Före rekryteringsprocessen

Senast ändrad: 14 april 2020

Läs mer här vad du behöver tänka på innan du du bestämmer dig för att rekrytera en ny medarbetare.

Hur lägger man upp arbetet?

Att rekrytera är bara ett av flera sätt att möta ett ändrat personalbehov. Innan man beslutar sig för att påbörja en nyrekrytering bör man därför tänka igenom om det finns några andra alternativ. Kanske kan man istället lösa behovet genom en intern omplacering inom institutionen, med ändrad fördelning av arbetsuppgifter, via samarbete med andra institutioner/enheter, genom internutbildning av befintlig personal, genom timarvodering, genom köp av tjänster alternativt en uppdragstagare eller på något annat sätt.

Om institutionen/motsvarande bestämmer sig för att påbörja nyrekrytering så är det ett antal viktiga överväganden som måste göras. Ta gärna i detta tidiga skede kontakt med institutionens/motsvarandes HR-specialist på HR-enheten och diskutera bl a följande frågeställningar:

  • hur kan kravprofilen se ut?
  • är behovet temporärt eller varaktigt?
  • vilken sorts anställningsform är mest lämplig (tillsvidare, tidsbegränsad m.m)?
  • vilken titel är mest lämplig?

Det är chef som beslutar om rekrytering på institutionen/motsvarande. Även om önskemålet är att annonsera en ledig anställning så behöver man först pröva om det finns behov av att omplacera redan anställd personal eller om det finns medarbetare som har företrädesrätt till återanställning. Först när detta är gjort kan man gå vidare med en annons.

Delaktighet

Det är viktigt att tänka igenom vilka som kan behöva involveras och i vilka skeden i rekryteringsprocessen. Ett bra sätt är att göra en ordentlig tidplan för intervjuer och olika samråds- eller beslutsmöten. En väl genomförd rekryteringsprocess tar ofta längre tid än man tror. Tillsätt en rekryteringsgrupp om det behövs. Vid mer komplexa rekryteringar görs ofta ett första urval av någon/ några, medan övriga intressenter får ett mindre antal att ta ställning till. Det är alltid ansvarig chef som fattar beslutet.

När man rekryterar en chef med personalansvar bör även fackliga organisationer involveras. I många fall är fackliga representanter med och träffar slutkandidater. Det kan också finnas skäl att blivande medarbetare har en chans till delaktighet. Rådgör alltid med din HR-specialist om du ska rekrytera en chef med personalansvar.

Kravprofil

Första steget i en rekrytering är att skriva en kravprofil. En kravprofil består av de krav som är relevanta att ställa på en persons kompetens i förhållande till en tjänst dvs. inre förutsättningar som t.ex. utbildning, erfarenhet, egenskaper, kunskap. Viktigt att kravprofilen är tydlig. Att det framgår vad som är krav och vad som är meriterande samt att detta är ståndpunkter som vi kan hålla fast vid till dess att rekryteringen är avslutad. Se nedan på krav som är viktiga att tänka på inför en rekrytering:

Utbildningar

Finns det utbildningar som är absoluta krav? Behövs det särskild yrkesutbildning? Behövs särskilda certifikat eller licenser? Förtydliga vad som är krav, vad som är meriterande och vad som bara är bra att ha. Fundera också över hur ni värderar utbildningar och kompetenser från andra länder. Finns det sätt att kompensera för brist på utbildning, till exempel genom att ha arbetat med liknande arbetsuppgifter?

Yrkeserfarenhet

Kräver tjänsten erfarenhet från en viss bransch, exempelvis statligt, andra universitet etc. eller av vissa arbetsuppgifter och hur länge i så fall?

Personliga egenskaper

Finns det särskilda personliga egenskaper ni letar efter i organisationen eller för yrkesrollen? Behöver ni en person som är självgående eller som jobbar bäst i grupp? Nytänkare eller principfast? Detalj- eller helhetsorienterad? Energisk eller tålmodig?

Mall för underlag för kravprofil

Skapa annons

Begreppen förtjänst och skicklighet är centrala vid alla statliga anställningar. Detta regleras i regeringsformen och innebär att den som har bäst kompetens, såväl formell som icke formell, alltid ska ha jobbet. Därmed minimeras inslag av godtycke, vänskap och/eller personliga lojaliteter.

Annonsen fyller en viktig funktion i detta sammanhang och fungerar i vissa lägen som en ren befattningsbeskrivning. Utformningen av annonsen är naturligtvis viktig för attrahera rätt sökande, men i ett senare skede kan den också användas vid t ex omplaceringsärenden, där man prövar om en person har tillräcklig kompetens för ett visst arbete. Det är även gentemot annonsen som de som inte har fått arbetet har möjlighet att överklaga. Det är därför viktigt att vi är noga med vilka krav som ställs och på vilket sätt det görs. Ta gärna hjälp av HR-enheten.

I annonsen är det viktigt att hålla isär vad som är skallkrav och vad som är börkrav och tydligt beskriva dessa. Skallkrav är något som man inte kan kompromissa om, t ex krav på en viss grundutbildning. Börkrav brukar ofta uttryckas i termer att ”det är meriterande om du har…”   t ex arbetat med ett visst datasystem eller om du har arbetat på ett universitet eller en högskola. Både skallkrav och börkrav kan användas såväl när det gäller formell kompetens som icke formell kompetens, dvs. olika personliga egenskaper.

Avrop, upphandlingar

I vissa fall kan vi välja att hyra in personal eller använda en firma som hjälper till med rekryteringen. Här använder vi bara de företag som är upphandlade via Kammarkollegiet eller SLU. Vilka det är går att hitta på Kammarkollegiets hemsida samt upphandlingssidan på SLU. Observera att även inhyrning av personal kan behöva förhandlas med fackliga organisationer. Rådgör med din HR-specialist.

Samannonsering med upphandlat företag

Om vi använder ett upphandlat företag för rekryteringen, förekommer det ibland att de vill annonsera med sitt eget namn och egen logotype. Det är tillåtet, men det måste alltid finnas en SLU-annons på vår egen webbsida i botten. En person ska alltid kunna söka ett arbete direkt via SLU också. Dessutom ska alla sökande även läggas in i SLU:s rekryteringssystem. Det finns olika sätt hur man löser detta praktiskt och de firmor vi normalt samarbetar med känner till rutinen.


Kontaktinformation

HR-specialisterna
HR-enheten, Personalavdelningen, SLU               

Sidansvarig: HRADM@slu.se