag ett SLU-id (diarienummer från Public 360) till mitt projekt? 

Vid registrering av ett projekt i ReachMee behöver du inte fylla i ett SLU ID  (diarienummer). ReachMee är integrerat med Public 360 och SLU-ID genereras per automatik när projektet godkänns av HR vid publicering.

Det går inte att hitta en person via sökfunktionen när jag vill lägga till den som deltagare i projektet

Om en person du försöker lägga till som deltagare inte går att hitta genom sökfunktionen så beror det på att denna person ej ännu har loggat in i ReachMee. Be personen att logga in i ReachMee från Medarbetarwebben och sedan logga ut. Då blir personen sökbar.

Jag har lagt till deltagare i projektet, men en av de deltagare jag lagt till kan inte se projektet i ReachMee. Vad beror detta på?

ReachMee skapar ibland två konton för vissa personer. Registrerar man då en deltagare på en av dessa konton och detta kontot är det vi kallar skuggkontot, så kommer personen inte att kunna se projektet när hen loggar in från Medarbetarwebben. Meddela vilket projektnummer och person det gäller via funktionsadressen reachmee@slu.se, så får en person med superuser-behörighet gå in och ta bort skuggkontot.

Vem ska godkänna projektet?

Rekryteringsgodkännande ska skickas till prefekt eller motsvarande. Skicka endast till 1 person för att undvika eventuella buggar i systemet.

Jag har skickat ett projekt för godkännande, men den prefekt/motsvarande som ska godkänna ärendet får ingen notis om detta från ReachMee. Varför får inte prefekten/motsvarande meddelandet?

Detta beror i de allra flesta fall på ett problem vi stött på i ReachMee, att ReachMee skapar två konton för vissa personer. Den som skickat godkännandeförfrågan kan då skicka ytterligare en godkännandeförfrågan via ReachMee till det andra kontot.

När chefen godkänt projektet, så tas godkännandeförfrågan med status Väntar bort, så kan ärendet hanteras vidare. Meddela vilket projektnr samt vilken person det gäller via funktionsadressen reachmee@slu.se. En person med superuser-behörighet får sedan gå in och radera ett av kontona manuellt. Då uppstår inte samma problem i framtiden.

Vi har skapat en annons och skickat en granskningsförfrågan, men inser att vi behöver göra ändringar i annonsen. Nu kan vi dock inte nå den. Hur ska vi göra?

Om en granskningsförfrågan har skickats, så är annonsen låst för redigering. Be din HR-specialist att gå in i annonsläget och återta granskningsbegäran, så kommer ni att kunna redigera i annonsen igen. Glöm inte att skicka en ny granskningsbegäran när ni har utfört ändringarna.

Systemet varnar att annonsen eller rubriken innehåller för många tecken för att kunna publiceras på Platsbanken (max 6000 respektive 74 tecken)

För att kompensera detta, behöver du skapa en till annonsvariant, som du ger namnet Platsbanken. Korta ner ingressen som beskriver verksamheten och behöver du dra ner med många tecken så kan ingressen kortas ner till att bara hänvisa till institutionens hemsida respektive rubriken om det är denna som är för lång. Resten av annonsen bör vara intakt när den publiceras.

Tänk på att inte ta bort befintliga rubriker i mallar och avformatera alltid test innan ni klistrar in i ReachMee. Välj klistra in som text.

Kan jag skapa ett projekt som övningsprojekt dvs. ej skapa SLU ID?

Ja, om du vill skapa ett projekt för att öva i väljer du att kryssa i rutan under övrigt ”Vid publicering av ex. docentansökan, stipendium (inte anställningsärenden) kryssar ni i rutan under Övrigt. Då skapas inte ett SLU-ID utan ni behöver kontakta registrator för det” i projektdefinitionen när du skapar projektet.

Går det att skapa en bra kandidatlista i Excel, eller en lista som man kan spara ner och även skriva ut?

Excel-lista över de sökande skapas på följande sätt: Gå till kandidatlistan. Markera alla kandidater (kryssrutan längst upp i rubrikraden till vänster). Om du har fler kandidater än som ryms på en sida, så se till att markera alla kandidater genom att klicka dig fram mellan sidorna.

Välj Åtgärd längst ner och Exportera kandidatinformation. Du kommer då till nästa sida, där du väljer Exportera kandidatinformation och sedan vilken information du vill ha med i din Excel-fil. Välj sedan Generera Excel. En Excel-fil med den valda information laddas då ner och filen kan du sedan spara ner.

Går det att få all dokumentation kring en eller flera sökande sammanställda i en PDF-fil?

Kryssa i rutan till vänster för de kandidater som du vill exportera dokumentationen om, välj Åtgärd och sedan Exportera kandidatinformation. Välj Exportera kandidatens grundprofil, och klicka i de dokument från ansökan för de kandidater du valt, som du vill ha med i din PDF-fil. Sedan väljer du Generera PDF.

Hur avslutar jag ett projekt i ReachMee?

• Ändra status till ANSTÄLLD (glad gubbe) på samtliga kandidater som kommer att anställas på den utlysta annonsen

Om flera kommer att anställas på annonsen så är det viktigt att ni informerar HR detta genom markeringen ”anställd” så att projekt inte riskerar att stängas i förtid. Viktigt! Det går inte att återöppna ett stängt projekt.

• Endast HR har behörighet att stänga projekt

HR stänger projekt i ReachMee vid kungörelse dvs. när anställningsbeslutet anslås.

Rutinbeskrivning för hantering av stipendium i ReachMee som fakulteten administrerar

Rutinbeskrivning för hantering av stipendium i ReachMee som institutionen administrerar