Rekrytering och annonsering

Senast ändrad: 29 augusti 2019

Översiktlig beskrivning över hur du bör planera och tänka vid rekrytering och annonsering.

Särskilt för lärarbefattningar:

Rekrytering till lärarbefattningarna professor, lektor och vissa andra vetenskapliga befattningar hanteras på ett delvis annorlunda sätt än vad som beskrivs nedan, främst som en följd av särskilda bestämmelser i Högskoleförordningen och SLU:s förordning. Rekryteringsförfarandet för sådana befattningar framgår av Anställningsordning för SLU.

Planering

Att rekrytera är bara ett av flera sätt att möta ett ändrat personalbehov. Innan man beslutar sig för att påbörja en nyrekrytering bör man därför tänka igenom om det finns några andra alternativ. Kanske kan man istället lösa behovet genom en intern omplacering inom institutionen, med ändrad fördelning av arbetsuppgifter, via samarbete med andra institutioner/enheter, genom internutbildning av befintlig personal, genom timarvodering, genom köp av tjänster från en annan arbetsgivare alternativt en uppdragstagare eller på något annat sätt.

Om institutionen bestämmer sig för att påbörja nyrekrytering så är det ett antal viktiga överväganden som måste göras. Ta gärna i detta tidiga skede kontakt med institutionens/avdelningens HR-specialist på HR-enheten och diskutera bl a följande frågeställningar:

  • vilken sorts anställning/titel är lämpligast?
  • är behovet temporärt eller varaktigt?
  • går anställningen att tidsbegränsa (om temporärt behov)?
  • hur säker är finansieringen?
  • hur ser kravprofilen ut?

Övervägandena mynnar ut i ett förslag till anställning eller ett annonsförslag. Om HR-enheten inte varit inkopplad redan tidigare så är det helt nödvändigt med en kontakt i detta skede, för att pröva om fri rekrytering är möjlig eller ej, läs mer nedan angående fri rekrytering.

Det är prefekt/motsvarande som beslutar om annonsen på institutionen/avdelningen.

Fri rekrytering eller ej?

Även om det är institutionens önskemål att annonsera en ledig anställning så behöver HR-enheten först pröva om det finns behov av att omplacera redan anställd personal eller om det finns personer som har företrädesrätt till ny anställning.

Först när HR-enheten i samråd med institutionen prövat om det finns några hinder för extern rekrytering kan annonsering ske.

Omplaceringsprövning

Finns det någon anställd vid den egna eller annan institution (motsvararnde) som riskerar att bli uppsagd på grund av arbetsbrist och som kan bedömas ha tillräckliga kvalifikationer, så är arbetsgivaren skyldig att omplacera till den lediga platsen. Regeln är tvingande. Bedömningen av om en person har tillräckliga kvalifikationer avgörs av HR-enheten i samråd med institutionen/avdelningen.

Arbetsgivaren kan också ha skyldighet att omplacera personal av andra skäl än arbetsbrist, t ex av rehabiliteringsskäl. HR-enheten gör denna prövning parallellt med den arbetsrättsliga prövningen i arbetsbristfrågor.

Företrädesrätt

Den som blivit uppsagd p g a arbetsbrist eller som haft tidsbegränsad anställning med stöd av LAS under sammanlagt minst 12 månader under de tre senaste åren har företrädesrätt till ny anställning om hen begär det. Företrädesrätten gäller till anställningar som hen har tillräckliga kvalifikationer för.

Om man väljer att anställa en person som har företrädesrätt till ny anställning så behöver annonsering inte ske. Även om det finns personer som har företrädesrätt så kan dock arbetsgivaren välja att annonsera en ledig anställing. Personer som anmält anspråk på företrädesrätt och som kan bedömas ha tillräckliga kvalifikationer för den lediga befattningen läggs med som sökande.

Företrädesrätten beskrivs närmare här.

Anställningsformer

En anställning kan vara fast (tillsvidare) eller tidsbegränsad. Huvudregeln i den arbetsrättsliga lagstiftningen är att så många som möjligt ska ha fast anställning. Från den regeln finns ett antal undantag angivna i lagen om anställningskydd (LAS), anställningsförordningen (AF) och högskoleförordningen (HF).

Vidare finns det centrala kollektivavtal om tidsbegränsad anställning för postdoktorer samt adjungerade lärare, och ett lokalt kollektivavtal vid SLU om tidsbegränsad anställning för veterinär som fullgör specialiseringstjänstgöring.

De olika anställningsformerna (tidsbegränsningarna) som kan tillämpas vid SLU finns beskrivna här.

Annonsering vid rekrytering

Som statlig myndighet ska SLU annonsera alla lediga anställningar, så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till SLU. Undantag från annonseringsskyldigheten ges endast i särskilda fall, som vid omplacering av medarbetare inom SLU, åberopande av företrädesrätt eller vid anställning av professor genom kallelse. En annan anledning för undantag av annonseringsplikt är om en medarbetare blir akut sjuk och verksamheten lider skada om inte en vikarie väldigt snart finns på plats. Prata med din HR-specialist om du har frågor om undantagen.

Det finns flera fördelar med att annonsera, det är en chans att marknadsföra institutionen/motsvarande, det finns ett urval av kandidater att välja mellan och inte minst säkerställer annonseringen att man hittar den kandidat som bäst uppfyller de kvalifikationer som krävs för anställningen.

Alla lediga befattningar annonseras på SLU:s webbplats samt sätts upp på SLU:s anslagstavla. De flesta lediga anställningar annonseras även i Arbetsförmedlingens platsbank, vilket är att rekommendera då det är en förutsättning för att anställa medborgare utanför Europa. För att kunna anställa medborgare från s.k. tredjeland (land utanför EU/EES) måste anställningen annonseras under minst 10 arbetsdagar på Arbetsförmedlingens platsbank. Då överförs annonsen till den europeiska platsbanken, EURES, vilket är Migrationsverkets krav för att utfärda arbetstillstånd för tredjelandsmedborgare.

Målgrupp och annonsforum

Du bör tänka igenom vilka du vill nå med platsannonseringen. Priset för en annons varierar mycket beroende på vilket annonsforum (tidning, webbplats) du väljer att annonsera i. Även om en tidning har en stor upplaga är det inte säkert att du når just din målgrupp där. Genom annonsering i en facktidning kan en tydligt avgränsad målgrupp nås.

Om du tänker platsannonsera i facktidskrifter är det viktigt att tänka på att de har olika pressläggningstider, varierande från en vecka till ett par månader. Beräkna alltid gott om tid vid varje annonsbeställning.

Annonsera i press/extern media

Befattningar som professorer, universitetslektorer och biträdande lektorer annonseras av fakultetskanslierna. Annonsmanus för övriga anställningar skrivs av institutionen/motsvarande och skickas via ReachMee till respektive HR-specialist. