Nytt arbetssätt för kvalitetsguidens uppföljning

Miljödatastöd har kontinuerligt utvärderat arbetssättet och försökt att förbättra och effektivisera genomförandet av uppföljningen av kvalitetsarbetet. Uppföljningens nya metod följer i mycket ett klassiskt upplägg för internrevision. Till inledningen av uppföljningssamtalen för respektive verksamhet inbjöds under hösten 2019, förutom projektledare och ev. ansvariga för verksamhetens datahanteringsprocesser, även prefekter för att delges information om syfte och genomförande av uppföljningen. Därutöver gavs information särskilt för prefektens intresse om status i kvalitetsarbetet för samtliga verksamheter vid institutionen som deltar i kvalitetsarbetet. Ambitionen var att alla samtal skulle ske på plats med samtliga involverade. Av praktiska skäl kunde bara ungefär hälften av samtalen göras på detta sätt och övriga samtal genomfördes som distansmöten med åtminstone en samtalsledare från MDS fysiskt på plats. 

Upplägget 2019 med internrevision för sju verksamheter upplevde vi som positivt och förhoppningsvis givande för alla parter. 

De uppföljande samtalen fokuserade på, och kommer fortsättningsvis att fokusera på, processerna för att Lagra data och Tillhandahålla data och tillhörande krav. Uppföljningsarbetet fortsätter på samma sätt under hösten 2020 och med sikte på samma omfattning som för 2019, så att fler verksamheter revideras mot kraven enligt kvalitetsguiden (KG) version 1.3, vilken styrt åtgärdsarbetet till absolut största delen sedan kvalitetsarbetet inleddes 2012. Det pågår nu åtgärder i verksamheterna enligt KG version 2.3 i ”Tillhandahållandeprocessen” för att uppfylla SLU: s miljömål 5.4, vilket gör att det kan vara lämpligt att för nästkommande år 2021 följa upp detta arbete.

Nedan finns sammanställning av erfarenheter från de uppföljande samtalen genomförda hösten 2019 (sammanställningen finns också i Miljödatastöds årsrapport 2019). Erfarenhet som också hjälper Miljödatastöd att rikta in och prioritera verksamhet framöver.

Resultat från uppföljningsarbetet 2019

De viktigaste erfarenheterna är att det i verksamheterna kan förekomma att:

1. beskrivning av data och variabler i datakällor inte är sammankopplade med data, vilket komplicerar användning och förståelse för data,
2. det finns tveksamheter om vilket av data som hanteras som utgör originaldata,
3. otydlighet finns om vilka rutiner som gäller för säkerhetskopiering och återläsning av data,
4. roller och behörigheter för hantering av data är otydliga,
5. åtkomst till data är otydligt för externa användare när publicerat data saknas eller kontaktinformation saknas på webben för att kunna beställa data,
6. kännedom saknas om hur hantering av data och beskrivande information ska ske när verksamheten inte längre kan upprätthållas på grund av bristande finansiering eller att nyckelpersoner slutar,
7. verksamhetsledare/projektledare behöver ha en årlig återkommande diskussion med sina stödaktörer för att få kännedom om huruvida kraven uppfylls i alla delar av datakedjan man är ansvarig för och inte bara anta att stödaktörerna lever upp till kraven,
8. det finns brister i informationsflödet till Miljödatastöd om hur projekten/verksamheterna upprätthålls och vilka eventuellt nya verksamheter som finns på institutionerna som borde delta i kvalitetsarbetet samt vilka verksamheter som är avslutade. Dialog kan också saknas gällande behov av stöd i datapublicering och/eller arkivering av data och dokumentation för avslutade projekt, men då är det DCU och dokumentationsenheten på SLU som bör involveras.

Avsikten var att påbörja uppföljningssamtalen redan under våren 2020, men av förklarliga skäl skjuts detta upp till efter sommaren för ett antal verksamheter. MDS återkommer med mer information och inbjudningar.