Prisma

Senast ändrad: 30 juni 2020
Prisma

Prisma är Formas, Fortes och Vetenskapsrådets (VR) system för att hantera bidragsansökningar och bidragskontrakt. Fr.o.m. 2020 används Prisma även av Naturvårdsverket och Rymdstyrelsen.

Info 12 och 14 maj - presentation (pdf)

För att kunna söka finansiering från någon av Prisma-finansiärerna krävs ett personkonto i Prisma. Detta gäller både sökande (projektledaren) och medverkande forskare. På personkontot registrerar du CV och publikationslista.

Förutom medverkande forskare kan sökande bjuda in medverkande administratör till sin ansökan, med syfte att den som blir inbjuden kan bistå med att granska eller fylla i delar av ansökningsformuläret (t.ex. budget). Även en medverkande administratör måste ha personkonto i Prisma, men behöver inte registrera CV och publikationslista.

Prefekter, stf prefekter (eller motsvarande) och projektekonomer har specifika organisationsbehörigheter i Prisma. Dessa behörigheter kräver personkonto, men inte registrering av CV och publikationslista. Mer information om organisationsbehörigheterna under expanderbara menyer nedan.

Att skapa personkonto i Prisma

Personkonto registreras  i Prisma. På Prisma-sidan finns knappen Skapa personkonto högt upp till höger. Under den knappen har du valet Skapa personkonto med SWAMID. SLU:s AD-inloggning är ansluten till SWAMID. Fördelen med att skapa personkonto med SWAMID är att du kan använda din SLU AD-inloggning även i Prisma (utom första gången, se nedan).

Skapa personkonto avslutas med att du får ett e-brev från no-reply@prisma.research.se med rubriken Ett konto har skapats/Account created i det brevet finns en Aktiveringslänk som du måste klicka på för att kunna använda ditt personkonto.

När du loggar in i Prisma första gången efter att ha klickat på aktiveringslänken måste du göra det med inloggningsuppgifterna som står i brevet. Därefter kan du logga in med din SLU AD-inloggning via SWAMID.

Rapporteringsbehörighet - projektekonom

Organisationsbehörighet

Som projektekonom behöver du rapporteringsbehörighet i Prisma. Denna behörighet är kopplad till rollinnehav i Idis. När du har tilldelats rollen projektekonom i Idis får du e-post om rapporteringsbehörighet i Prisma.

Rapporteringsbehörigheten bekräftas av att du har flikarna ORGANISATIONSUPPGIFTER och ORGANISATIONSKONTO uppe till höger efter inloggning i Prisma. Du och dina projektekonomkollegor får e-post från Prisma när det finns något projekt på institutionen som ska rapporteras ekonomiskt. En öppen rapporteringsuppgift nås under fliken ORGANISATIONSUPPGIFTER. När uppgiften är utförd finns den enbart i tabellen Rapporteringsöversikt (se Tabeller och dokument nedan).

Mer information om rapporteringsbehörigheten finns i Prismas användarstöd under Organisationskonto/Återrapportering/Ekonomisk återrapportering.

Tabeller och dokument

Med rapporteringsbehörigheten följer att du har tillgång till tabeller och dokument om institutionens ansökningar. Under fliken ORGANISATIONSKONTO finns tre tabeller (länkar till vänster) över institutionens ansökningar; Ansökningar och bidragNedladdning och Rapporteringsöversikt.

Observera att under fliken ANSÖKNINGAR OCH BIDRAG finns de eventuella egna ansökningar och bidrag som du har på ditt personkonto.

Generellt kan tabellerna filtreras/sorteras på valfri kolumn, och vilka kolumner som ska visas kan väljas under knappen Kolumner i tabellhuvudet. I alla tabellerna nås enskilt ansökningsformulär via Dnr-länken.

Ansökningar och bidrag har en Visa-knapp för respektive ansökan längst till höger. Under den knappen nås en översiktssida. Innehållet på den sidan beror på hur långt ansökan har kommit i hanteringen, främst beroende på om ansökan har beviljats eller inte. Från översiktssidan når du också (ibland behövs flera klick) alla dokument (pdf:er) som har upprättats med koppling till ansökan.

