Att använda sociala medier i tjänsten

Senast ändrad: 28 juni 2017

Ska SLU använda sociala medier? Självklart! Det är ett sätt att nå och engagera våra målgrupper, nya som gamla. Här finns arenor som möjliggör dialog och tvåvägskommunikation, och på köpet snabbar upp kommunikationsinsatserna.

För universitet kan sociala medier vara verktyg som gör oss mer tillgängliga, som hjälper oss att fullgöra vårt samverkansuppdrag och att engagera alla intresserade i en dialog om forskningsrön och nya kunskaper. Sociala medier är också en utmärkt arena för marknadsföring och för att attrahera till exempel blivande studenter och anställda.

Men det är också kanaler som bör användas med sunt förnuft. En gyllene regel är att oavsett i vilka kanaler vi kommunicerar, så är SLU en myndighet med ansvar både för vår egen information och, om informationen publiceras i ett forum vi driver, för vad vår motpart i dialogen publicerar.

Vi är myndighetsrepresentanter ­och vi ska alltid agera i enlighet med de lagar och riktlinjer som gäller. Sociala medier är inget undantag. Det innebär till exempel att sådant som kan betraktas som myndighetsärenden måste handläggas enligt gällande regler.

SLU:s vision är att vara ett universitet i världsklass inom livs- och miljövetenskaper. Användningen av sociala medier ska, precis som all annan verksamhet vid universitetet, bidra till denna vision och till att uppfylla verksamhetsmålen.

Checklista innan du sätter igång

  • Har du din närmsta chefs tillstånd att använda sociala medier i tjänsten?
  • Vilken är din målgrupp? Vilka vill du möta – andra forskare, studenter eller en intresserad allmänhet? En definierad målgrupp gör det lättare att anpassa innehållet.
  • Har du tid och resurser för att underhålla närvaron i sociala medier och svara på kommentarer?
  • Inventera vad som redan görs i SLU:s namn. Kanske kan du samarbeta med någon som redan har en sida i sociala medier?

Personligt men inte privat

I sociala medier förväntar sig många ett personligare tilltal än i vanlig myndighets- eller akademisk kommunikation. Undersökningar visar också att det är en framgångsfaktor att hålla en personlig stil. Däremot passar det inte att vara privat när man använder sociala medier i tjänsten.

Hur bör man uppträda i sociala medier?

Som anställd vid SLU ska du naturligtvis alltid följa de aktuella lagar, policyer och riktlinjer som gäller för anställningen, även när du är aktiv på nätet.

Vid samtal i sociala medier i arbetet finns dessutom några grundregler som du bör följa, oavsett vilken tjänst du för tillfället använder:

  1. Var transparent och tydlig
  2. Bidra med din kompetens
  3. Var ärlig och ansvarstagande
  4. Var tillmötesgående och visa gott omdöme
  5. Respektera andras sätt att uttrycka sig
  6. Skydda konfidentiella interna uppgifter
  7. Respektera upphovsrätten
  8. Var varsam med SLU:s resurser
  9. Samarbeta med experter inom IT och säkerhet

1. Var transparent och tydlig

Uttalar du dig i egenskap av SLU-anställd ska du alltid vara noga med att berätta vem du är, var du jobbar och dessutom fundera över om det ingår i din roll att uttala dig i ämnet. Redovisa alltid egna särintressen med anknytning till ämnet. Även om du kommenterar frågor som rör SLU men ger dina personliga reflektioner, så är det viktigt att du ändå är öppen med var du arbetar. Komplettera i sådana fall ditt inlägg med en text som säger: "De åsikter som redovisas här är mina egna och delas inte nödvändigtvis av Sveriges lantbruksuniversitet".

Sträva alltid efter att ge så komplett information som möjligt i profilbeskrivningar för sociala nätverk. För officiella konton ska det alltid finnas en slu.se-adress för kontakt.

2. Bidra med din kompetens

Skriv inlägg och bidra till dialogen inom dina egna specialområden. Kunskapsnivån inom olika forum kan variera avsevärt och det är viktigt att du är väl bekant med de forum där du uttalar dig. Om du tycker att ett inlägg bör besvaras men känner tveksamhet angående forumet, eller din kompetens inom området, bör du i stället tipsa pressansvariga om inlägget, så att de kan hitta en kompetent person som besvarar det.

