Interna kommunikationskanaler

Senast ändrad: 11 juli 2018
burk3-300px.jpg

Vid universitetet finns många olika kanaler att använda för den interna kommunikationen. Här får du en översikt.

Har du något som du vill kommunicera internt? Vilka vill du nå och vad vill du uppnå? Fundera på det först, och se därefter vilken/vilka kanaler som kan passa bäst för ditt syfte.

  • Om du har frågor om hur du ska kommunicera internt är du välkommen att ta kontakt med enheten för intern kommunikation och ledningsstöd, ikls@slu.se.
  • Om du har frågor om hur själva verktyget/kanalen fungerar ska du fråga den som står som kontakt i respektive avsnitt i listan nedan.  

Klicka på rubriken du vill läsa mer om så kommer du direkt till avsnittet längre ner på sidan.

 


Anslagstavlor och flyers

Beskrivning: Anslagstavlor av traditionell modell är fortfarande mycket användbart. På SLU finns de oftast på varje institution eller avdelning. Utskrivet material kan även läggas ut som lösblad i t.ex. lunchrum ("flyers").

Anslagstavlorna och de digitala informationsskärmarna kompletterar varandra, där anslagstavlorna kan vara lättare och mer tillgängliga att använda. 

Målgrupp: Anställda och studenter. I viss mån externa besökare.

Kriterier/riktlinjer: Anslagstavlorna kan användas för information både om vad som är på gång i närområdet och om SLU:s verksamheter i landet. 

Flyers lämpar sig främst för ortsinformation, t.ex. seminarier.

Förutsättningar: Även externa samverkande parter kan sätta upp information, t.ex. restauranger, kollektivtrafik eller fastighetsägare. Tänk på att plocka ned det du satt upp när det inte längre är aktuellt. Det kan behöva finnas en ansvarig person som ser över och rensar tavlan då och då.

Också överblivna flyers ska plockas bort från bord, bänkar m.m. när de inte längre fyller någon funktion (innehållet är passerat och/eller de flesta har sett dem och ingen läser längre), lämpligen av den som lagt ut dem.

Tillbaka till sidans topp

Bloggar på SLU

Beskrivning: En blogg är en webbplats där du publicerar inlägg i kronologisk ordning. Andra kan kommentera och ställa frågor om dina inlägg och du svarar på kommentarerna.

SLU ger anställda, forskare och studenter möjlighet att blogga via universitetets egen bloggportal blogg.slu.se. Använd gärna den istället för externa alternativ. Portalen drivs med bloggverktyget Wordpress.

Målgrupp: T ex medarbetare inom din enhet/institution/fakultet, forskningskolleger och  presumtiva studenter.

Vem kan använda: Anställda, forskare och studenter.

Kriterier/riktlinjer: Här finns anvisningar och saker att tänka på för dig som vill börja blogga i SLU:s namn internt.slu.se/stod-service/admin-stod/kommunikation/kanaler/slu-i-sociala-medier/anvanda-sociala-medier-i-tjansten/.

Då ska kanalen inte användas/alternativ:
Vill du inte tillåta kommentarer på bloggen rekommenderas att du istället publicerar dina texter som krönikor på någon annan del av SLU:s hemsida eller som ett nyhetsbrev.

Kontakt, hur gör man:
Vill du starta en SLU-blogg? På internt.slu.se/stod-service/admin-stod/kommunikation/kanaler/bloggar/ finns den information du behöver.

Tillbaka till sidans topp

Facebookgrupper

Beskrivning: På Facebook kan man använda sig av tre olika typer av grupper:

  • Öppen facebookgrupp som alla kan besöka och läsa alla inlägg, med information om vilka medlemmar som finns i gruppen.
  • Sluten facebookgrupp som alla kan söka upp och se vilka som är medlemmar. För att kunna se innehållet måste man ansöka om att få gå med. En administratör i gruppen godkänner ansökan.
  • Hemlig facebookgrupp måste man bli inbjuden till och går inte att hitta om man inte är medlem. Endast medlemmar kan se innehåll och information om vilka som är medlemmar.

Läs mer om sekretess i de olika grupperna: https://www.facebook.com/help/220336891328465#What-are-the-privacy-options-for-groups

SLU har också Facebooksidor som är helt offentliga och externt riktade. De lämpar sig inte för intern kommunikation och beskrivs därför inte här.

