Timarvoden

Som underlag ska den som begär ersättning för tillfälligt utfört arbete använda blankett timlön för tillfällig anställning . På blanketten ska anges:

• år
• månad
• datum (vilka dagar som arbete utförts)
• mellan vilka klockslag och hur många timmar per dag (anges i hundradelar, se omvandlingstabell).
• fullständig kontering
• uppgift om överenskommen timlön
• arbetstagares underskrift
• arbetsledares signatur

Det är viktigt att ovanstående uppgifter anges eftersom de har betydelse vid tillgodoräkning av anställningstid i samband med ev. övertaligheter, se rubrik Anställningsbekräftelse nedan.

Beräkning av timlön
Mer om beräkning av timlön, se avsnitt om lönesättning och lönebildning

Semesterersättning
Den timlön som anges på blanketten ska inkludera semesterersättning (12%).

Undantag

• Vid utbetalning av sammanträdesarvoden  ska en särskild blankett användas.

• Arvodering av SLU-anställda Till heltidsanställd tjänsteman som under arbetstid medverkar i annan institutions arbetsuppgifter utbetalas normalt inte någon extra ersättning. Medverkan bör istället ske i tjänsten och "heminstitutionen" kompenseras genom att denne fakturerar" låneinstitutionen", alternativt att den lånade institutionen överför medel till heminstitutionen. Till deltidsanställd som utöver ordinarie deltidsarbetstid medverkar i annans institution utbetalas mertidsersättning med överföring av medel institutionerna emellan enligt samma modell som ovan.

• Underlag för utbetalning av arvode till utomlands bosatta arvodister skickas även fortsättningsvis till löneenheten för registrering och utbetalning i Primula. Se avsnittet om "Tillfällig ersättning till personer bosatta utomlands". 

Arkivering
Innevarande år + 2 år förvaras underlagen hos institutionen och skickas därefter till löneenheten (arkiveras totalt i 10 år). ( exempel underlag för 2013 skickas in 2016)

Underlagen "Tillfällig ersättning till personer bosatta utomlands" skickas in kontinuerligt till löneenheten där de arkiveras.

För att underlätta den centrala arkiveringen ska underlagen arkiveras i särskilda arkivlådor som inte är arkivbeständiga. Ultunabutiken tillhandahåller numera endast Cont-boxen som låda för arkivering av redovisningsmaterial, efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Dessa lådor passar hyllorna och är tillräckligt starka för att stå emot tyngden när lådorna staplas på varandra. Löneenheten tar inte emot material som arkiverats på annat sätt.

Du kan underlätta vårt arbete genom att:

• använda Cont-boxen vid arkivering
• märka boxarna på kortsidan på den flik som lådan öppnas. Märk enligt exemplet (inst orghemnummer, år, personnummer): 
  984    2010:1        Pers.nr xx xx xx  -- xx xx xx
• sortera underlagen i personnummerordning, med det lägsta numret överst i lådan
• fylla boxarna så att det lätt går att lyfta ut bunten vid granskning, men utan att det blir fler boxar än nödvändigt i arkivet, d v s lagom fyllda lådor.

Registrering

Institutionen registrerar och attesterar ersättningen i Primulawebben. Timersättningarna registreras med fördel under första veckan i månaden. För att ersättningen ska kunna utbetalas på nästkommande löneutbetalning måste underlaget vara inrapporterat och attesterat i Primula senast kl. 08.00 dagen före månadsomställningen, aktuella datum se Leveransplan.

Utlägg och ersättningar

Eventuella utlägg och ersättningar i samband med tjänsteresa ska registreras av institutionsadministratören i reseräkningssystemet.

Anställningsbekräftelse

Vill man under en tidsperiod som är tre veckor eller längre anlita en person för att rycka in och arbeta enstaka dagar eller timmar när tillfälligt behov uppkommer och omfattningen inte kan förutses, ska institutionen och personen teckna en anställningsbekräftelse.

Tecknas en anställningsbekräftelse räknas varje arbetstillfälle för sig, förutsatt att personen har rätt att tacka nej till varje enskilt arbetserbjudande.

OBS! Avstår man från att teckna anställningsbekräftelse, så kan de olika anställningstillfällena komma att räknas som en enda sammanhängande anställning. Eftersom anställningen då saknar giltig tidsbegränsningsgrund kan anställningen bli gällande tillsvidare.

Anställningsbekräftelse upprättas i 2 exemplar, varav personen får det ena och det andra förvaras på institutionen. Detta kan med fördel göras ca en gång per år för att  säkerställa att de villkor man kommit överens om är tydliga för alla. Vid inaktualitet skickas blanketten till lönefunktionen för arkivering.

Skatt

30% skatt dras på timersättningen. Önskar personen att en högre procent ska dras i skatt, meddelas detta till löneenheten via mail och gäller tillsvidare.

OBS! Underlag för utbetalning av arvode till personer med beslut om SINK-skatt (beslut särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) ska även fortsättningsvis skickas till löneenheten för registrering.

Jämkning skolungdom/studerande

För att undvika att skatteavdraget blir för stort för skolungdomar/studerande som bara jobbar extra kan de ansöka om jämkning. Det är viktigt att ansökningsblanketten, 434, skickas till löneenheten så snart som möjligt, gärna redan innan personer börjar arbeta, dock senast stoppdatum för "underlag fr inst för reg i Primula", se leveransplan Primula. Detta för att jämkningen ska hinna registreras i lönesystemet innan löneutbetalningen sker.

Kommer jämkningsblanketten in efter stoppdatum korrigeras inte skatten i efterhand.

Sjuklön

En arbetstagare som har en anställning och som arbetat sammanhängande i 14 dagar har rätt till sjuklön från arbetsgivaren de första 14 dagarna i sjukperioden. Sjukanmälan registreras i Primula av institutionsadministratören.

Utbetalning

Utbetalning av timersättning sker vid ordinarie löneutbetalningtillfälle (se leveransplan Primula). SLU har inga bankuppgifter utan utbetalning sker via Nordea genom att det från SLU skickas en lönefil  med alla löner (på personnummernivå). Om personen inte har ett konto hos Nordea eller om lönen ska utbetalas genom annan bank ska ett överföringsuppdrag skickas till: Nordea, Företag, box 940, 751 09 UPPSALA. 

Saknas kontouppgifter eller överföringsuppdrag sker betalningen av lönen/arvodet med utbetalningskort från PlusGirot via Nordea.