Projektbeskrivning

Senast ändrad: 07 november 2019

Bakgrund och motiv

SLU arbetar med visionen att ha fördubblat antal studenter till år 2027. Flera projekt och insatser pågår för närvarande om utbildningens struktur och innehåll. Ett viktigt led i den processen är att kunna införa ett modernt systemstöd för digitalt schema, tjänste- och kursplanering samt tentamenshantering.

Kravet att SLU ska ha ett fullständigt, digitalt schema för studenterna har framförts från flera håll, inte minst från studenterna själva. Majoriteten av SLU:s studenter har inte ett fullständigt, digitalt schema idag vilket t.ex. utbildningsnämnden (UN) inte anser vara acceptabelt.

Från fakultetshåll har det vidare framförts ett önskemål att minska på antalet system och istället försöka hitta lösningar som, så sömlöst som möjligt, håller ihop de olika delarna i verksamhetsprocessen.

Ett annat krav som har framförts från flera institutioner är att verksamheten ska ha systemstöd för tjänste- och kursplanering. Idag görs det arbetet i olika Excel-dokument och det upplevs svårt att dela olika delar med olika personer. Tjänste- och kursplanering har en nära anknytning till schemaläggning samt resurs- och lokalbokning.

Arbetet med centraliserad tentamenshantering pågår just nu. Den nya centrala organisationen behöver ett välfungerande systemstöd för hantering av tentamensvakter, tentamenslokaler och tentander.

Ett särskilt uppdrag i verksamhetsplanen (VP) 2019 för såväl avdelningen för lärande och digitalisering som för IT-avdelningen och avdelningen för service, säkerhet och miljö (SSM) är att se över möjligheten att ta ut statistik över nyttjande av undervisningslokaler. Att bättre kunna prognostisera framtida behov av undervisningslokaler kommer att vara en viktig faktor i arbetet med målsättningen att fördubbla antalet studenter.

Syfte - nytta med projektet

Projektet kan indelas i följande tre steg:

  • Steg 1 – Förstudie
  • Steg 2 – Införande
  • Steg 3 – Överlämning

Steg 1 (kort förstudie) syftar till att göra en kravställning för vilket systemstöd som verksamheten behöver ha för att hålla ihop de olika delarna i verksamhetsprocessen på ett bra sätt.

Steg 2 (införande) syftar till att införa ett modernt systemstöd och i och med det uppfylla de viktigaste kraven (t.ex. fullständigt, digitalt schema för studenterna).

Steg 3 (överlämning) syftar till att överlämna resultatet av projektet till verksamheten och se till att allting fungerar innan förvaltningen tar över.

Mål - resultat av projektet

Steg 1 - Förstudie

Huvudmål – Göra en kravställning för vilket systemstöd som verksamheten behöver ha för att hålla ihop de olika delarna i verksamhetsprocessen

Delmål 1 – Kravspecifikation

Utforma en detaljerad kravspecifikation där de olika funktionerna och processerna ska brytas ner och förfinas.

Delmål 2 – Undersöka möjlighet till samordning

Undersöka om det finns samordningsfördelar med våra ”systeruniversitet”, d.v.s. Lund, Umeå och Uppsala universitet.

Delmål 3 – Fatta beslut om system

Systemgenomgång med aktuella systemleverantörer och därefter fatta beslut om vilket system SLU går vidare med.

 

Steg 2 - Införande

Huvudmål – Införa ett modernt systemstöd för digitalt schema, tjänste- och kursplanering samt tentamenshantering

Delmål 1 – Digitalt schema för studenterna

Vid projektet slut ska alla studenter ha möjlighet att ha ett fullständigt, digitalt schema.

Delmål 2 – Lokalbokning och schemaläggning

Vid projektets slut ska verksamheten ha tillgång till ett välfungerande systemstöd för lokalbokning och schemaläggning.

Delmål 3 – Tjänste- och kursplanering

Vid projektets slut ska verksamheten ha tillgång till ett välfungerande systemstöd för tjänste- och kursplanering.

Delmål 4 – Tentamenshantering

Vid projektets slut ska verksamheten ha tillgång till ett välfungerande systemstöd för tentamenshantering.

Delmål 5 – Konfiguration och anpassning av systemet

De olika modulerna och gränssnitten i systemet ska konfigureras och anpassas till de olika behoven som finns inom SLU.

Delmål 6 – Integration med andra system

Systemet ska integreras med andra system inom SLU, t.ex. studiedokumentationssystemet (Ladok) och lärplattformen (Canvas).

Delmål 7 – Utbildningspaket för användargrupper

Specialanpassade utbildningspaket ska tas fram för olika användargrupper.

