Riktlinjer för arbetsmiljöarbetet på institution/motsvarande

Senast ändrad: 03 september 2021

I en arbetsmiljö där människors kunskap, kompetens och vilja till utveckling tillvaratas och uppskattas, skapas förutsättningar för aktiva, ansvarskännande och kreativa medarbetare och studenter. Genom tydligt formulerade och kända mål för verksamhet och arbetsmiljö, tydlig organisation och en arbetsledning som främjar medarbetarnas hälsa och utveckling, skapas förutsättningar för god kvalitet och effektivitet i verksamheten. Såväl arbetsledning som medarbetare har ett ansvar för att skapa en god arbetsmiljö.

Prefektens ansvar

Prefekt/motsvarande har inom ramen för rektors/dekanus/förvaltningschefs delegering ansvar för arbetsmiljöarbetet på institution/motsvarande för både personal och studenter. För att prefekten ska kunna leva upp till detta ansvar kan en vidare fördelning av arbetsmiljöuppgifter behöva göras till personal i arbetsledande ställning. Detta förutsätter att prefekten försäkrar sig om att mottagaren har den kunskap som krävs för uppgiften. Arbetsmiljöuppgifterna skall då omfatta beslutsbefogenheter och budget, personal, lokaler, utrustning, tid för uppgiften etc. Det är viktigt att notera att prefektens ansvar inte kan delegeras. Prefekt/motsvarande har alltid det övergripande ansvaret och måste följa upp att arbetsmiljöarbetet sköts på ett tillfredställande sätt.

Övriga arbetsmiljöuppgifter, till exempel ansvar för laboratorieutrustning, service och underhåll av maskiner och annan teknisk utrustning kan fördelas på enskilda arbetstagare och bör då ingå i deras arbetsbeskrivning.

Exempel på arbetsmiljöuppgifter att tydliggöra och fördela på andra arbetsledare:

  • Introduktion av nyanställd/omplacerad personal.
  •  Information/informationsvägar – t ex att ansvara för personalmöten, gruppträffar, anslagstavla för ”HÖGAKTUELLT”, e-post etc.
  • Medarbetarsamtal.
  • Arbetsinstruktioner – särskilt viktigt vid ensamarbete, beredskapstjänstgöring, hantering av farliga ämnen, maskiner, redskap och andra tekniska anordningar, personlig skyddsutrustning etc.
  • Hantering av missbruksproblematik.
  • Hantering av trakasserier och kränkande särbehandling/mobbning.
  • Hantering vid avveckling av verksamhet och uppsägning av personal.
  • Hantering av arbetsskador, arbetsolycksfall och tillbud. Samtliga skall dokumenteras med vidtagna och förebyggande åtgärder och anmälas till personalavdelningen på särskild blankett. Arbetsolycksfall och allvarligare tillbud skall dessutom anmälas till Arbetsmiljöinspektionen.
  • Hantering av sjukfrånvaro, arbetsanpassning och rehabilitering.

I prefektens/arbetsledarens uppgifter ingår arbetsledning och personalomsorg. Det är prefektens/arbetsledarens uppgift att se till att medarbetarna arbetar mot uppsatta mål och att de gör det bra, vilket innebär att ge stöd, uppmuntran, feedback och utvecklingsmöjligheter till personalen. God arbetsledning är också att ta tag i konflikter alternativt tillkalla hjälp samt att fatta beslut även i turbulenta situationer.

Samverkansgruppens uppgift

Samverkansgruppen är prefektens/motsvarandes samrådsgrupp och diskussionspartner i arbetsmiljöfrågor.

  • Exempel på frågor för samverkansgruppen: Är verksamhetsmålen tydligt formulerade och i linje med SLU:s övergripande mål? Är de konkreta, uppföljningsbara och kända av all personal?
  • Bidrar arbetsmiljön, såväl den fysiska som den personalsociala, till att verksamhetsmålen uppfylls?
  • Behöver några utbildnings-, stöd-, motivations- eller personalsociala åtgärder vidtas för att stimulera personalen att arbeta mot de uppsatta målen?
  • Motsvarar lokaler och övrig utrustning verksamhetens behov och arbetsmiljömässiga krav?
  • Hur är arbetsklimatet på institutionen?
  • Förhandlingsforum för arbetsmiljö-, lika villkors- och säkerhetsfrågor. Enskilda personalärenden skall dock inte behandlas i samverkansgruppen.  

Verktyg

Verktyg för kartläggning och uppföljning av arbetsmiljön på institution/motsvarande:

  • arbetsmiljöronder, både fysiska och psykosociala
  • medarbetarsamtal
  • riskanalys vid särskilt farliga arbeten
  • sammanställning av sjukfrånvaro, såväl upprepad korttidsfrånvaro som långtidssjukskrivning
  • förteckning över arbetsskador, arbetsolycksfall och tillbud
  • personalomsättning, vid hög frivillig personalomsättning kan ett avslutande samtal vara ett bra instrument för att få vetskap om det finns oro, missnöje eller brister i arbetsmiljön som medfört att personal väljer att lämna sin tjänst.

Dessa åtgärder skall genomföras årligen inför budget- och verksamhetsplanering och utgör underlag för kommande handlingsplan.

Handlingsplan

Gå igenom situationen på arbetsplatsen utifrån gjorda kartläggningar och ta upp de arbetsmiljöförbättrande åtgärder, som inte kan genomföras omedelbart, i en handlingsplan.

Det kan exempelvis vara verksamhetsförändringar, införande av ny organisation, utbildning i kommunikation och konflikthantering, inköp av ny laboratorieutrustning, ombyggnation etc.

Beskriv behov och åtgärd, sätt tidsramar samt ange vem som är ansvarig.

Om det finns missnöjesyttringar, konflikter och andra tecken på oro och irritation i personalgruppen kan en handlingsplan se ut på följande sätt:

  • Prefekt utser person för att utreda den uppkomna situationen.
  • Resultatet av utredningen redovisas för samverkansgruppen senast den… och för hela personalgruppen snarast därefter.
  • Efter diskussion i samverkansgruppen upprättas en åtgärdsplan med tidsramar.
  • Sätt datum för uppföljning.
  • Arbetsmiljöarbetet skall ses som en ständigt pågående process där nödvändiga åtgärder för att komma tillrätta med olika problem vidtas så snart det är praktiskt möjligt.

RIKTLINJER FÖR ARBETSMILJÖARBETET PÅ INSTITUTION/MOTSVARANDE
Fastställd av rektor 2010-12-20 (Dnr SLU ua Fe 2010.2.5.6-3135) efter behandling i Ordförandekonferens för arbetsmiljö och säkerhet. 

 


Kontaktinformation

HR-specialisterna
HR-enheten, Personalavdelningen, SLU