Systematiskt arbetsmiljöarbete vid SLU

Senast ändrad: 22 mars 2021

Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens skyldigheter att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs, och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

Hur skall vi arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen?

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Arbetet ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse. Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljöarbetet, men det ska ske i samverkan med anställda, studenter och skyddsombud.

För att kunna nå ett bra arbetsmiljöarbete krävs rutiner, organisation och planering kring arbetsmiljöfrågorna. Institution/motsvarande bör ha en rutin som ger besked om när, och hur olika delar i det systematiska arbetet skall genomföras och vilka som ska medverka.

Det ska finnas en tydlig uppgiftsfördelning och en mötesstruktur där frågor kan tas upp och följas upp. Nedan kommer ett antal punkter och mallar till ert stöd.

Regelverk

Verksamheten vid SLU styrs av lagar, förordningar och andra författningar. Här hittar du ett urval av dem. Ytterligare föreskrifter tillkommer för respektive verksamhet. Ta reda på arbetsmiljökrav som gäller för er arbetsplats. Dessa finns i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningar och föreskrifter som finns på Arbetsmiljöverkets hemsida. Chefer och personal bör ha tillgång till eller kunskap om hur man på nätet hittar de lagar förordningar och föreskrifter som berör er arbetsplatsen.

Uppgiftsfördelning och ansvar

Övergripande ansvar för arbetsmiljö

Rektor har som myndighetschef det övergripande ansvaret för att arbetsmiljön uppfyller kraven enligt gällande lagstiftning. Rektors ansvar kan inte fördelas vidare men rektor kan fördela uppgifter kopplade till arbetsmiljöansvaret till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare.

Ansvar vid fördelning av uppgifter

Rektor vid SLU har fördelat arbetsmiljöuppgifter till underställda chefer dvs till dekaner, universitetsdirektör, chefen för universitetsdjursjukhuset och överbibliotekarien. De kan och bör i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter och enhetschefer. Uppgiftsfördelningen innebär ett operativt ansvar för den som blir tilldelad en uppgift. Med arbetsmiljöansvar avses en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att undanröja eller minska risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. 

Vid all uppgiftsfördelning är det viktigt att omfattningen av de fördelade uppgifterna är anpassade efter vilken roll och förutsättningar mottagaren har att utföra dessa. Den som tilldelas uppgifter i arbetsmiljöarbetet, oavsett om det är en chef eller enskild anställd, ska ha kunskaper, befogenheter och andra förutsättningar att lösa sina uppgifter. Den som fördelar uppgifterna ansvarar alltid för att följa upp fördelade uppgifter och säkerställa att mottagaren har förutsättningar att utföra uppgifterna. Om du som chef fördelar uppgifter till en enskild anställd (till exempel att ansvara för ett kemikalieförråd) ingår dessa uppgifter i den anställdes arbetsuppgifter medan arbetsmiljöansvaret ligger kvar på dig som chef.

Vid större institutioner och enheter kan prefekt och enhetschef fördela arbetsmiljöuppgifter till personer som har resurser, möjlighet och kompetens att vidta åtgärder och förbättra arbetsmiljön inom sitt område. Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig.

Giltighetstid 

Uppgiftsfördelning gäller tillsvidare, dock längst till det datum som uppgiftsmottagaren innehar nuvarande uppdrag/anställning och har förutsättningar att utföra uppgifterna. Om någon av parterna lämnar sitt uppdrag/anställning ska uppgiftsfördelningen uppdateras. 

Genomförande av uppgiftsfördelning

Den som fördelat uppgifter till någon annan behöver gå igenom vad uppgiftsfördelningen innebär. Utgå ifrån aktuell mall för uppgiftsfördelning. Nedanstående bör behandlas:

  1. Vilka uppgifter som fördelas och vad dessa innebär.
  2. Vilka befogenheter mottagaren har för att fatta beslut rörande fördelade uppgifter.
  3. Vilka resurser mottagaren har för genomförande av uppgifter (ex. budget, personal, utrustning och tid).
  4. Vilka kunskaper och kompetens mottagaren har om fördelade uppgifter.
  5. Information om hur mottagaren ska agera om förutsättningarna att lösa en uppgift brister.
  6. Information om var universitetets regler, rutiner och stödmaterial finns tillgängligt.
  7. Hur uppföljning av uppgiftsfördelningen ska ske samt vilka resultat som förväntas återkopplas.

Dokumentation

Aktuell mall för uppgiftsfördelning ska förberedas och fyllas i digitalt med aktuella uppgifter innan de undertecknas. I aktuell mall markeras vilka uppgifter som fördelas. Vid behov av att lägga till uppgifter eller behov av förtydliganden kring fördelade uppgifter används anteckningsfältet i mallen. Vid behov får lokala bilagor till uppgiftsfördelningsdokumentet tas fram för att förtydliga och specificera fördelade uppgifter.

