Resultatet från kvalitetsarbetet 2020

Sedan två år tillbaka har uppföljningen av kvalitetsarbetet avgränsats till aspekter som rör lagring och tillhandahållande av data, p.g.a. att dessa anses som särskilt viktiga i datahanteringskedjan inom miljöanalys. Vi på miljödatastöd tycker dessa möten är mycket givande och avsikten är att fortsätta på samma sätt de kommande åren.
Inför varje hösttermin görs ett urval av verksamheter utifrån ett slumpmässigt stickprov så att representation erhålls av så många som möjligt av de 12 miljöanalysprogrammen, SLU:s datavärdskap samt olika institutioner. Inför hösten 2020 valdes 10 verksamheter varav 8 bjöds in till att delta i uppföljningen; slutligen kunde uppföljningssamtal genomföras med 5 verksamheter.

Som förberedelse inför respektive uppföljningssamtal gjorde MDS en genomgång av verksamhetens tidigare självvärdering, dokumentation av datakällor (databas och filer) samt rutin för ändring/uppdatering av data, webbutformning (information om data samt kontaktuppgifter) och databeskrivning (öppna data).

De viktigaste iakttagelserna från uppföljningssamtalen är att det i verksamheterna kan förekomma att:

1. beskrivning av data och variabler i datakällor behöver förbättras, så att förståelse och användningen för data ökar,
2. beskrivning av data enligt SLU:s miljömål 5.3 saknas och behöver skickas vidare till MDS (som bistår med uppdatering av databeskrivningar på öppnadata-sidan),
3. information om verksamhetens avnämare är otydlig samt statistik om nedladdningar av verksamhetens data saknas,
4. rutin kring hantering av personinformation saknas.

De viktigaste erfarenheterna i uppföljningsteamet (miljödatastöd) är följande:

1. Det är viktig att avsätta ännu mer tid i att kontakta och bjuda in de utvalda verksamheterna samt att följa upp inbjudningarna (d.v.s. tillräckligt med ledtid): för att följa upp så många verksamheter som har valts ut och för att säkerställa deltagande av så många prefekter som möjligt.
2. Det var positivt att sammanställa protokollet för uppföljningssamtalet direkt i anslutning till samtalet. MDS lyckades skicka ut protokollet till alla verksamheter dagen efter uppföljningssamtalet vilket var en avsevärd förbättring i jämförelse med uppföljningarna som gjordes under 2019.
3. Avsikten är att följa upp åtminstone lika många verksamheter 2021 som 2020.
4. Liksom tidigare år finns det fortfarande behov av att förbättra informationsflödet från verksamheterna till MDS; för att kunna följa upp verksamheter behöver MDS information om hur verksamheterna upprätthålls, vilka eventuellt nya verksamheter som har tillkommit, vilka är avslutade, samt rätt kontaktuppgifter.
5. Det var en mycket positiv atmosfär under uppföljningssamtalen.

Avsikten var att påbörja uppföljningssamtalen redan under våren 2020, men av förklarliga skäl sköts detta upp till efter sommaren för ett antal verksamheter.

Planen för hösten 2021

Under hösten kommer uppföljningssamtal att göras med 5-10 verksamheter (utgör ca 10 procent) med början en bit in i höst. Nytt för 2021 blir att uppföljningen görs i två olika format beroende på verksamhetens datamognad: för verksamheter som bara delvis eller helt uppnår nivå 1 i kvalitetsguidens ”Tillhandahålla”- och ”Lagra”-processer görs uppföljning enligt tidigare upplägg, däremot görs en mer öppen uppföljning av verksamheter som uppnår nivå 2 och 3 och därmed redan har hög datamognad.

Vi återkommer med inbjudningar till uppföljningssamtal efter sommarledigheten.