Rutiner vid sjukdom, rehabilitering och arbetsanpassning

Senast ändrad: 26 mars 2019

Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att säkerställa en god arbetsmiljö. Det innebär att allt som kan leda till ohälsa eller olycksfall ska hanteras så att risken minskas. Det är viktigt att medarbetaren anmäler sig sjuk om hen är det och inte tar ut semester, flextid eller kompledighet istället. Dels får arbetsgivaren uppgifter om korrekt sjukfrånvaro, dels ger det bättre överblick över kortare sjukfrånvarotillfällen och möjlighet att förhindra en eventuell långtidssjukfrånvaro.

Mål

Medarbetare som på grund av sjukdom har fått nedsatt arbetsförmåga ska få hjälp och stöd för att återfå arbetsförmågan och kunna återgå i arbete helt eller delvis. Stödet ska ges genom tidiga och samordnade rehabiliteringsinsatser och arbetsanpassningar.

Ansvar och roller

Medarbetarens chef är ansvarig för arbetsmiljön, rehabiliteringsarbete och arbetsanpassning. Som chef kan du få stöd och vägledning av din HR-specialist, både i rehabiliteringsprocessen och i det förebyggande arbetet kring arbetsmiljön. Arbetsmiljöuppgifter ska vara fördelade i verksamheten på ett sådant sätt att du som chef eller arbetsledare har i uppgift att förebygga risker i arbetet och att du har de resurser och befogenheter som behövs.

Företagshälsovården är arbetsgivarens medicinska stöd i rehabiliteringsarbetet. Försäkringskassan har ett samordningsansvar och är den myndighet som ska bedöma arbetsförmåga och rätten till sjukpenning utifrån läkarintyg och uppgifter från medarbetare och arbetsgivare.

Ibland kan arbetsgivare, läkare och Försäkringskassan göra olika bedömningar. De kan innebära att medarbetaren är oförmögen att arbeta hos oss, helt eller delvis, och bedöms vara sjuk medan Försäkringskassan bedömer att hen kan ta ett annat arbete på arbetsmarknaden och därför inte har rätt till sjukpenning. Det går att vara sjukskriven utan sjukpenning.

Medarbetaren är skyldig att efter bästa förmåga delta aktivt i rehabiliteringsarbetet. Det innebär att hen ska lämna de upplysningar som behövs till sin chef för att klarlägga arbetsförmågan och behovet av rehabilitering. Det kan exempelvis innebära att delta i rehabiliteringsmöten, upprätta en plan för återgång till arbetet och genomföra de åtgärder ni har kommit överens om.

Tystnadsplikt

Enligt sekretesslagen gäller tystnadsplikt för anställdas hälsotillstånd och för uppgifter om anställdas personliga förhållanden i omplaceringsärenden.

Alla som i sitt arbete har information om en arbetstagares hälsotillstånd eller personliga förhållanden har tystnadsplikt om detta enligt sjuklönelagen. Läkarintyg och läkarutlåtanden ska hållas inlåsta och skyddas från obehörig insyn.

Rehabilitering

Om en medarbetare blir sjukskriven har arbetsgivaren ett stort ansvar i det rehabiliterande arbete som krävs för att medarbetaren på ett bra sätt ska kunna återgå till sitt arbete. Medarbetaren är skyldig att delta i planeringen av rehabiliteringen och arbetsanpassningen för att uppnå ett gott resultat. Som chef ska du hålla kontakt med medarbetaren under sjukperioden.

Sjukfrånvaro efter dag 7 – läkarintyg krävs

Om medarbetaren är sjuk mer än 7 dagar i följd måste hen styrka sjukdomen genom att lämna en kopia av ett läkarintyg från och med den 8:e dagen. Läkarintyget ska visa hur stor del av medarbetarens arbetstid hen är oförmögen att arbeta, helt eller delvis, samt sjukperiodens längd.

Läkarintyget ska lämnas till medarbetarens chef, som ser till att det kommer till lönespecialisten så att medarbetaren får sjuklön. Om sjukdomen inte kan styrkas med ett läkarintyg så bedöms frånvaron som ogiltig, och ingen lön betalas ut.