Målgrupp: Interna målgrupper, som kan vara avgränsade enheter som t.ex. en institution, studenter inom ett program, en forskargrupp.

Kriterier/riktlinjer: Om man vill skapa en facebookgrupp för interna behov bör man noga tänka igenom vilken målgruppen och syftet med gruppen är och vilken typ av information som ska finnas där. En facebookgrupp för intern information bör vara sluten eller hemlig. Publicera aldrig myndighetsinformation, som t ex personuppgifter och annan viktig/känslig information på Facebook. 

Då ska kanalen inte användas: Om andra lösningar är tänkbara för interna kommunikationsbehov ska man överväga vad en Facebookgrupp tillför som övriga lösningar inte gör. Alternativ kan vara medarbetarwebben, Skype eller Sharepoint (virtuell arbetsplats). Facebook är inte en lämplig kanal för att dela dokument eller publicera myndighetsinformation som t ex personuppgifter och annan viktig/känslig information.

Kontakt, hur gör man:

  • Kontakta SLU:s specialist på sociala medier, mia.peterson@slu.se
  • Skapa ett eget personligt konto på www.facebook.com
  • På din FB-sida, klicka på Skapa grupp, längst ner till vänster
  • Följ instruktionerna

Tillbaka till sidans topp

Informationsskärmar

Beskrivning: Informationsskärmar finns i många av våra byggnader på campusområdena. En utredning som gjordes 2015 rekommenderade PlayIpp som standardlösning för all nyinstallation av digital skyltning på SLU.

På PlayIpp-skärmar går det att visa ett flertal filformat, t.ex. pdf, ppt, mp4 m.m. Andra typer av skärmar kan vara mer begränsade, se vidare nedan under respektive campus.

Målgrupper: Studenter, anställda och externa besökare.

Kriterier/riktlinjer: De digitala informationsskärmarna kan ge information om vad som är på gång och ge god service till dem som vistas i huset.

  • SLU-gemensam information
  • Ortsinformation
  • Lokal- eller platsspecifik information, såsom bokade undervisningslokaler

Det kan också finnas behov av att visa information från angränsande verksamheter, t.ex. restauranger, kommunaltrafik eller fastighetsägare.

När informationsskärmar inte ska användas: kanalen ska inte användas om målgruppen är snävare än anställda och/eller studenter i respektive hus.

Kontakt/rutiner:

Ultuna

Ulls hus och undervisningshuset

VHC

MVM-huset 

Biocentrum

Ekologicentrum

  • Finns två PlayIPP-skärmar, en med information från Ekologicentrumhuset och en med information från SLU.
  • För att publicera på Ekologicentrums informationsskärm, kontakta Anna Lundmark, anna.lundmark@slu.se, 018-67 23 35

Lövsta forskningscentrum

  • Finns tre infoskärmar (ej PlayIPP, är anslutna till Windows-datorer)
  • Kontakta: eva.rundlof@slu.se

Skara

  • Har för närvarande inga infoskärmar (2017-04-03)

Alnarp

Alnarpsgården och Navet

Umeå, Skogishuset

Tillbaka till sidans topp

Interna event

Beskrivning: Ett internt event kan vara en fakultetsdag, en avdelningsdag, en samling med personalen före en termin startar eller ett större möte som kan vara återkommande men med långa mellanrum, till exempel årligt. Eventet är något festligt och som bryter vardagen. 

Se till att bestämma syftet med eventet. Är det för trivsel, vidareutbildning eller något annat?

Målgrupp: De medarbetare som tillhör den grupp av människor som eventet riktar sig till. 

Fördelar: Man kan göra väldigt mycket på ett event. Det finns mycket att vinna när det gäller personalens trivsel, sammanhållningen på en avdelning eller effektiviteten i arbetet. Möjligheten till personliga möten är en stor fördel. 

Nackdelar: Att arrangera ett event innebär som regel mycket arbete, ofta mer än vad man tror. Se därför till att de personella resurserna finns så att ett fåtal medarbetare inte får dra ett alltför tungt lass. 

När använda/kriterier/exempel: Planera och genomför ett event för att göra något festligt, något som bryter av mot vardagen.

