FAQ - Frågor och svar Proceedo version 9.0

Senast ändrad: 22 maj 2019

Här nedan hittar du de vanligaste frågorna gällande Proceedo och våra svar på dem.

Allmänt

  • Vem kräver att vi på SLU ska använda elektronisk beställning?
    Kravet på att använda e-handel ställs av regeringen (SFS 2012:544 §3).
    SLU har redan tidigare infört elektronisk fakturering.

  • Måste beställningar godkännas innan de skickas till leverantören?
    Ja. Beställningar i Proceedo ska godkännas för att fakturan ska kunna matchas automatiskt mot beställningen när leveransen registrerats i systemet. Fakturorna behöver då kontrolleras endast om det blir avvikelser. 

  • Finns alla ramavtal i Proceedo
    Ja, i Proceedo är inlagt samtliga ramavtal som slutits av SLU och en del av de statliga ramavtalen. För en del statliga ramavtal finns enbart information i Proceedo. Målet är att även alla statliga ramavtal ska finnas i Proceedo, åtminstone med avtalsinformation.
    I det fall ramavtal saknas för en produkt/tjänst ska beställning göras med fritextformulär – se manual Att göra en beställning. 

  • Måste ramavtal följas även om man hittar billigare produkter hos andra leverantörer?
    Ja, om man upphandlat ramavtal har man förbundit sig att handla från avtalsleverantörerna. Detta är bestämt i lag. Även om man kan hitta enstaka billigare produkter så är ramavtalet sammantaget bättre både vad gäller prisnivåer och villkor.

Tillgång till systemet

  • Hur hittar jag Proceedo?
    Gå in på Medarbetarwebben. Där finns en knapp ”Proceedo – Inköp”.  Den leder till Proceedoportalen.

  • Hur får jag behörighet till Proceedo?
    Alla kan redan idag komma in som tittare i systemet, förutsatt att man är anställd och finns i IDIS. För att få behörighet att beställa eller attestera i systemet krävs att din prefekt godkänt detta och att du gått en obligatorisk utbildning i inköpsregler och hantering av systemet, se kurswebbsida.

  • Hur loggar jag in?
    Du går in via medarbetarwebben (se ovan hur du hittar Proceedo). Där loggar du in med din vanliga ad-inloggning, d.v.s. ditt ad-namn (utan AD eller / framför!)  och ditt ad-lösenord som du har för att logga in på din dator.
    Du kan logga in via dator, mobil eller platta - Proceedos gränssnitt är responsivt, vilket möjliggör att du kan använda samma funktionalitet.

Beställning

  • Jag hittar inte det jag söker i Proceedo?
    Det kan bero på att du söker för detaljerat på produkt, prova några olika varianter av enkla sökord.
    Det kan också bero på att produkten inte är inlagd i katalog i Proceedo utan finns i en s k punchout, alltså i leverantörens webbutik.
    Sen kan det bero på att produkten inte finns bland avtalade produkter. Se nedan om Fritextbeställning. 

  • Om jag behöver köpa något som inte finns i Proceedo, vad gör jag då?
    Använd då formuläret ”Fritextbeställning” (som även finns i engelsk version, där texten till leverantören blir på engelska). I formuläret anger du leverantörens namn, mejladress, beskriver produkten/tjänsten du vill beställa, samt anger antal, enhetspris exkl. moms och totalsumma. Man kan om man vill också fylla i kundnummer och artikelnummer (valfritt).
    För vissa av våra avtalsleverantörer finns särskilda fritextformulär, som är uppsatta att fungera tillsammans med katalogerna. De hittas under respektive leverantör eller under fliken Alternativ. 
    I vissa undantagsfall kan beställning få göras utanför Proceedo, vilka undantagen är beskrivs på inköpsenhetens webbsida för e-handel.

  • Om jag har mycket bråttom att få hem en produkt, hur kan jag göra för att slippa vänta på flödet i Proceedo?
    i speciella nödsituationer när man inte har möjlighet att vänta in flödet för kontering och attestering kan beställningen göras utanför Proceedo. Se om undantag ovan. Sådana avsteg ska ske restriktivt och alltid kunna motiveras. Det bästa är att ha framförhållning och beställa i systemet.

  • Kan jag göra en uppdelning redan från början, om beställningen görs för flera kst/projektnummer/institutioner?
    Du kan lägga in flera konteringsrader per artikelrad. Du kan kontera på de kostnadsställen du har behörighet till.
    Däremot har vi i dagsläget inte tilldelat koder i systemet så att man kan kontera upp för flera institutioner än sin egen. Då attest sker utifrån valt kst, så skulle det innebära fler steg i godkännande-kedjan innan en beställning kan gå iväg till leverantörerna.