Parterna undertecknar och behåller varsitt original av dokumentet. 

Uppföljning av uppgiftsfördelning

Uppföljning mellan uppgiftsfördelare och mottagare ska ske kontinuerligt, minst en gång om året. Det kan till exempel ske vid det årliga utvecklingssamtalet. 

Returnering av uppgift

Om den som mottagit uppgifter inte kan lösa en specifik uppgift på grund av bristande förutsättningar ska denne snarast underrätta uppgiftsfördelaren. Uppgiftsfördelaren ska initiera dialog om orsaken till att uppgiften i fråga inte kan utföras och gemensamt med mottagaren planera hur förutsättningarna kan förbättras.

Om mottagaren trots detta inte har förutsättningar att hantera uppgiften kan uppgiften returneras till uppgiftsfördelaren. Ändras förutsättningarna för uppgiftsfördelningen kan arbetsuppgiften åter tilldelas. Mall för returnering av uppgifter finns under rubriken Dokumentation.

Undersökning/kartläggning

Undersökning/kartläggning

Regelbundna kartläggningar av arbetsmiljön på arbetsplatsen behöver göras i syfte att upptäcka risker och förebygga och förhindra att arbetstagare skadas, blir sjuka eller far illa. Vår arbetsmiljö är mångsidig gällande fysisk och psykosociala faktorer, så olika typer av undersökningar behöver göras över tid. Metoderna för undersökningarna kan variera från skyddsronder, medarbetarenkäter till diskussioner på personalmöten där arbetsmiljöfrågor tas upp.

Nedan finns en förteckning över undersökningar och kartläggningar som ska/bör genomföras. Här står också vem som är ansvarig för genomförande och när de bör göras för att uppnå en systematik. Prefekt/chef ansvarar för att undersökningar/kartläggningar genomförs på institution/enhet.

Kartläggningar som ska genomföras vid institution och enhet.

Kartläggning  När  Inst enhet  Ansvarig
Skyddsrond  Årligen   Institution/enhet  Prefekt/enhetschef
Medarbetarsamtal  Årligen  Institution/enhet  Prefekt/enhetschef
Lokalsamverkansgrupp  4 ggr år  Institution/enhet  Prefekt/enhetschef


Ytterligare kartläggningar ska eller kan behövas göras beroende på vilken verksamhet som bedrivs på institutionen/enheten. Exempelvis lagstadgade mätningar ex buller, lagstadgade medicinska kontroller, medarbetarenkäter, uppföljning av eventuell sjukfrånvaro och arbetsskador med mera.

Åtgärda de arbetsmiljörisker som framkommit i undersökningen. Ta alltid i första hand om de allvarligaste. Försök att ta bort själva riskkällan. Alla risker kan inte alltid undvikas, de måste då hanteras på ett annat sätt. Se till anställda får instruktioner, stöd eller vid behov skyddsutrustning med mera. Bestäm vem som skall se till att riskerna åtgärdas och hur det skall följas upp.

Det som inte åtgärdas omedelbart eller kan åtgärdas omedelbart tas upp i den skriftliga handlingsplanen.

Riskbedömning och handlingsplan

Riskbedömning

Riskbedömning kan i många fall göras genom dagliga undersökningar, medarbetarsamtal, enkäter eller skyddsronder. 

Specifika riskbedömningar behöver göras enligt lag vid vissa utsatta arbeten ex vid graviditet, strålning, på institutioner enheter med kemiska risker, brand eller explosionsrisker, hantering av maskiner etc.

Riskbedömning ska göras vid nya försök, laborationer m.m. Avdelningen för infrastruktur kan utgöra ett stöd kring riskbedömningar.

Vid verksamhetsförändringar ska en skriftlig dokumentation göras över konsekvenserna för arbetsmiljön och riskerna med förändringen skall bedömas. Exempelvis kan det vara verksamhetsförändringar som omorganisation, omlokalisering och personalminskning.

Arbetsgivaren har även ansvar för arbetsmiljön på distans. Då behövs andra sätt att undersöka arbetsmiljön än en traditionell skyddsrond.  

Handlingsplan

Gör en årlig skriftlig handlingsplan med konkreta insatser inom arbetsmiljöområdet som behöver göras vid er institution/enhet utifrån de kartläggningar som gjorts och de mål som ni har inom arbetsmiljöområdet inom er verksamhet. Till handlingsplanen förs också sådana risker som identifierats i undersökningar och riskbedömningar som ej har kunnat åtgärdas direkt.

Handlingsplanen ska alltid vara skriftlig och innehålla åtgärder, när de ska vara genomförda och vem som ansvarar för att de genomförs. Handlingsplanen ska vara ett aktivt dokument som revideras och följs upp.