Delmål 8 – Tydliga regler och enhetlig hantering kring terminsbokningar och schemaändringar

Tydliga regler och enhetlig hantering kring terminsbokningar och schemaändringar måste tas fram.

Delmål 9 – Statistik över nyttjande av undervisningslokaler

Projektet ska bidra till att ta fram bättre statistik över nyttjande av undervisningslokaler.

 

Steg 3 - Överlämning

Huvudmål – Överlämna resultatet av projektet till förvaltning

Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet

Avgränsningar

  • Integrationen till Canvas görs i samarbete med SUNET och de lärosäten som är anslutna till tjänsten Canvas.
  • Integrationen med Ladok görs i samarbete med Ladok-konsortiet.
  • Projektet kommer inte att ta kostnader för eventuellt skapande av nya administrativa arbetsroller och tjänster (t.ex. schemaläggare).
  • Projektet kommer inte att ta kostnader för eventuella tredjepartslösningar.

Påverkan på annan verksamhet

  • Vid övergång från projekt till förvaltning ska ansvaret för first line support flyttas till IT-stöd.
  • Lärare/administratörer/studenter kommer att påverkas när systemstödet införs.
  • Projektet PLUS (som drivs av Planeringsavdelningen) förväntas lösa institutionernas arbete att planera, budgetera och följa upp sina resurser. Det finns beröringspunkter mellan dessa två projekt som gör att ett samarbete behöver utformas.

Kritiska faktorer

Vi har identifierat följande kritiska faktorer i projektet:

  • Vi är beroende av när kopplingar till kringliggande system (t.ex. Ladok) kan utvecklas.
  • Att finna tid för projektgruppsmedlemmar och intressenter att delta i workshops och andra viktiga aktiviteter i projektet kan eventuellt bli svårt.
  • Skapandet av nya administrativa arbetsroller och tjänster (t.ex. schemaläggare) kan visa sig vara nödvändiga men svåra att genomföra.
  • Tydlig ansvarsfördelning mellan de olika organisatoriska delarna är nödvändig och viktig.
  • Lärarna/administratörerna har begränsat med tid att lära sig nya system och funktioner.

Genomförande

Projektet har ett tydligt huvudmål.

Vägen dit går via följande moment/aktiviteter:

Moment – Förstudie

  • Kravställning av systemstöd
  • Undersöka möjlighet till samordning med andra lärosäten
  • Fatta beslut om system

Moment – Införande av systemstöd med nya funktioner

  • Konfiguration och anpassning av systemet
  • Integration med kringliggande system (t.ex. Ladok och Canvas)
  • Systemstöd för tentamensadministration
  • Systemstöd för tjänste- och kursplanering
  • Systemstöd för lokalbokning och schemaläggning
  • Systemstöd för digitalt schema

Moment – Utbildning

  • Ta fram utbildningsmaterial för olika användargrupper
  • Utbilda lärare/administratörer

Moment – Projektavslut

  • Övergång till förvaltningsfas
  • Support, dokumentation och utbildning
  • Slutrapport

Tidsplan

Kalendertid: 2019-01-01 – 2020-12-31

  • VT2019
    • Förstudie genomförs (steg 1)
  • VT2019 – VT2020
    • Införande av systemstöd med nya funktioner genomförs (steg 2)
  • HT2020
    • Införandet av systemstöd med nya funktioner är genomfört på hela SLU
    • Överlämning av projekt till förvaltning (steg 3)

Projektorganisation

Projektbeställare:

Martin Melkersson, Universitetsdirektör vid Universitetsledningen

 

Beställarombud:

Roger Pettersson, Avdelningschef vid avdelningen för lärande och digitalisering

 

Styrgrupp:

Roger Pettersson, Avdelningschef vid avdelningen för lärande och digitalisering

Helen Alstergren, Enhetschef vid enheten för utbildningssystem och -media

Petra Lagerkvist, IT-direktör vid IT-avdelningen

Per-Olov Skatt, Avdelningschef vid avdelningen för service, säkerhet och miljö (SSM)

Birgitta Wikmark Carlsson, Biträdande universitetsdirektör vid Universitetsledningen

 

Projektgrupp:

Oliver Milivojevic, Projektledare vid avdelningen för lärande och digitalisering

Claes Hellberg, Systemadministratör vid avdelningen för lärande och digitalisering

Maria Lindgren, Enhetschef vid avdelningen för service, säkerhet och miljö (SSM)

Johan Karlsson, Projektledare vid IT-avdelningen

 

Referensgrupp:

Tentamenssamordnare

Lokalbokare/Schemaläggare

Den utbildningsadministrativa noden (inkl. studentrepresentant)

Lärarrepresentanter

Utbildnings- och institutionsadministratörer

Sidansvarig: timeedit@slu.se