När ska event inte användas: Genomför inte ett event om det inte finns tillräckligt med tid för planering eller information.

Kontakt, hur gör man: God planering och framförhållning är A och O för att genomföra ett lyckat event. Det går alltid att fråga kolleger som har erfarenhet. 

Tillbaka till sidans topp

Interna fakultetswebbar

Beskrivning: På medarbetarwebben (MW) finns en huvudingång/flik som kallas Riktade sidor, med information speciellt riktad till avgränsade, interna målgrupper. En sådan målgrupp är medarbetare vid respektive fakultet. Under Riktade sidor finns interna fakultetssidor som ska innehålla information riktad enbart till fakultetens medarbetare och vara anpassad för dessa besökare.

Respektive fakultetskommunikatör är ansvarig för de interna fakultetssidorna.

Målgrupp: Anställda vid respektive fakultet.

Kriterier/riktlinjer: Sidorna ska fungera som en ingång på webben för att medarbetarna ska hitta relevant information som rör det dagliga arbetet som inte rör hela SLU. All väsentlig fakultetsspecifik information som rör medarbetarna ska finnas tillgänglig via fakultetssidorna.

Förutsättningar: Kännedomen om vad som går att hitta på de interna fakultetswebbarna är möjligen lite ojämn, så viktig information kan med fördel spridas som länkar i mejl eller nyhetsbrev.

Användaren behöver aktivt besöka sidorna för att ta del av informationen där, och informationen kan därför behöva stöttas av andra kanaler för att nå god spridning. Fakultetsspecifik information som går ut t.ex. via mejl får gärna länka till informationssidor på MW, dels för att minska mängden information i e-posten och dels för att öka kännedomen om fakultetssidorna på MW.

När inte använda: Ingen dubbelpublicering får ske. I de fall central information finns ska fakultetssidorna länka dit.

Kontakt/hur gör man: Kontakta din fakultetskommunikatör om du ser att något behöver publiceras på de interna fakultetssidorna. 

LTV: https://internt.slu.se/riktat/interna-fakultetssidor/ltv/

NJ:   https://internt.slu.se/riktat/interna-fakultetssidor/nj-fak/

S:    https://internt.slu.se/riktat/interna-fakultetssidor/s-fak/

VH: https://internt.slu.se/riktat/interna-fakultetssidor/vh-fakulteten/

Tillbaka till sidans topp

Interna webbnyheter

Beskrivning: De interna nyheterna ingår i publiceringsverktyget för SLU-webben och är en funktion för att kommunicera med medarbetare vid SLU. Medarbetarwebbens (MW) nyheter kan läsas av alla. Nyheterna kan publiceras på startsidan och/eller på enhets- eller projektnivå. 

Målgrupp: anställda vid SLU.

Vem kan använda: alla webbpublicerare kan publicera nyheter. Var nyheten visas styrs av vilka kategorier/taggar som webbpubliceraren väljer. Publicering av nyheter på startsidan ska alltid godkännas av webbredaktionen först.

När använda/kriterier/exempel: när man har behov sprida information om som behövs i arbetet eller interna händelser som berör många, t.ex. styrelsebeslut (policydokument), förändringar i avtal, utmärkelser etc.

När inte använda/alternativ: Interna nyheter kan ofta bestå av relativt kort information och länka vidare till dokument/andra webbsidor. Längre artiklar, fördjupningar, personporträtt ska hellre publiceras i personaltidningen Resurs.

Nyheter som publiceras på externwebben (EW) ska som regel inte publiceras på MW, enligt nuvarande riktlinjer. Alla anställda förutsätts hålla koll på nyheterna själva på både EW och MW.

Kontakt/hur gör man: internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/webbpublicerare/episerver/sidtyper/nyhetsartikel/

Kommentar: Interna nyheter ska finnas på både svenska och engelska i de fall det är relevant.

Tillbaka till sidans topp

Internt webbkalendarium

Beskrivning: Det interna kalendariet ingår i publiceringsverktyget för SLU-webben och är en funktion för att dela information. Medarbetarwebbens (MW) kalendarium är öppet för alla att läsa. Händelser kan visas på olika nivåer, på MW:s startsida, eller på enskilda enheter.

Målgrupp: alla vid SLU.

Vem kan använda: alla med behörighet i publiceringsverktyget. Undantaget är disputationer/lic-föreläsningar, som bara ska läggas in på fakultetskanslierna.

När använda/kriterier/exempel: när man har behov av att sprida information om interna händelser som berör många.

När inte använda/alternativ: Kalendariet ska inte användas för händelser som bara berör ett fåtal personer. MW-kalendariet ska inte användas för externa händelser, om inte någon SLU-are är med som föredragshållare el dyl. Händelser som finns i det externa webbkalendariet bör inte även publiceras på MW, som regel. Disputationer exempelvis ska inte visas på MW:s startsida, utan hör hemma på externwebben.

Kontakt/hur gör man: internt.slu.se/riktat/administrativa-roller/webbpublicerare/episerver/skapa-floden/skapa-kalendarium/

Tillbaka till sidans topp

Medarbetarwebbens startsida

Beskrivning: Medarbetarwebben (MW) är de anställdas plats att hämta och förmedla information och tjänster som behövs i arbetet. Startsidan består av en mer statisk del, med huvudingångar till informationssidor, tillgång till generella verktyg och system, genvägar till support samt knappar med genvägar till de mest använda verktygen eller tjänsterna.

I den mer föränderliga delen finns som regel interna nyheter, internt kalendarium och utrymme för puffar (bildknappar) för olika aktualiteter. Det är där som det finns möjlighet att använda MW-startsidan som en kanal för intern kommunikation.

Vid behov går det även att lägga in fler fält på sidan, t.ex. i samband med hedersdoktorsföreläsningar eller andra aktualiteter som behöver extra utrymme. Strävan är att hålla startsidan så kort som möjligt för att minimera behovet att skrolla på sidan.

Interna nyheter och kalendarium beskrivs under egna rubriker på denna sida, nedan beskrivs puffarna.

Målgrupp: alla anställda

Vem kan använda: puffarna görs som bildknappar i webbpubliceringssystemet Episerver, och läggs upp av huvudredaktören för medarbetarwebben i första hand. Alla anställda kan föreslå bildknappar.

När använda/kriterier: när man vill visa upp något som kan vara intressant för många anställda, och som man kan behöva lyfta lite extra, som ett komplement till andra kanaler som också använts. Det måste finnas en webbsida med mer information att länka till från puffen.

Exempel: nomineringar av olika slag (pedagogiska priset, förtjänstmedaljerna), deadlines för ansökningar, events. Rektorsbloggen och Resurs har fasta puffar för att hjälpa anställda att hitta dem.

När inte använda/alternativ: puffarna bör inte användas för saker som är intressanta för endast ett fåtal personer.

Kontakt/hur gör man: föreslå en puff genom att mejla webbredaktionen@slu.se. Bifoga en användbar bild (minst 880x660 px), förslag till rubrik och en kort text (30 respektive max 125 tecken inklusive blanksteg) samt url till sida att länka till från puffen. Puffar kan göras både för svenska och engelska startsidorna.

Tillbaka till sidans topp

Mejl till alla-sluarelistan

Beskrivning: en möjlighet att skicka ut mejl på bred front till alla SLU-anställda, från adressen alla.sluare@slu.se.

Målgrupp: alla SLU-anställda, oberoende av befattning

Vem kan använda: behöriga redaktörer, i första hand på kommunikationsavdelningen

När använda, kriterier:

  • ska gälla brådskande och/eller viktig information som behöver nås av alla anställda. Innehållet i mejlet bör kunna beröra en stor andel av mottagarna av mejlet. 
  • ska användas sparsamt och samordnat, så att inte mottagarna översköljs av alla-mejl 
  • ska inte innehålla bilagor eller bilder

Exempel: säkerhetsvarningar, akademiska högtider, nomineringar, stora event inom universitetet, uppmaningar om fakturahantering, avtal om ny resebyrå osv.

När inte använda: ska inte användas i stället för att kommunicera på andra sätt, t.ex. lägga ut information på webben, utan är ett komplement att använda vid behov!