  • Om beställningen avser utrustning, hur gör man med uppgifter till anläggningsregistret?
    Beställaren behöver inte fylla i några uppgifter i beställningen. Ekonomiregistreraren kommer att sätta konto i nästa steg och fyller då i uppgifterna till anläggningsregistret.
    Ekonomiregistrerare hittar denna information i handboken för ekonomiregistrerare http://guider.nu/slu/999.guide   

  • Kan jag beställa åt andra?    
    Man kan inte beställa i någon annans referens. Däremot kan man ange en annan persons namn i fältet under Leveransadress om någon annan ska vara mottagare av leveransen.  Observera att det alltid är beställaren som blir mottagare av fakturan i Proceedo om den inte matchar.

  • Hur beställer jag IT-produkter?  
    IT-produkter (Dustin) ska beställas av IT-stöd eller IT-samordnare. Om institutionen/enheten är kunder hos IT-stöd vänder man sig dit och ber dem köpa det som är aktuellt. De måste veta referens, kostnadsställe samt projekt som inköpet ska gå på, så det måste man meddela till dem när man ber dem beställa. Om man unte är kund hos IT-stöd vänder man sig till sin IT-samordnare på institutionen så kan denne göra beställningen om hen får uppgifter som ovan.

  • Hur gör jag om jag vill använda en leveransadress som inte finns upplagd för mig?
    Du kan använda ange en tillfällig adress (klicka på länken Tillfällig adress), vilket innebär att adressen du anger endast avser den aktuella beställningen. (Tänk bara på att ändra adressen om du återanvänder beställningen till någon annan leverantör!).
    Om du behöver en ny permanent adress upplagd för din användare så kontaktar du ehandel@slu.se  

  • Hur bifogas dokument när beställningen avser representation?
    Detta görs när fakturan hanteras. Se Handboken för fakturagranskare: Granska fakturan/Bifoga bilaga.

  • Hur gör jag om jag vill ha en rekvisitionsblankett att ta med till leverantören?
    Välj formulär för rekvisition, finns i avtalsträdet under ”Utanför avtalskategorier” eller under fliken Alternativ.
    Det finns också färdiga rekvisitioner som är kopplade till vissa avtal.,
    se t.ex synundersökning nedan.
    När du fyllt i rekvisitionsblanketten skickar du den vidare i systemet för attest. Observera att en rekvisition inte skickas till leverantören, som en order gör. Du får ett e-postmeddelande när rekvisitionen är attesterad och ska då gå in och skriva ut den.
    Ta med rekvisitionen till leverantören.
    Du kan ordna så att rekvisitionen blir underskriven, om leverantören kräver detta, det brukar normalt inte behövas eftersom rekvisitionen är attesterad i systemet. 

  • Hur beställer jag synundersökning och arbetsglasögon?
    I Proceedo framgår vilken optikerkedja du ska använda enligt ramavtalet. Välj rubriken "Glasögon" i avtalsträdet (under mat, kläder, personalvård). De leverantörer som finns på ramavtalet är rangordnade.
    1. Börja med att kontakta optiker nr 1 och beställ tid för synundersökning. 
    2. Fyll därefter i en rekvisition att ta med: Markera önskad leverantör, i produktraden visas då ett plustecken som tar dig till ett rekvisitionsformulär som du fyller i och skickar vidare i systemet.
    3. När du får meddelande om att ordern är attesterad går du in i Proceedo och skriver ut rekvisitionen (se om utskrift i föregående fråga).
    Ta med den utskrivna ordern till optikern (se föregående fråga om rekvisitionsblanketter ovan). Observera att rekvisitionen inte skickas av systemet till leverantören.

  • Hur gör vi när vi behöver överlägga med leverantören på plats innan vi beställer, t ex pröva arbetskläder eller skor?
    Börja med att prova artikeln på plats hos leverantören. Gör sedan själva beställningen som en ”Fritextbeställning till leverantör” om leverantören inte finns upplagd. Fråga i affären vilken e-postadress som beställningen ska skickas till för att den ska komma rätt.
    Alternativt kan du använda rekvisitionsblanketten i Proceedo och lämna i affären, kontrollera först om leverantören accepterar rekvisitioner.

Kontering

  • Vilka värden måste jag fylla i?
    Beställaren måste alltid fylla i referens, kst och projekt. Koden Fritt kan du använda om ni använder detta fält på institutionen. Det är viktigt att du fyller I fältet "Avser" med vad köpet avser, texten kommer att visas som verifikationstext i bokföringen i  Agresso. Om fältet "Avser" inte är ifyllt kommer du inte att kunna slutföra beställningen. Texten i detta fält kan ändras av konteraren. Uppgift om Konterare ges av systemet.

  • Hur ska jag veta vilket konto jag ska ange?
    Konto anges av systemet utifrån vald artikel, och ekonomiregistreraren justerar det i de fall syftet med inköpet är annat än ”standard”-kontot. Kontering på 4999 kommer alltid att passera ekonomiregistrerare för kontroll.