Kontroll/Uppföljning

De åtgärder som man satt upp i handlingsplanen för att förbättra arbetsmiljön på institution/enhet skall regelbundet följas upp. En gång per år behöver det också göras en uppföljning av institutionens/enhetens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen kan med förslagsvis göras inom den lokala samverkansgruppen.

Använd framtagen checklista för uppföljning och gör sedan de förbättringar som behövs.

Universitets samverkansorganisation gör årligen också en uppföljning av arbetsmiljöarbetet genom stickprovs kontroller.

Skriftlig dokumentation

Skriftlig dokumentation krävs för uppgiftsfördelning, rutiner i arbetsmiljöarbetet, handlingsplaner, riskbedömningar och uppföljning. Syftet med den skriftliga dokumentationen är att den ska vara ett hjälpmedel i arbetsmiljöarbetet för arbetstagare och arbetsgivare. Dokumentationen behöver alltid anpassas tillverksamhetens förutsättningar och ska vara tydlig och lätt att förstå. 

8 aktiviteter för ett lyckat systematiskt arbetsmiljöarbete

  1. Ge alla medarbetare grundläggande kunskap om arbetsmiljö och om hur de kan vara med och påverka den.

  2. Se till att chefer och skyddsombud går arbetsmiljöutbildning. De behöver också uppdatera sina kunskaper regelbundet.

  3. Ta upp arbetsmiljön i samtal mellan medarbetare och närmaste chef.

  4. Prata även arbetskamrater emellan om hur det är på arbetet.

  5. Inkludera studenter och samverkansgrupp. 

  6. Ha en fast punkt om arbetsmiljön på arbetsplatsträffen eller personalmötet.

  7. Ha en nära dialog mellan chef, skyddsombud, studenter och samverkansgrupp om verksamheten.

  8. Skapa ett årshjul för arbetsmiljöarbetet. Det hjälper er att hålla frågan levande och fungerar som en påminnelse.

Tänk på att arbetsmiljöarbetet även gäller arbete som inte utförs på en fast arbetsplats, till exempel byggen, transporter eller arbete på distans.

Roller i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Arbetsgivare och chefens roll

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetstagarna inte utsätts för ohälsa eller olycksfall. Alla arbetsgivare ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Verksamhetens chefer ska känna till arbetsmiljölagen och andra arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten. Det är vanligt att chefer får särskilda uppgifter i arbetsmiljöarbetet, till exempel att initiera skyddsronder och administrera andra delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 

Medarbetarens roll 

Varje medarbetare har ett personligt ansvar för hälsa och säkerhet i det dagliga arbetet. För att kunna ta detta ansvar så har alla på en arbetsplats rätt till information och kunskap om sin arbetsmiljö.

Medarbetarna ska också medverka i arbetsmiljöarbetet. Alla ska följa givna instruktioner, fullgöra sina uppgifter i arbetsmiljöarbetet och använda skyddsutrustning vid behov. Medarbetarna ska också vara observanta på brister och risker i verksamheten och meddela dessa till arbetsgivaren. Även tillbud ska rapporteras.

Studentens roll

Arbetsmiljölagen gäller också till största delen för vuxna som genomgår utbildning. Studenter har rätt till en god arbetsmiljö, både fysiskt och psykosocialt. Systematiskt arbetsmiljöarbete inkluderar således studerande.

Vuxna studerande kan utse studerandeskyddsombud. Dessa ombud är bland annat fullvärdiga medlemmar av SLU:s centrala arbetsmiljökommitté (SLU-AK) med samma rättigheter och skyldigheter som övriga ledamöter. Däremot gäller inte föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) för studenter eftersom dessa föreskrifter är utformade för arbetstagare som har ett anställningsförhållande.

Skyddsombudets roll 

Skyddsombudet ska få möjlighet att vara med vid planering och genomförande av arbetsmiljöarbete ex skyddsrond. Få möjlighet att vara med vid upprättande av handlingsplan.

Skyddsombudet företräder och arbetstagarnas intressen och bevakar/medverkar till att arbetsgivaren uppfyller kraven på systematiskt arbetsmiljöarbete. Normalt uppfylls detta genom att institutionen har en lokal samverkansgrupp där skyddsombudet ingår. 

Lokala samverkansgruppens roll 

Den lokala samverkansgruppen fungerar som prefektens/motsvarande samrådsgrupp och diskussionspartner i arbetsmiljöfrågor.
Samverkansgruppen kan stödja det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att frågor kan initieras och följs upp av gruppen. Genom att ha en grupp och ha regelbundna möten strävar vi för att uppfylla de krav som finns kring samverkan mellan personal, skyddsombud och arbetsgivare i arbetsmiljölagen.