Alternativ: nyhet eller kalenderhändelse på medarbetarwebben

Kontakt/hur gör man: Fundera först på om ditt budskap stämmer med kriterierna ovan och bör skickas ut på alla-sluaremejlen. Se också till att det finns information på SLU-webben att länka till i mejlet. Ta därefter kontakt med mia.grondahl@slu.se eller li.gessbo@slu.se, i god tid innan mejlet behöver skickas ut. 

För att få bästa effekt av ett utskick bör det vara minst fyra dagar mellan utskick och det utskicket handlar om. Kommunikationsavdelningen behöver två dagar för handläggning.

Ditt mejlade underlag ska innehålla:

  • en mycket kortfattad text, på både svenska och engelska 
  • en länk till mer information på en sida på SLU-webben
  • en kort och klar beskrivning i rubrikraden så att det är lätt för mottagaren att se vad mejlet handlar om, både på svenska och engelska
  • namn på en kontaktperson. 

Tillbaka till sidans topp

Mejl till alla-ortslistorna

Beskrivning: en möjlighet att skicka ut mejl på bred front till alla SLU-anställda på en huvudort, från någon av adresserna uppsala-alla@slu.seskara-alla@slu.sealnarp-alla@slu.seumea-alla@slu.se.

Målgrupp: alla på någon av huvudorterna, oberoende av befattning

Vem kan använda: behöriga redaktörer för de olika adresserna, i första hand på kommunikationsavdelningen eller särskilt utsedda på orterna

När använda, kriterier:

  • ska gälla brådskande och/eller viktig information som behöver nås av alla anställda på orten. Innehållet i mejlet bör kunna beröra en stor andel av mottagarna av mejlet. 
  • de bör göras på både svenska och engelska 
  • ska ha en kort och klar beskrivning i rubrikraden så att det är lätt för mottagaren att se vad mejlet handlar om, gärna både på svenska och engelska
  • bör innehålla en länk till mer information på en sida på SLU-webben
  • ska innehålla namn på en kontaktperson
  • ska inte innehålla bilagor eller bilder
  • ska användas sparsamt och samordnat, så att inte mottagarna översköljs av alla-mejl

Exempel: event på campusområdet, händelser på orten, efterlysningar osv.

När inte använda: bör inte användas i stället för att kommunicera på andra sätt, t.ex. lägga ut information på webben. Är ett komplement att använda vid behov. 

Alternativ: nyhet eller kalenderhändelse på medarbetarwebben

Kontakt/hur gör man: Fundera först på om ditt budskap stämmer med kriterierna ovan och bör skickas ut på ortsmejllistan. Om möjligt se till att det finns information på SLU-webben att länka till i mejlet. Ta därefter kontakt med:

alnarp-alla@slu.se: anette.neldestam@slu.se
skara-alla@slu.se: vanja.sandgren@slu.se
umea-alla@slu.se: servicecenter@slu.se
uppsala-alla@slu.se: marten.granert@slu.se

Tillbaka till sidans topp

Mejl till andra mejlgrupper

Beskrivning: Färdiga mejllistor till olika enheter finns att hämta i Idis (identitetskatalog). Även i Outlook finns e-postlistor till yrkesgrupper och organisatoriska enheter, exempelvis prefekter, doktorander, fakulteterna, institutioner, administrativa avdelningar. Dessutom har ibland fakulteterna egna listor, liksom institutionerna och andra enheter.

Målgrupp: Anställda med en gemensam befattning eller inom samma organisatoriska enhet.

Vem kan använda: Alla medarbetare har tillgång till dessa listor, men utse gärna vilka personer som ska få skicka inom den egna organisationen. Använd inte en större grupp än meddelandet kräver. 

När använda/kriterier/exempel: När man snabbt vill nå en grupp medarbetare. Mejl kan vara en enkel form att informera sina medarbetare.

Tänk på att tillämpa den grafiska profilen, även i interna mejl. Det är typsnittet Arial som gäller, och det finns riktlinjer att följa för signaturen

När inte använda/alternativ: Tänk på att innehållet ska vara relevant för mottagarna, och att inte mejllistorna ska förlora i värde.

Alternativ: Är gruppen geografiskt samlad kan det vara trevligare och mer effektivt att ha ett möte och träffas personligen. Möten via Skype fungerar också bra. Kanske det fungerar med att publicera en nyhet på webben? Eller både och. Tänk inte bara mejl för att det är enkelt. Bredda ambitionen med fokus på målgrupp och effekt.

