Inköpsrollen

Senast ändrad: 21 maj 2019

Inköpsrollen är en administrativ roll som finns på varje institution eller enhet. Rollen ger ett första stöd till den egna enheten när det gäller inköpsfrågor och kommunicerar med inköpsenheten.

De administrativa rollerna med tillhörande kompetenskrav är fastställda för institutionsadministrationen. Definition, innehåll och kompetenskrav för inköpsrollen beslutades i december 2012 (dnr SLU ua Fe.2012.1.0-3785):

 

Definition av inköpsrollen

Rollinnehavaren utgör stöd till den egna verksamheten vad avser inköpsinformation och samordning av inköp. Rollen innefattar bl a arbete i e-handelssystemet och förhandssupport till de egna beställarna. 

Arbetsuppgifter

  • Kommunicera med den centrala inköpsenheten vad gäller inköp, vilket innebär:
    - att ta emot och sprida information från inköpsenheten till den egna verksamheten så att inköp kan genomföras på ett korrekt sätt
    - att rapportera problem vid beställningar från ramavtal och andra inköpsproblem samt vidarebefordra frågor och synpunkter som finns inom institutionen/enheten till inköpsenheten.
  • Ge ett första stöd till den egna institutionen/enheten vad gäller inköps- och upphandlingsfrågor.
  • Ge en första support till den egna organisationen när det gäller beställningar i e-handelssystemet.
  • I förekommande fall bidra till inköpssamordnande åtgärder

Kompetenskrav

  • Grundläggande kunskaper om  gällande regler och riktlinjer för SLU:s inköp
  • Kännedom om hur SLU:s inköpsorganisation ser ut och vart man vänder sig för att få hjälp i olika inköpsfrågor
  • Tillräckliga kunskaper i SLU:s e-handelssystem Proceedo för att kunna lägga en beställning och ge förstahandssupport till andra beställare.

Rollinnehavare

Inköpsrollen finns på ett 60-tal institutioner och enheter. Dessa  ingår i inköpsenhetens kontaktnätverk.  Inköpsrollen, som utses av prefekt/motsv,  är en viktig del i förmedlingen av inköpsinformation till verksamheten. 

Utbildning

Det är obligatoriskt för inköpsrollen att genomgå utbildning som beställare i e-handelssystemet Proceedo.

Kommentar till ovanstående beslut 16-06-01:

De allra flesta institutioner har idag en bemannad Inköpsroll. I en del fall behöver rollinnehavare bytas, t ex vid längre ledigheter eller när någon slutar.

Utbildningen för Inköpsrollen genomförs idag i två steg; deltagande i LOU-kurs för behörighet i Proceedo (om personen inte redan har sådan behörighet). därefter en kortare kurs/information kring innehållet i inköpsrollen.

Rutinen för tillsättning av rollinnehavare ser ut som följer:
Förslag på rollinnehavare registreras i IDIS av institutionens katalogroll. Första beslut tas av prefekten. Den föreslagna personen kontaktas sedan av inköpsenheten som efter genomförd utbildning beslutar om godkännande för rollen och registrerar detta i IDIS.
Tänk på att även registrera borttag av rollinnehavare i IDIS.

Sidansvarig: gunilla.ljungqvist@slu.se