Hur man beställer i Proceedo

Senast ändrad: 17 juli 2019

Se nedan hur man gör en beställning, i första hand i Proceedo.

Beställningar ska så långt det är möjligt beställas elektroniskt, dvs i Proceedo, förutom i några få undantag.

Ramavtal ska följas. Befintliga ramavtal ska användas, i första hand lokala SLU-avtal om sådana finns.

För de leverantörer SLU har avtal med finns produktkataloger registrerade i Proceedo. För de leverantörer SLU saknar avtal med görs beställningar som s k fritextbeställningar i systemet.

Beställningar som föregåtts av upphandling eller förnyad konkurrensutsättning görs som fritextbeställning i Proceedo.

Se nedan vad som gäller för beställning vid SLU.

Inköpsprocessen

Inköpsprocessen från behov till betald faktura:

1. Behov uppstår, beräkna värde på anskaffningen

2. Över direktupphandlingsgränsen - kontrollera om det finns ramavtal som kan användas. Beställ i så fall från detta.
Om ramavtal saknas kontakta Inköpsenheten för stöd med ev upphandling.
Ordna med anskaffningsbeslut eller investeringsbeslut före upphandling.

3. Gör beställning i Proceedo. Sök avtalade produkter/tjänster i kataloger i systemet. Om direktupphandling använd fritextformulär.
Om FKU eller upphandling gjorts, använd fritextformulär och bifoga dokumentation (t ex upphandlat avtal).

4. När leverans kommer gör leveranskvittens i Proceedo. Delkvittera vid delleverans.

5. Om fakturan överensstämmer med beställningen  och leveranskvittens är gjord automatmatchas fakturan och går direkt till betalning.
Om något behöver ändras eller kompletteras (tex dokumentation vid representation eller investering) så skickas ett e-postmeddelande till beställaren att fakturan ska hanteras manuellt. Eventuell manuell matchning görs av ekonomiregistreraren.

Mer om detta beskrivs i manualer och e-guider.

 Se också schematisk beskrivning av inköpsprocessen.

Guide för direktupphandling

Generellt för direktupphandling, se Checklista för direktupphandling

För mer omfattande direktupphandling finns en guide och mallar för köp av tjänster respektive varor som du kan ladda ner:

Guide för direktupphandling 2018

Mall direktupphandling varor

Mall direktupphandling tjänster

Undantag från Proceedo

Huvudregeln är att alla köp ska göras via Proceedo.

Några få undantag finns:

  •  Beställning av resor 
    som förut via resebyrå eller reseleverantör för tåg, hotell, taxi, hyrbil
    Information finns på SLU:s reseinformationssida.
  •  Beställning av företagshälsovård 
    som förut beställer vi enligt de regler som bestäms av personalavdelningen, när det gäller enskilda personer oftast genom att man bokar besök hos företagshälsovården.

 Och t.v. ett antal tillfälliga undantag: 

  •  Abonnemang och prenumerationer klarar vi f.n. inte att hantera i systemet för att fakturor kommer periodiskt under en längre period som följd av en beställning. Fakturorna kan då inte matchas i systemet. Som abonnemang räknas även andra beställningar där fakturor kommer periodiskt, som t ex sophantering mm.
  • Köp från leverantörer i utlandet
    Undantaget om det finns sådana leverantörer som är ramavtalsleverantörer, de finns då med i Proceedo.
  • Köp från andra statliga myndigheter
    Man kan beställa via Proceedo fritext, det är viktigt att då ta reda på vilken e-postadress som ska användas för beställningen. Men det är inget krav att använda Proceedo till andra statliga myndigheter. 
  • Kortbeställningar över internet med det virtuella institutionskortet
    Används enligt ekonomiavdelningens bestämmelser för användning av detta kort.
  •  Kortbeställningar utifrån ramavtal, t ex bensinkort
    Man kan beställa själva kortet via Proceedos fritext, men det är inget krav.
  • Direktinköp med ’fakturakort’ i affärer
    (som Clas Ohlson, Jula, Ikea) som innebär att institutionen faktureras
    Detta kan användas vid akuta situationer och är tillåtet under förutsättning att direktupphandlingsgränsen iakttas. Om man behöver handla direkt i affär bör man helst försöka använda en rekvisition från Proceedo. 
  • Direktinköp med personligt utlägg som registreras i Primula
    Detta kan användas vid akuta situationer och är tillåtet under förutsättning att direktupphandlingsgränsen iakttas.  
  • Specialfall som inte passar i standardiserad beställning
    För varje sådant fall rådgörs med inköpsenheten, som avgör om undantag får tillämpas eller om annan lösning finns. 
  • Akuta situationer
    Om undantag måste göras p.g.a oförutsedda akuta situationer ska dessa kunna motiveras om så krävs. Sådana undantag ska användas restriktivt. 

Beställningar av interna produkter och tjänster kommer att kunna göras i Proceedo när rutinerna för detta är klara. Till dess görs interna beställningar utanför Proceedo. 

Tänk på att alltid ange fakturareferens vid beställningar utanför Proceedo!
SLU:s referenskoder består av tre siffror + tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Vid beställning i Proceedo följer referensen med automatiskt. Vid beställning utanför Proceedo är det viktigt att meddela leverantören sin fakturareferens och poängtera hur den ska anges.

  • Fakturareferensen måste anges på fakturan som ”Er referens” (SLU:s referens). Den ska alltså inte anges i fakturaadressen eller på någon annan plats i fakturan. Om leverantören använder ett system avsett för fakturering finns alltid ett särskilt fält som är avsett att innehålla kundens referens och det är viktigt att referensen anges där. På så sätt hamnar den på rätt plats i fakturan och vårt fakturasystem (Palette) hittar referensen automatiskt.
  • Bara koden ska anges på fakturan och inget annat. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

 

Leverantörsfakturor

Fakturor hanteras i fakturadelen av Proceedo.

När en faktura kommer in och ordernumret på fakturan visar att beställningen är gjord i Proceedo så kontrollerar systemet om beställningen är leveranskvitterad. Om den inte är leveranskvitterad skickas fakturan ut i flödet till beställaren för åtgärd (då kan man leveranskvittera i samband med detta). Om leveranskvittens är gjord och inga ändringar behöver göras så skickas fakturan direkt till betalning.

Mer om fakturahantering finns på ekonomiavdelningens sidor.

Om du har frågor om fakturor kontaktar du proceedosupport@slu.se.

Miljöhänsyn vid inköp

Tänk på att Inköp vid SLU ska präglas av ett miljötänkande.
Se Miljöhänsyn vid inköp

Se också Miljöarbete vid SLU (SLU:s miljöenhet)

Representation, gåvor och uppvaktning

All representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.

Se ekonomiavdelningens information  Representation / gåvor / uppvaktningar

Sidansvarig: Gunilla.Ljungqvist@slu.se