Kontakt/hur gör man: e-postadresser till alla på en enhet kan hämtas hos Idis-rapporter. Eller sök efter en e-postgrupp i Outlook: öppna ett nytt mejl, klicka på knappen "Till". Observera att grupper i Outlook behöver administreras för att hållas uppdaterade, så kontrollera att vald grupp når alla som du tror.

Frågor om e-postlistor besvaras av IT-stöd: it-stod@slu.se, 018-67 66 00

Tillbaka till sidans topp

Möten, "analoga"

Beskrivning: Ett möte kan vara upplagt som ett informations-, diskussions- eller beslutsmöte. De olika typerna av möten ställer olika krav på uppläggning. 

Fördelar: Det finns många fördelar med att anordna ett fysiskt möte där deltagarna sitter tillsammans. Kommunikationen mellan deltagarna är ur teknisk synpunkt helt oproblematisk, och det kan vara ett enkelt sätt att uppnå resultat och trivsel. 

Personliga möten, med allt från två till hundratals deltagare, kan vara ett väldigt effektivt sätt att kommunicera och skapa sammanhållning.

Personliga möten är ett oslagbart sätt för en chef att kommunicera med sina medarbetare. Medarbetare sätter högt värde på det personliga mötet med sin chef, så i den mån det går att använda är det oftast den bästa kommunikationskanalen.  

Nackdelar: Eftersom SLU har medarbetare på många orter i Sverige kan det innebära mycket resande för att vara med på fysiska möten, med höga kostnader och klimatbelastning som resultat.

När inte använda/alternativ: Kanske går det att avhandla det tänkta mötets flesta punkter i en mindre krets och inte kalla till ett större möte. Eller använda en annan informationskanal. Om det t.ex. främst handlar om ren information kan mejl ibland vara ett alternativ.

Hur gör man, stöd/manualer: Det finns all anledning att se över rutinerna då man anordnar ett möte. Här är några punkter:

  • Ha alltid ett tydligt syfte med mötet. Kommunicera det till de som ska delta. 
  • Ofta behövs en dagordning. Skicka den till deltagarna någon dag innan mötet ska hållas. Kanske finns det någon som föreslår ytterligare en punkt.
  • Utse en ordförande för mötet. Ordföranden fördelar ordet, ser till att alla får komma till tals och att tider hålls. 
  • Om kritik behöver riktas mot någon enskild görs det givetvis efter mötet och mellan fyra ögon.
  • Utse gärna i förväg någon som skriver minnesanteckningar eller mötesprotokoll. 
  • Sammanfatta mötet på slutet och upprepa gärna i korthet vilka beslut som är fattade, vem som ska göra vad och när det ska vara klart. 

Tillbaka till sidans topp

Möten, "digitala" 

Beskrivning: Digitala möten är ett bra komplement till de fysiska mötena, särskilt med tanke på att verkamheten inom universitetet är så spridd i landet.

Det finns två sorters digitala möten på SLU: Skype for business och videokonferens.

Vid Skype for business sitter deltagarna uppkopplade vid sina datorer och kommunicerar med varandra via headset och kamera på datorn. Ibland kan några deltagare sitta samlade på samma plats och se de andra deltagarna på tv- eller datorskärmar. Möten via Skype kan alla bjuda in till själva, via Outlook. Mer om Skype for business längre ner på sidan. 

Vid videokonferens kopplas olika mötesrum till varandra, och deltagarna sitter runt bord och kommunicerar via en kamera och mikrofoner i rummet. Möten med videokonferens beställer man av AV-stöd, se nedan.  

Målgrupp: Medarbetare som behöver mötas trots placering på olika orter i landet. 

Fördelar: Den stora fördelen är att deltagare slipper resa till mötet, med mindre tidsåtgång, lägre kostnade och minskad klimatbelastning som följd. 

Nackdelar: Vid möten där flera deltagare deltar via en skärm kan små saker störa kommunikationen väldigt mycket. Det kan ta tid att få igång tekniken så planera in tid för att komma igång. Om man måste lägga tjugo minuter på att få kontakt med alla deltagare får mötet inte någon bra start.

Vem kan använda: Alla anställda. 