Tabellen Nedladdning har en nedladdnings-knapp längst till höger. Med nedladdnings-knappen går det antingen Ladda ner samtliga dokument som berör aktuell ansökan, eller enskilt dokument via triangeln ytterst till höger. Nedladdningstabellen är alltså en snabbare väg om du är ute efter en viss pdf.

Institutionens signeringsbehöriga (prefekt och stf prefekt) har också tabellerna Ansökningar och bidrag och Nedladdning.

Förutom kolumnen längst till höger är tabellerna Ansökningar och bidrag och Nedladdning identiska.

Rapporteringsöversikt bygger också på institutionens ansökningar, men innehåller enbart beviljade ansökningar som har uppgifter om ekonomisk rapportering, pågående eller avslutade. 

Signeringsbehörighet - prefekt och stf prefekt (eller motsvarande)

Organisationsbehörighet

Som prefekt eller stf prefekt behöver du signeringsbehörighet i Prisma. Denna behörighet är kopplad till rollinnehav i Idis. När du har tilldelats rollen prefekt eller stf prefekt i Idis får du e-post om signeringsbehörighet i Prisma.

Signeringsbehörigheten bekräftas av att du har flikarna ORGANISATIONSUPPGIFTER och ORGANISATIONSKONTO uppe till höger efter inloggning i Prisma. Du och din prefektkollega får e-post från Prisma när det finns något att signera på institutionen. Signering kan gälla ansökan, villkor (kontrakt) eller förfrågan från projektledaren. Den signering som har kortast tidsfrist är ansökan med normalt sju kalenderdagar. En öppen signeringsuppgift finns under fliken ORGANISATIONSUPPGIFTER. När signeringen är utförd finns uppgiften enbart i tabellen Signeringsöversikt (se Tabeller och dokument nedan).

Mer information om signeringsbehörigheten finns i Prismas användarstöd under Organisationskonto/Signering.

Tabeller och dokument

Med signeringsbehörigheten följer att du har tillgång till tabeller och dokument om institutionens ansökningar. Under fliken ORGANISATIONSKONTO finns tre tabeller (länkar till vänster) över institutionens ansökningar; Ansökningar och bidrag, Nedladdning och Signeringsöversikt.

Observera att under fliken ANSÖKNINGAR OCH BIDRAG finns de eventuella egna ansökningar och bidrag som du har på ditt personkonto.

Generellt kan tabellerna filtreras/sorteras på valfri kolumn, och vilka kolumner som ska visas kan väljas under knappen Kolumner i tabellhuvudet. I alla tabellerna nås enskilt ansökningsformulär via Dnr-länken.

Ansökningar och bidrag har en Visa-knapp för respektive ansökan längst till höger. Under den knappen nås en översiktssida. Innehållet på den sidan beror på hur långt ansökan har kommit i hanteringen, främst beroende på om ansökan har beviljats eller inte. Från översiktssidan når du också (ibland behövs flera klick) alla dokument (pdf:er) som har upprättats med koppling till ansökan.

Tabellen Nedladdning har en nedladdnings-knapp längst till höger. Med nedladdnings-knappen går det antingen Ladda ner samtliga dokument som berör aktuell ansökan, eller enskilt dokument via triangeln ytterst till höger. Nedladdningstabellen är alltså en snabbare väg om du är ute efter en viss pdf.

Institutionens rapporteringsbehöriga (projektekonomer) har också tabellerna Ansökningar och bidrag och Nedladdning.

Signeringsöversikt bygger också på institutionens ansökningar, men den är strukturerad efter signeringsuppgifter (pågående och avslutade). De tre olika signeringsuppgifter (Handlingstyp) som finns är Ansökan, Godkännande av villkor (kontrakt) och Förfrågan. Förfrågan initieras av projektledaren. De förfrågningar som kan förekomma är:
- Förläng dispositionstid
- Byt medelsförvaltare (lärosäte)
- Byt hemvist (institution)
- Byt projektledare
- Avsluta bidraget i förtid.

Sidansvarig: frank.sterner@slu.se