Riktlinjer för tjänsteresor och möten

Senast ändrad: 13 mars 2019

Tjänsteresor och möten är en del av universitetets verksamhet och ett viktigt medel för att inleda och upprätthålla kontakter med omvärlden. Resorna kräver dock resurser i form av tid och pengar. De har också en negativ inverkan på miljön.

Syftet med riktlinjerna, beslutade av rektor 27 oktober 2014, är att göra det enkelt för resenären att välja resesätt. Samtidigt ska de säkerställa att nödvändiga resor görs säkert, kostnadseffektivt och med största möjliga hänsyn till miljön.

Riktlinjerna tar upp: (klicka på rubriken för att läsa mer)

Beställa resor

Välja resesätt

Välja resestandard

Betala hotellrum

Bonus och liknande

Semester eller ledighet i anslutning till tjänsteresa

Medföljande

Eget boende

Betalkort och reseförskott

Gruppbokningar och konferenser

Försäkringar

 

Beställa resor

Prefekt/motsvarande ska godkänna tjänsteresor och kostnader i samband med dessa i förväg. Du beställer flyg-, tåg- och båtbiljetter, hotellrum, hyrbilar, flygbuss/taxi och liknande hos den resebyrå som SLU tecknat avtal med. Resor med lokaltrafik behöver du inte boka via resebyrån.

Det är viktigt att din personliga profil är uppdaterad så att uppgifterna i bokningarna blir korrekta. Du ansvarar själv för att skapa och uppdatera din profil i självbokningssystemet. Profilen används både när du bokar resor via självbokningssystemet och när du bokar direkt hos resebyrån.

Resebyrån föreslår resealternativ med hänsyn till våra riktlinjer och gällande avtal. De bokar sedan resan och fakturerar den beställande enheten (institution eller motsvarande) i enlighet med de villkor som avtalats mellan SLU och resebyrån.

Välja resesätt

Planera dina resor så att du sammantaget bidrar till att uppfylla miljömålen. Att planera en resa i god tid gör det lättare att utnyttja olika rabatter. Välj i första hand tåg framför flyg.

Avsikten med riktlinjerna är inte att reglera resandet i detalj vad gäller resesätt, standard och liknande. Inom SLU är det dock några typer av resor som är mycket vanliga. För dem finns det regler, som också kan fungera som exempel för andra resor.

Eftersom vi har verksamhet på flera orter är vissa resor mycket vanliga. Det gäller främst resor mellan huvudorterna Alnarp, Skara, Umeå och Uppsala. Sådana resor ska göras enligt nedan, såvida det inte finns starka skäl att resa på annat sätt.

Vid övernattningar ska du boka hotellrum på eller i nära anslutning till den ort där du ska arbeta. Du ska också se till att den totala kostnaden blir så låg som möjligt.

Uppsala-Alnarp (och omvänt)

  • Res helst med tåg men väg samman tidsåtgång, miljöhänsyn och kostnad. Ibland kan det vara motiverat att resa med flyg.
  • Anslutning till flyg eller tåg (Arlanda eller Uppsala C) ska ske med buss eller tåg. Åker du taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.
  • Från Sturup eller Lund C/Malmö C kan du välja buss eller taxi. Om du åker taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.

Uppsala-Skara (och omvänt)

  • Res helst med tåg.
  • Anslutning till tåg ska ske med buss. Åker du taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.

Uppsala-Umeå (och omvänt)

  • Res med flyg eller tåg. Väg samman tidsåtgång, miljöhänsyn och kostnad och välj därefter. Tåg är bäst ur miljöhänsyn.
  • Anslutning till flyg eller tåg (Arlanda eller Uppsala C) ska ske med buss eller tåg. Åker du taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.
  • Från Umeå flygplats/Umeå C ska du välja buss. Åker du taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.

Välja resestandard

Flyg

Flygresor ska du boka till den lägsta kostnad som erbjuds av den resebyrå som SLU har avtal med. Undvik mellanlandningar i den utsträckning det går. Resor som är okomplicerade, till exempel tur och retur inom Norden och Europa, bokar du i självbokningssystemet. Mer komplexa resor, som rundresor med flera byten och interkontinentala resor, bokar du via telefon eller mejl.

Vid mycket långa utrikes resor kan det vara acceptabelt att välja en annan flygklass än den allra billigaste.

Tåg

Boka i första hand via självbokningssystemet. Fungerar inte självbokningen kan ni boka via personlig service, hos SLU:s avtalade resebyrå. Tågresor bokas i den klass som du bedömer vara mest lämplig med hänsyn till resans längd, ditt behov av ostört arbete eller sömn samt pris. Normalt ska tågresor bokas i 2:a klass men sovplats ska bokas i sådan klass som liknar normal hotellstandard.

Hotellrum

Boka i första hand via självbokningssystemet hos SLU:s avtalade resebyrå, fungerar inte det så kan ni boka via personlig service.