När använda/kriterier/exempel: Digitala möten lämpar sig bäst

  • för möten inom organisationen
  • när mötet är högst två timmar långt
  • när mötesdeltagarna har träffats tidigare och helst känner varandra
  • när det gäller regelbundet återkommande möten för till exempel avrapporteringar, presentationer, uppföljningar, kortare diskussioner 

När inte använda/alternativ: När det är mer komplicerade eller känsliga ämnen på agendan och då externa deltagare ska vara med på mötet.

Hur gör man, stöd/manualer:

Ska alla deltagare ansluta sig till mötet via Skype for business är det enkelt att anordna ett sådant möte själv via mötesfunktionen i Outlook. 

Kontakta AV-stöd om du behöver hjälp: videokonferens@slu.se, 018-67 6600 tonval 2.

Tips:

  • Digitala möten kräver andra saker av deltagarna än vid analoga möten. Det är mycket av den vanliga kommunikationen som faller bort vid ett möte där deltagarna inte har ögonkontakt rakt över bordet. 
  • Boka gärna ett videokonferensmöte med start 15 minuter före själva mötets start, så kan uppkopplingarna kontrolleras och justeras i tid innan mötet ska starta. 
  • De som sitter vid sina datorer ska ha headset och kamera. Datorns mikrofon är otillräcklig.
  • Mikrofonen ska gärna också stängas av när man själv inte pratar, annars kan det bli många störningsljud, även om man tror att man sitter tyst.
  • Det krävs lite träning för att ett uppkopplat möte ska fungera smidigt. Det går utmärkt att öva sig och anordna ett digitalt möte även om deltagarna sitter på samma ort.

Tillbaka till sidans topp

Nyhetsbrev

Beskrivning: Nyhetsbrev kan produceras i vanligt mejl, som text- och bildfil i Indesign, Word eller annat program eller i ett särskilt verktyg för nyhetsbrev, t.ex. Apsis.

Det verktyg som kan erbjudas för SLU:s del är Apsis, där stöd kan ges i form av utbildning och utformning av sidhuvud för nyhetsbrevet. Nedan beskrivs Apsis

Tekniken bygger på att man publicerar en text i Apsis och länkar till en sida på SLU-webben för att läsa resten. Nyhetsbrevet skickas ut i mejl som är formgivet efter mall med texter och bilder i olika moduler.

Målgrupp: Olika interna och externa målgrupper 

Fördelar: En stor fördel med Apsis är att man kan ha många bilder och ett snyggt layoutat utskick. Det är även lätt att länka till webbsidor och filmer och få statistik på hur många som öppnar brevet och klickar på länkar. Det går att lägga in i Facebook för ytterligare (extern) spridning. Går att öppna i mobiltelefon och på platta.

Nackdelar: Går inte att skriva ut innehållet i sin helhet när brevet har länkar till innehåll på webbsidor. Har inte responsiv design. 

Vem kan använda: Den som ska producera ett nyhetsbrev i Apsis bör vara en van skribent samt ha kunskaper i Photoshop/bildhantering. 

När använda/kriterier: 

  • När en enhet/projekt har behov av att kommunicera sin verksamhet.
  • Se till att det är avsatt tillräckligt med tid för produktionen.
  • Tänk också på att det går att fullfölja satsningen, så att nyhetsbrevet har en kontinuitet i utgivningen. 

Exempel:

När inte använda/alternativ: Påbörja inte ett nyhetsbrev om behov, målgrupp, syfte, resurser osv. inte är analyserat.  

Hur gör man, stöd/manualer: Börja med att kontakta kommunikationsavdelningen. Ett nyhetsbrev måste göras med SLU:s grafiska profil som grund. Det innebär bland annat att nyhetsbrevet ska förses med ett sidhuvud enligt profilen. Siduvudet produceras på kommunikationsavdelningen. För att utbilda sig i verktyget får man gå en kurs hos Apsis.

Allt du behöver veta om att starta ett Apsis nyhetsbrev samt kontaktuppgifter finns att läsa på internt.slu.se/stod-service/admin-stod/kommunikation/kanaler/digitala-nyhetsbrev/, med undersidor.   