3. Var ärlig och ansvarstagande

Undanhåll inte information, men lova inte mer än du kan hålla. Har du gjort ett misstag och lämnat felaktig information, så erkänn detta och rätta det omedelbart och med en tydlig hänvisning. Sociala medier ger dig närmast oändliga möjligheter att uttrycka dina synpunkter. Med dessa möjligheter följer också ett ansvar för vad som sägs. Ärlighet och ansvarstagande skapar förtroende både för dig själv och för SLU.

4. Uttryck dig korrekt och visa gott omdöme

Var alltid hövlig och vänlig. Kortfattad skriftlig information av den typ som det ofta handlar om inom sociala medier kan ibland uppfattas som mycket tuffare av mottagaren än vad sändaren avsåg. Detta gäller i synnerhet i diskussioner där parterna har vitt skilda uppfattningar. Även om du uppfattar ett inlägg som negativt och felaktigt – håll dig lugn, förklara din ståndpunkt sakligt och undvik meningsutbyte i affekt. Använd ett vårdat språk och undvik svordomar och annan jargong som kan väcka anstöt. Använd aldrig en nedlåtande ton mot eller om andra. Tänk också på att ditt svar, även om det är riktat till en viss person, kommer att läsas av många andra. Att tänka efter en extra gång innan du postar ett inlägg och använda sunt förnuft hjälper dig att ge ett sansat och vederhäftigt intryck.

5. Respektera andras rätt att uttrycka sig

Yttrandefriheten är en grundläggande rättighet i ett demokratiskt samhälle. Det innebär i detta fall att var och en är i sin fulla rätt att ge uttryck för både positiva och negativa synpunkter på dina favoritämnen.

Att andra talar om SLU:s ämnen är en realitet och något som i längden gynnar universitetet. Vi kan inte kontrollera denna kommunikation, men vi kan delta, ge vår syn och rätta direkta felaktigheter.

6. Skydda konfidentiella interna uppgifter

Lämna aldrig ut konfidentiell information om enskilda personer, ej publicerad forskning, upphandlingar, anställda eller liknande. När det gäller andras spekulationer kring sådana konfidentiella interna uppgifter är det oftast bäst att inte svara alls. Dementerar du påståenden vid ett tillfälle och inte vill svara vid ett annat, så kommer slutsatsen från läsarna att vara att spekulationen stämmer i det andra fallet.

Fråga alltid andra personer om tillåtelse innan du skriver något om dem.

7. Respektera upphovsrätten

SLU:s officiella logotyp får endast användas för godkända ändamål. Det är inte tillåtet att använda SLU:s logotyp som privat profilbild eller på en blogg som är din privata. Använd aldrig andras material utan tillåtelse och var noga med att ange källor och följa de upphovsrättsliga regler som gäller för olika publikationer.

Använd gärna externa länkar för att peka på dina källor, men var noga med att kontrollera vem du länkar till och visa tydligt att det är en extern länk. Var medveten om att en länk kan uppfattas som om SLU rekommenderar en viss leverantör. Det finns också risk att den plats du länkar till ändrar sitt innehåll till något som SLU inte vill förknippas med. Var därför källkritisk och länka endast till platser som drivs av seriösa ägare.

8. Var varsam med SLU:s resurser

Möjligheten att vara ständigt uppkopplad gör att gränsen mellan privatliv och arbetsliv blir allt otydligare. Många anställda kontrollerar sitt e-postkonto hemifrån, och får ibland privat e-post till arbetet. Vissa passar också på att kolla sin Facebook eller Twitter på jobbet.

Delar av nyhetsflödet på dessa tjänster kan vara av privat karaktär medan annat är av professionellt intresse. För många går det därför inte att dra en skarp gräns mellan privat och yrkesmässig användning av sociala medier. Dock bör privat användning av sociala medier på arbetstid begränsas till ett minimum.

9. Samarbeta med experter inom IT och säkerhet

Sociala medier är ett snabbt och effektivt redskap för att sprida information. Tyvärr är det också ett snabbt och effektivt sätt att sprida oönskad information som trojaner, virus och annan skadlig programvara. För att minska sådana risker använder SLU ett antal olika tekniska lösningar som brandväggar, virusskydd med mera. I vissa fall kan dessa begränsa möjligheten att använda sociala medier. Försök aldrig kringgå sådana begränsningar, utan ta vid behov en diskussion med IT-stöd så att de kan undersöka möjligheterna att på ett säkert sätt skapa tillgång till de resurser du behöver nå.

Sidansvarig: maria.bergkvist@slu.se