SLU-mallar för Word

Om du har en SLU-dator

Om du har en dator med standardinstallation från IT-avdelningen är mallarna redan installerade. Välj Arkiv > Nytt i Word, välj språkmapp och sedan den mall du vill använda.

Om du har en annan dator

Om du inte har en SLU-dator måste du själv ladda ned mallarna och installera dem. Instruktionen gäller Office 2016.

Börja med att ange var du sparar dokumentmallar så att Word hittar dem när du skapar nya dokument.

1. Öppna mappen ~\Dokument\Anpassade Office-mallar.
   
   
2. Klicka i adressfältet i Utforskarens ovankant Dokument\Anpassade Office-mallar. Då visas sökvägen till mappen. Kopiera sökvägen.
   
   
3. I Word väljer du sedan Arkiv > Alternativ > Spara och
   klistrar in sökvägen i rutan Standardplats för personliga mallar.
   
   
4. Ladda ned den eller de mallar du vill använda från listan nedan. Du kan högerklicka på den och spara den direkt i mappen Anpassade Office-mallar.
   
   
5. Om du redan har laddat ned mallarna till en annan mapp flyttar du dem till mappen Anpassade Office-mallar.

Klicka på den mall du vill ladda ned. Detta är de svenska mallarna. De engelska mallarna kan du ladda ned från den engelskspråkiga sidan.

• Allmän
• Beslut
  
• Internt styrande dokument 
• Kallelse
• Kallelse - lärarförslagsnämnd och docentnämnd 
• Protokoll

Om du har en SLU-dator

Om du har en dator med standardinstallation från IT-avdelningen är mallarna redan installerade. Välj Nytt i Word, välj språkmapp och sedan den mall du vill använda.

Om du har en annan dator

Om du inte har en SLU-dator måste du själv ladda ned mallarna och installera dem. Instruktionen gäller Office 2019.

Installera samtliga mallar (Office 2019)

1. Ladda ned SLU-mallarna.
   
   
2. Dubbelklicka på filen SLU-templates_2021.dmg i mappen Hämtade filer.
   
   
3. Dra den eller de mallmappar du vill installera till genvägen Templates.

Öppna Word och välj Nytt. Mallmapparna ska nu vara synliga:

Om du inte ser mallmapparna kan du behöva söka efter dem. Det behöver du bara göra första gången du ska använda dem. Skriv ”SLU” i sökfältet i det övre högra hörnet i Word-fönstret.

Installera enstaka mallar (Office 2019)

Detta är de svenska mallarna, de engelska mallarna laddar du ned från den engelskspråkiga sidan.

• Allmän
• Beslut
• Internt styrande dokument 
• Kallelse
• Kallelse - lärarförslagsnämnd och docentnämnd 
• Protokoll

1. Ladda ner den mall du vill installera till din dator.
   
   
2. Öppna Finder.
   
   
3. Tryck på Commando + Shift + G på ditt tangentbord, eller klicka på Gå uppe till vänster på skärmen och välj Gå till Mapp…
   
   
4. Skriv in (eller kopiera/klistra in) ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates/ och tryck på Gå.
   
   
5. Dra mallarna du laddade ner tidigare till den här mappen. Om du vill kan du skapa undermappar i denna mapp för att skilja de svenska och engelska mallarna åt.
   
   
6. Öppna Microsoft Word, mallarna ska nu vara tillgängliga.

För att använda en mall klickar du först på mallen och sedan på Skapa. Om du redan har öppnat ett dokument väljer du istället Arkiv > Ny från mall.

Använda mallarna för andra dokumenttyper

Mallen Allmän

Mallen Allmän kan användas för intyg, brev, PM och andra dokument där det bara behövs en grund i form av dokumenthuvud och format för rubriker och brödtext.

Brev

Som avslutningsfras i brev använder du Med vänlig hälsning eller Enligt uppdrag. Lägg även till rubrikerna Sändlista och Kopia för kännedom om de behövs.

Promemoria (PM)

Om du använder mallen Allmän för att skriva en promemoria bör du lägga till följande:

Rubriken "Målgrupp och syfte"

Ange vem som har initierat promemorian och för vem den i första hand är skriven. Det kan vara universitetsstyrelsen, rektor, en fakultetsnämnd, dekan, universitetsdirektören etc.

Ange även varför den har skrivits och vad den förväntas leda till, till exempel en ändring av ett regelverk eller hur en viss situation ska hanteras.

Sammanfattning

En promemoria bör också ha en sammanfattning. Sammanfatta innehållet så kortfattat som möjligt och ange tydligt vilka förändringar och konsekvenser eventuella förslag har. Sammanfattningen ska helt bygga på vad som står i själva promemorian. Den ska inte innehålla någon ny information. Sammanfattningen bör vara högst två sidor.

Innehållsförteckning

Lägg gärna till en innehållsförteckning om det är en längre text. Välj Innehållsförteckning från menyn Referenser i Word.

Du uppdaterar en innehållsförteckning genom att klicka först i innehållsförteckningen och sedan på Uppdatera tabell på den grå flik som visas. Välj Uppdatera hela tabellen. Du kan också klicka i innehållsförteckningen och sedan trycka på F9, eller högerklicka och välja Uppdatera tabell.

Mallen Beslut

Förenklat beslut

För enklare beslut är rubrikerna Motiv till beslutet och Beslutets innebörd och bedömda konsekvenser inte nödvändiga utan kan strykas.

Begäran

Mallen för beslut kan också användas för att skriva en begäran. En begäran skickas från en underställd nivå till en högre nivå, till exempel från en dekan till rektor eller från en fakultetsnämnd till styrelsen.

Det blir enklare för mottagaren att bereda ärendet om alla fakta och motiv finns redovisade. Det ska klart framgå vad den som sänder in begäran vill, till exempel vilket regelverk som ska ändras, hur mycket det kan komma att kosta och vilka motiv som ligger bakom begäran.

Det ska vara lätt för mottagaren att förvandla en begäran till ett beslut, därför är det bäst att använda beslutsmallen om du behöver skriva en begäran.

Mallen Kallelse

Det finns två mallar för kallelser:

• allmän kallelse till sammanträde/möte
• kallelse till nämnder där protokoll förs för ett beslutsärende i taget, till exempel lärarförslagsnämnder och docentnämnder.

För enklare möten kan du stryka förslaget till föredragningslista.

Rapporter

För rapporter finns ingen gemensam SLU-mall, men du kan använda en av mallarna nedan.

• SLU-bibliotekets rapportmall
• Rapportmall från institutionen för vatten och miljö
• Instruktion till rapportmallen från institutionen för vatten och miljö