Riktlinjer för externfinansiering

Senast ändrad: 13 december 2018

Syftet med dessa riktlinjer är att undvika ekonomiska och juridiska problem i externfinansierade projekt. Riktlinjerna beslutades av rektor 2015-05-25. De gäller bidragsansökningar och uppdragsanbud samt de kontraktsförslag och kontrakt som ansökningar och anbud leder till. Det är prefekt (eller motsvarande) som ansvarar för att skapa och upprätthålla rutiner för att tillämpa riktlinjerna.

Riktlinjerna har utgångspunkt i rektors delegationsordning (sista att-satsen under avsnitt 21.2).

Ansökan / anbud

1. Huvudsökande ska så tidigt som möjligt före sista ansökningsdatum:

  1. Informera prefekt om planerad ansökan/anbud.
  2. Med stöd av ekonom vid institutionen göra en budget i SLU:s projektkalkyl.

2. Huvudsökande rekommenderas att, så tidigt som möjligt före sista ansökningsdatum, anmäla ansökan/anbud för granskning till externfinansiering@slu.se. Detta gäller om ansökan/anbud har minst en av följande egenskaper:

  1. involverar underavtal med part utanför SLU,
  2. involverar immateriella rättigheter i väsentlig omfattning, se SLU:s Policy för immateriella rättigheter,
  3. är ett anbud som omfattar mer än 2 mnkr till SLU,
  4. är en ansökan med över 20 mnkr i sökt belopp till SLU,
  5. involverar amerikansk motpart, finansiering eller tydligt andra amerikanska intressen.

3. Prefekt ska:

  1. Så tidigt som möjligt före sista ansökningsdatum avgöra om ansökan/anbud har förutsättningar att bli ett fullt finansierat projekt. Möjlighet till delad medfinansiering regleras i separata riktlinjer.
  2. Efter egen bedömning underteckna ansökan/anbud, om inte finansiären har andra regler.
  3. Se till att skickad ansökan/anbud och budget diarieförs utan fördröjning.

Kontraktsförslag / kontrakt

 4. Huvudsökande ska så tidigt som möjligt innan kontraktsförslag undertecknas:

  1. Informera prefekt om att externfinansiering har beviljats.
  2. Med stöd av ekonom vid institutionen göra ny budget i SLU:s projektkalkyl.

5. Huvudsökande rekommenderas att, så tidigt som möjligt före undertecknande, anmäla kontraktsförslag för granskning till externfinansiering@slu.se. Detta gäller om kontraktsförslag har minst en av följande egenskaper:

  1. innehåller underavtal med part utanför SLU (t.ex. EU-konsortialavtal),
  2. innehåller immateriella rättigheter i väsentlig omfattning, se SLU:s Policy för immateriella rättigheter (pdf).

6. Prefekt ska (6a och 6b så tidigt som möjligt innan kontraktsförslag undertecknas):

  1. Anmäla kontraktsförslag för granskning till externfinansiering@slu.se. Detta gäller om kontraktsförslag har minst en av följande egenskaper:
    i. är ett förslag till uppdragskontrakt med mer än 2 mnkr till SLU,
    ii. är ett förslag till bidragskontrakt med mer än 20 mnkr till SLU,
    iii. innehåller amerikansk motpart, finansiering eller tydligt andra amerikanska intressen.
  2. Vid behov besluta om medfinansiering.
  3. Efter egen bedömning underteckna kontrakt, om inte finansiären har andra regler.
  4. Se till att undertecknat kontrakt och ny budget diarieförs utan fördröjning. 
Sidansvarig: frank.sterner@slu.se