FAQ - Tjänsteresor

Senast ändrad: 16 april 2019
ask-blackboard - www.pexels.jpg

Här nedan hittar du vanligt förekommande frågor angående tjänsteresor samt svaren på dem.

Hittar du inte svaret på din fråga är du välkommen att kontakta resor@slu.se.

Information finns även att hämta på andra reserelaterade sidor på medarbetarwebben, se länkarna längre ned på denna sida.

Jag vill kunna boka resor för andra anställda och gäster. Hur går jag tillväga?

Maila resor@slu.se att du vill ha behörighet att boka för andra på SLU samt gäster. För att få denna behörighet krävs det ett OK från din chef. 

Jag har hittat en mycket billigare resa själv som inte Egencia givit som förslag. Kan jag boka själv?

Nej, SLU vill att allt ska bokas via Egencia vilket är vår upphandlade resebyrå.

Jag vill byta/ändra mitt namn i Egencia. Hur gör jag?

Maila resor@slu.se och skriv det namn du vill ändra till. Viktigt att namnet stämmer överens med ditt pass. 

Jag vill ändra/lägga till min fakturareferens i Egencia. Hur gör jag?

Maila proceedosupport@slu.se och skriv vilken fakturareferens du vill byta/lägga till. 

Får jag behålla ersättningen man får vid flygförseningar?

Ja. Enligt en EU-förordning skall ersättning till en drabbad flygpassagerare tillfalla passageraren, även om ett företag eller en organisation har bekostat resan. Du som passagerare gör upp detta direkt med flygbolaget.

Vi är flera inom avdelningen/institutionen som ska boka tåg till samma ort och skulle vilja sitta tillsammans. Hur går man tillväga?

För att boka tågresa där man vill sitta tillsammans måste bokningen ske av en person som har behörighet att boka åt andra. Bokningen som denne gör måste då ske under samma bokningstillfälle.

Vad/vem är Travel manager på SLU?

Henrik Hägerström är Travel Manager. Travel Manager har det övergripande ansvaret vad gäller de avtal SLU har inom reseområdet. I uppdraget ingår också att vara kontaktperson gentemot vår resebyrå, Egencia, hålla informationen om resor uppdaterad på våra hemsidor, samt bidra i arbetet med att SLU når sina miljömål inom reseområdet.

Vid bokning ska du i första hand använda Egencias självbokningssystem på hemsidan. Du kan även ringa eller maila till Egencia när det gäller specifika frågor om resor. Om du behöver komma i kontakt med Travel Manager eller någon annan med insyn i resefrågor på SLU kan du använda mailen resor@slu.se.

Jag ska resa utomlands och behöver ett försäkringskort. Hur får jag det?

Kontakta din institutionsadministratör/administratör angående om att få ett försäkringskort. 

Varför är det så svårt att boka utrikes tågresor?

Tyvärr har inte tågbranschen samma typer av internationella samarbeten och gemensamma bokningssystem som flygbranschen har. Exempel kan SJ bara boka tågresor till Oslo och Köpenhamn. Dessa frågor har uppmärksammats mycket på sistone (inte bara på SLU) och såväl tågbranschen som Egencia håller på med ett utvecklingsarbete som syftar till att göra detta lättare.

Vad gör jag om bagaget är borta?

Anmäl direkt på plats till det flygbolag du åker med. Du omfattas även av vår tjänstereseförsäkring och om resan är bokad via Egencia har du även en reseförsäkring via Diners Club.

Vad gäller om jag vill kombinera min resa med något privat? Ex. utbildning i Uppsala, får man bo i Stockholm där man har kompisar?

En tjänsteresa kan inte kombineras med en privat resa utan går alltid från bostaden eller arbetsplatsen till förrättningsstället. Privata resor i anslutning ska bekostas privat och ske på ledig tid

Måste jag välja det billigaste alternativet som Egencia givit mig?

Nej, det måste du inte. Det är helt och hållet en kostnadsfråga som beslutas av din chef (eller annan ekonomiskt ansvarig). Tjänsteresor ska alltid godkännas av chef.

Får jag boka 1:a klass på tåg?

Ja, det får du. Förutsättningen är att din chef (eller annan ekonomiskt ansvarig) har godkänt detta. Du skall även motivera i bokningssystemet, t ex att anledningen är att du behöver arbeta på resan.

Får jag använda bonus eller liknande lojalitetsprogram privat?

Nej. De resor man tjänar in till följd av bonus i samband med tjänsteresor skall också användas till tjänsteresor.

Har vi avtal med taxibolag?

Nej, inte just nu. Vi väntar på Kammarkollegiets upphandling för hela staten, som förväntas bli klar inom kort. Den kommer att täcka in våra vanligaste destinationer i Sverige.

Har vi avtal med bussbolag?

Nej, men vår avtalade resebyrån kan boka ändå.

Sidansvarig: HRADM@slu.se