Exempel på frågor som kan tas upp i den Lokala samverkansgruppen:

  • Bidrar arbetsmiljön såväl den fysiska som den psykosociala, till att verksamhetsmålen uppfylls.
  • Behövs några utbildnings-, stöd eller personalsociala åtgärder vidtas för att stimulera personalen att arbeta mot de uppsatta målen.
  • Motsvarar lokaler och övrig utrustning verksamhetens behov och arbetsmiljömässiga krav. Initiera skyddsronder
  • Medverka i utformande av handlingsplan och uppföljning av kartläggningar och riskbedömningar.

Exempel på dagordningar för ett års möten inom Lokala samverkansgruppen som stöder SAM finns här.

Företagshälsovårdens roll 

Företagshälsovården är en expertresurs som bland annat kan anlitas vid undersökningar och riskbedömningar, för att föreslå åtgärder samt följa upp hur det gått. De kan också utbilda medarbetare i frågor om arbetsmiljö.

Systematiskt arbetsmiljöarbetet vid utlandstjänstgöring

Vid utlandstjänstgöring

Även om en medarbetare befinner sig utomlands har arbetsgivaren ansvar för att arbeta systematiskt med arbetsmiljön.

Arbetsmiljölagstiftningen är nationellt begränsad men arbetsgivarens ansvar för att arbeta systematiskt med arbetsmiljön samt att minska risker och ohälsa kvarstår vid en anställds utlandsvistelse i tjänsten. Även rehabiliteringsansvaret är oförändrat.

Arbetsgivarens instruktionsskyldighet och riskbedömning enligt den svenska arbetsmiljölagen bör fortfarande användas när medarbetare sänds utomlands för att genomföra en arbetsuppgift.

Observera att värdlandets arbetsmiljölagstiftning, om sådan finns, och strafflagstiftning alltid gäller. Detta kan i vissa fall medföra ett strängare synsätt än i Sverige både vad gäller arbetsgivares och arbetstagares överträdelser.

Systematiskt arbetsmiljöarbete vid arbete hemifrån

Hemarbete

Du som chef har ansvaret för arbetsmiljön även när en anställd arbetar hemifrån, till exempel på grund av risk för smittspridning. Här hittar du information om vad du ska tänka på och göra vid samtal med en anställd som arbetar hemifrån.

Checklista inför att en medarbetare ska arbeta hemma

  • Har medarbetaren arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete? Tänk på vilket material som tas hem, då vi är en arbetsplats som hanterar allmänna handlingar.
  • Vilka arbetsuppgifter kan inte genomföras på distans?
  • Stäm av i dialog med medarbetaren hur arbetsmiljön ser ut och fungerar hemma? Hur ser den sociala miljön ut? Bor medarbetaren ensam? Finns det människor runt omkring? Är hemmet en social riskmiljö på något vis?
  • Bedöm om medarbetaren har möjlighet att ordna en bra arbetsplats hemma eller om det finns risk för att ohälsa kan uppstå vid hemarbete under en längre tid. Arbetsmiljöansvaret finns även om arbetet bedrivs i bostaden. 
  • Räcker datorvanan för att medarbetaren ska kunna arbeta på distans? Krävs kompetenshöjning i form av onlinekurser för webbaserade verktyg? 
  • Hur ser de tekniska förutsättningarna ut? Finns internetuppkoppling och tillgång till dokument via VPN-klienten? 
  • Påminn om vikten av att ta raster och att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden.
  • Kom överens med medarbetaren om hur tillgängligheten ser ut för medarbetaren. Hur når man medarbetaren bäst (e-post, Teams, telefon mm) och hur ser arbetstiderna ut?
  • Kom överens om hur ni håller kontakten och hur uppföljningen ska se ut framöver mellan chef och medarbetare.
  • Fånga gärna upp medarbetare efter de första dagarna hemma och fråga hur medarbetaren tycker att det fungerar, om någonting saknas etc.

Informera om att:

  • Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.
  • När du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället. Se AFA:s hemsida för vad som gäller angående försäkring vid arbetsskada i hemmet. Se AFA:s film om försäkringsskydd vid hem- och distansarbete.
  • Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.
  • Det är viktigt med regelbundna avstämningar med medarbetarna för att säkerställa att arbetssituationen hemma är god. Se Frågor att ställa till sin medarbetare angående arbetsmiljön vid hemarbete
  • Ta del av filmen Fixa bra ergonomi är du arbetar hemifrån.

Årscykel arbetsmiljöarbete

Nedan finns ett årshjul som förslag till planering av arbetsmiljöarbetet inom avdelningen/motsvarande. 

 

 


Kontaktinformation

HR-enheten, Personalavdelningen SLU

Sidansvarig: PAVD-WEBB@slu.se