Hotell ska väljas utifrån vilka hotell som har statligt ramavtal, i Sverige ska rangordningen följas. Boka enkelrum av god normalstandard. Frukost ingår vanligtvis i hotellpriset. Vid bokning får man en så kallad e-voucher från resebyrån som bekräftar att hotellet är betalt.

Hyrbil och taxi

Om kollektivt resande inte är möjligt eller innebär stora olägenheter, till exempel tar alltför lång tid, får du välja hyrbil eller taxi. Hyrbilen bör vara en miljöbil av mellanklass för att minimera miljöpåverkan och samtidigt garantera en rimlig säkerhet. Om du åker taxi, välj miljötaxi och samåk om möjligt.

Egen bil

Du kan undantagsvis göra tjänsteresor med egen bil. Då krävs emellertid att det går snabbare och inte blir dyrare än att resa kollektivt.

Betala hotellrum

För Sverige gäller följande:

Du bokar hotell samtidigt som resan. Både hotell och resa bokas via resebyrån. Du betalar inte direkt till hotellet, utan du får en så kallad e-voucher från resebyrån som du betalar hotellet med.

För övriga länder gäller följande:

Normalt betalar du hotellövernattningar med det betalkort som SLU tillhandahåller, eller med eget kort. Du redovisar sedan utlägget i reseräkningen.

Bonus och liknande

Vissa leverantörer lämnar bonus och andra former av trohetsrabatter. Sådana ersättningar, poäng eller liknande som tjänats in vid tjänsteresor får endast utnyttjas i samband med tjänsteresor.

Semester eller ledighet i anslutning till tjänsteresa

Om du ska ha semester eller vara ledig (till exempel en lördag–söndag) i anslutning till en tjänsteresa ska du själv stå för eventuella merkostnader som beror på att vistelsen blir längre än vad som krävs. Sådana kostnader ska du reglera direkt med till exempel resebyrån, de får inte faktureras SLU.

Medföljande

Personer (till exempel partner/barn) som medföljer en anställd på tjänsteresa, men som inte själva reser i tjänsten för SLU, ska själva stå för samtliga sina kostnader. Sådana kostnader ska du reglera direkt med till exempel resebyrån, de får inte faktureras SLU.

Eget boende

Om den anställde själv ordnar och bekostar boende under en tjänsteresa, som alternativ till att SLU står för kostnaden, utgår extra ersättning (nattraktamente) enligt avtal.

Betalkort och reseförskott

Enligt Villkorsavtalet 10 kap 10 § har den anställde rätt att efter framställning få förskott på förmåner enligt 4 – 7 §§, dock för högst en månad i taget. SLU vill att anställda som har behov av förskott ska använda det betalkort som SLU tillhandahåller. Kortet och betalningsansvaret är personligt, och det får användas både i tjänsten och privat. Läs mer om betalkort och reseförskott.

Gruppbokningar och konferenser

• Välj IT-möten i första hand. Kontrollera villkoren noggrant när du beställer.

• Använd Akademikonferens för större arrangemang.

• För mindre konferenser kontaktar du någon av de konferensanläggningar som har statligt ramavtal.

• Gruppbiljetter på flyg och tåg bokar du via resebyråns gruppavdelning.

Försäkringar

Som SLU-anställd är du försäkrad vid tjänsteresor i enlighet med förordning (1993:674) om försäkringsskydd m.m. vid statliga tjänsteresor. Du kan beställa ett försäkringskort för tjänsteresor från Kammarkollegiet. Läs mer om försäkringsvillkoren på Kammarkollegiets hemsida. www.kammarkollegiet.se

 

Fakta:

Ansvar

Varje prefekt/motsvarande ansvarar för att riktlinjerna efterlevs.

Mål

SLU har som mål att vårt resande i tjänsten ska göras på ett sätt som hushåller med miljö, pengar och arbetstid. Samtidigt ska personalen kunna resa på ett bekvämt och trafiksäkert sätt. SLU har antagit övergripande miljömål när det gäller tjänsteresor. Det är varje medarbetares ansvar att bidra till att målen uppfylls.

Definitioner

Anställd: Alla tjänstekategorier samt medarbetare som inte är anställda, till exempel personer med utbildningsbidrag, arvoderade, stipendiater etc., som reser på institutionens uppdrag.

Prefekt: Prefekter, föreståndare för centrumbildningar, avdelningschefer (motsv.) inom unversitetsadministrationen och de personer som en prefekt delegerat arbetsuppgifter till (förutsatt att uppgifterna även gäller ansvar för tjänsteresor).

Omfattning

Riktlinjerna gäller alla som reser för SLU:s räkning, både anställda och icke anställda och oavsett finansiering. Riktlinjerna är tvingande, utom i de fall det klart anges att undantag är tillåtna. För resor som görs inom fältverksamhet och liknande gäller delvis andra regler.

Alla SLU-medarbetare måste kunna motivera sina tjänsteresor. Möjliga alternativ ska alltid undersökas, till exempel att istället hålla en video- eller telefonkonferens

Sidansvarig: HRADM@slu.se