  • Kan man som beställare ha en standardkontering?
    Varje beställare kan lägga in referens, kst och projekt som förvalda värden. Se i handboken för beställare. (Konteraren ändrar sedan till annan kontering i sitt steg om det behövs.)

  • Vad innebär fältet Avser i konteringsraden?
    I fältet Avser fyller du i vad köpet avser. Det visas sedan som verifikationstext i bokföringen i Agresso. Texten i detta fält kan ändras av konteraren. Viktigt att inte lämna detta fält tomt, då kommer man inte vidare.
    (se ovan: Vilka värden måste jag fylla i)

  • Om det inte är klart vid beställningstillfället hur betalningen ska fördelas, hur löser jag detta?
    Du kan kryssa i Granska faktura när du gör beställningen, så kommer du att få möjlighet att granska fakturan innan den matchas. Du kan då göra ev. ändringar och matcha manuellt.
    Om du inte gjort detta och fakturan helt matchar beställningen går den automatiskt till betalning, då får man senare bokföra om i huvudboken i Agresso.
    Om fakturan avviker från beställningen så kommer du att behöva granska och matcha manuellt. Då finns samtidigt möjlighet att lägga in ytterligare konteringsrader.
    Se handboken för fakturagranskare.

Attest

  • Vi har jättebråttom med en beställning men attestanten är inte tillgänglig – vad gör vi?
    En beställning ligger 4 dagar hos attestanten innan den eskalerar till nästa attestnivå, t ex prefekten, och kan då inte tas fram av någon annan för attest. Det normala är då att avvakta tills de fyra dagarna har gått, så att beställningen eskalerar och nästa steg i attestkedjan kan godkänna beställningen.
    För att nästa steg i attestkedjan, t ex prefekten, ska kunna ta fram och godkänna beställningen innan de fyra dagarna har gått, krävs en delegering från attestanten till denne (kontakta proceedosupport@slu.se för hjälp med detta).
    Om delegering saknas och det är så bråttom att det är kritiskt, får beställningen göras vid sidan av Proceedo och den beställning man gjort i systemet ska tas bort så att den inte senare skickas till leverantören. Observera att ett sådant avsteg från Proceedo är ett undantag och måste kunna motiveras.  

  • Kan jag attestera på distans?
    Ja, du kan logga in via medarbetarwebben med dator, mobil eller platta. Det finns en länk i det e-postmeddelande du får.
    Se e-handlboken för attest.

 

Leveranskvittens

  • Vad händer om jag missar att leveranskvittera i systemet?
    Om leveranskvittens saknas när fakturan kommit kommer du att få ett meddelande om detta. Du kan då öppna fakturan i systemet och göra leveranskvittens direkt från fakturan. 
     
  • Vad gör jag om varan är felaktig när den kommer, ska jag göra inleverans ändå?
    Nej, godkänn aldrig en leverans om varan ska reklameras.
    Kontakta leverantören och be dem åtgärda det felaktiga. Först när det är åtgärdat och varan stämmer överens med fakturan skall en leveranskvittens göras, och fakturan kan då betalas.
    Om vissa artiklar är levererade och felfria, så ska inleverans göras för dessa, en s.k. delkvittens (matchning kan då ske om det kommer en delfaktura).

  • Hur gör jag leveranskvittens om inte allt jag beställt kommer på samma gång?
    Du kan göra delkvitteringar i systemet vartefter du får leveranser. Du fortsätter med delkvitteringar tills hela ordern är levererad. 
    Om du efter att ha gjort alla delkvitteringar har en rest på beställningen som du fått besked från leverantören att du inte kommer att få, avslutar du ordern.
    Se e-handboken för beställning.

  • Jag har gjort en felaktig leveranskvittens – hur gör jag nu?
    Om du gjort en felaktig leveranskvittens, t ex råkat kvittera hela beställningen när du avsett att göra en delkvittens, vänder du dig till ehandel@slu.se för hjälp. Du kan t v inte ändra detta själv i Proceedo.

  • Kan andra leveranskvittera åt mig?
    Det är beställaren som ska göra leveranskvittensen. Du kan dock själv lägga en tillfällig eller permanent delegering till någon annan beställare med samma behörighet så att denna kan leveranskvittera även åt dig.
    Se e-handboken för beställning.

Faktura

  • Vad händer om fakturan inte har samma belopp som  beställningen?
    När man gör fritextbeställningar händer det ibland att man inte har korrekta uppgifter om pris. Det kan också vara så att leverantören tillfälligt tillämpar ett annat pris än katalogpriset, t ex lägre pris vid tillfälliga kampanjer.
    Automatmatchning kan ändå ske om skillnaden inte överstiger 5 % eller som mest 100 kronor. Om differensen är större ska fakturan matchas manuellt.
    Vid prisavvikelser nedåt så tillämpar vi större toleransnivåer när vi matchar artikel mot artikel.     

Övrigt

Ännu inga övriga frågor.

Sidansvarig: gunilla.ljungqvist@slu.se