 

Tillbaka till sidans topp

Personaltidningen Resurs 

Beskrivning: Resurs är SLU:s personaltidning på webben. Artiklar och notiser skrivs och publiceras kontinuerligt. Ett nyhetsbrev samlar det senast publicerade materialet och skickas till samtliga anställda samt prenumeranter var sjätte vecka (uppehåll i december, juli och augusti).

Huvudredaktören leder arbetet. Resurs har fem redaktörer på SLU:s fyra orter Umeå, Uppsala, Skara och Alnarp som producerar och publicerar material. Det ger ett orts/campusperspektiv vilket knyter ihop SLU i Sverige.

Skribenter rekryteras från kommunikatörsnätverket vid SLU, övriga medarbetare är också välkomna att bidra med material. Externa skribenter anlitas vid behov, till exempel för krönikor.

Målgrupp:

  • Primär målgrupp: medarbetare vid SLU 
  • Sekundär målgrupp: studenter vid SLU och alumner
  • Övriga

Riktlinjer: Resurs ska engagera och uppmuntra till medverkan med möjlighet att kommentera innehållet. Resurs ska vara öppen för dialog och debatt, och sträva efter att frågor eller kritiska synpunkter besvaras.

Allt innehåll, det gäller också kommentarer och inlägg, ska följa SLU:s allmänna principer för värdegrund, webbpublicering och sociala medier.

Resursredaktionen välkomnar insänt material. Återanvändning av material från övriga kanaler kan gärna ske, material från Resurs kan också återanvändas i andra kanaler. Resurs, medarbetarwebben och andra kanaler ska samverka för att skapa effektiv och tydlig internkommunikation.

Kontakt/hur gör man: Vill du skriva eller tipsa? Kontakta huvudredaktören
vanja.sandgren@slu.se eller redaktionen resurs@slu.se. Det går också bra att kontakta respektive orts-/fakultetsredaktör

Se Resurs här resurs.slu.se

Tillbaka till sidans topp

Sharepoint

Beskrivning: Sharepoint, eller virtuell arbetsplats, är en funktion för att lagra, dela och få åtkomst till information och dokument. Även personer som inte är anställda vid SLU kan ges åtkomst till en Sharepointplats. SLU har ett centralt avtal för användning av Sharepoint via IT-avdelningen.

Målgrupp: alla enheter och projekt på SLU

Vem kan använda: alla SLU-anställda kan beställa en Sharepointsida. Det kostar ingenting upp till 10 GB lagring. Kostnader för större lagring än så ska godkännas av chef.

När använda/kriterier/exempel: när man inom en enhet har behov av att lagra och/eller dela dokument, och vill kunna styra vilka som ska ha åtkomst till dokumenten. Det gör också att ingen obehörig kan komma åt dokumenten.

När inte använda/alternativ: En Sharepointplats kan vara svår att överblicka, så om man vänder sig till en stor målgrupp eller behöver ge fortlöpande information/bulletiner om något som pågår, är det troligen inte det lämpligaste. Då kan sociala medier eller en webbsida under slu.se vara bättre.

Kontakt/hur gör man: Beställning av en Sharepointplats görs hos IT-stöd, it-stod@slu.se. Sharepoint kan läggas upp för alla enheter och projekt på SLU. Manualer för olika åtgärder finns på arbetsplats.slu.se/Delade%20dokument/Forms/AllItems.aspx.

Tillbaka till sidans topp

Skype for business

Beskrivning: Skype for business är ett kommunikationsverktyg som låter dig och dina kollegor på SLU arbeta tillsammans oavsett var ni befinner er. Skype for business är integrerad med Outlook vilket gör att du lätt kan se när en kontakt är tillgänglig.

Målgrupp: anställda och studenter

Förutsättningar: Skype for business ger anställda och studenter vid SLU genom AD-inloggning tillgång till videosamtal, chatt, röstsamtal och möjlighet att visa/dela dokument med andra användare.

Du kan använda Skype for business från din dator, surfplatta och smartphone med stöd för Windows, Mac iOS, Android och Windows Phone.

Kontakt/hur gör man

  • Läs mer om att använda Skype for business under digitala möten
  • Vid frågor kontakta IT-stöd eller din IT-samordnare. För Mac-datorer kan särskild hjälp behövas för att installera och komma igång med Skype.

Tillbaka till sidans topp

 

Sidansvarig: mia.grondahl@slu.se