Under vissa omständigheter kan läkarintyg krävas även för en kortare sjukperiod. Arbetsgivaren kan också begära att läkarintyget ska vara utfärdat av den läkare som arbetsgivaren utser, exempelvis företagshälsovårdens läkare.

Sjukskrivning mer än 60 dagar

Den närmaste chefen har ansvar för medarbetarens rehabilitering. Om medarbetaren antas ha helt eller delvis nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom under minst 60 dagar ska chefen, i samråd med medarbetaren, upprätta en plan för återgång i arbetet. Planen ska vara klar senast då medarbetaren har varit sjukskriven 30 dagar.

En plan behöver inte upprättas om medarbetaren, på grund av sitt hälsotillstånd, för närvarande inte kan återgå i arbete, med eller utan rehabiliterande åtgärder. Planen kan då upprättas när hälsotillståndet har förbättrats. I Adato finns en mall för plan till återgång i arbetet.

Sjukskrivning mer än 6 tillfällen under 12 månader

Om medarbetaren har varit sjuk mer än 6 gånger under en 12-månadersperiod ska arbetsgivaren, tillsammans med medarbetaren, utreda varför och eventuellt upprätta en plan för bättre hälsa. En mall för detta finns i Adato.

Arbetsgivaren kan begära att arbetstagaren lämnar läkarintyg från den första dagen i en sjukperiod, men bara om det finns särskilda skäl. Detta görs i samråd med HR-specialisten.

Arbetsanpassning

Det kan bli nödvändigt att anpassa arbetsplatsen för att förebygga ohälsa eller som ett led i ett rehabiliteringsarbete. Det kan röra sig om tekniska hjälpmedel, särskilda arbetsredskap eller förändringar i den fysiska arbetsmiljön. Förändringar kan också behöva göras i organisationen eller fördelningen av arbetsuppgifter, av arbetstider, arbetsmetoder, arbetsuppgifter eller den psykosociala miljön.

Det är viktigt att tänka på att arbetsanpassningen inte får vara till skada för andra medarbetare, så att de gör arbetsuppgifter som i längden skulle innebära ohälsa. Arbetsgivaren har heller ingen skyldighet att skapa nya arbetsuppgifter eller en ny anställning.

Alkohol och andra missbruksproblem

Missbruksproblem av olika slag förekommer i arbetslivet. Tecken som kan vara viktiga att uppmärksamma vid missbruk är exempelvis förändrad arbetsinsats, ökad frånvaro eller ändrat beteende i övrigt. Mer finns att läsa under Alkohol- och drogproblematik.

Adato och dokumentation

Adato är ett system för bevakning och dokumentation av rehabilitering och andra förebyggande åtgärder. Åtgärder och rehabiliteringsmöten som genomförs ska dokumenteras dels för att komma ihåg vad som utförts, dels som stöd om rehabiliteringsåtgärderna blir helt uttömda och det inte finns någon annan arbetsuppgift av betydelse för arbetsgivaren som medarbetaren skulle kunna utföra. Då måste arbetsgivaren visa på vilka åtgärder som har genomförts för att kunna avsluta en anställning av personliga skäl.

Adato skickar ut påminnelser via mejl om nya rehabiliteringsärenden och hjälper dig som chef att bevaka individens rehabiliteringsplan. Om du är chef och inte har fått en inloggning till Adato eller behöver annan hjälp med systemet kan du kontakta din HR-specialist. Medarbetaren kan begära utskrift från Adato av det som dokumenterats om hen.

Avsluta ett rehabiliteringsärende

Ett rehabiliteringsärende kan avlutas på olika sätt. Medarbetaren kan ha återgått till arbetet, fått hel eller delvis sjukersättning eller så har anställningen avslutats. Vid återgång i arbete bör ett uppföljningsmöte genomföras cirka en månad efter det att rehabiliteringen avslutats för att fånga upp om det behövs några ytterligare åtgärder.


Kontaktinformation

HR-specialisterna
HR-enheten, Personalavdelningen, SLU               

Sidansvarig: hradm@slu.se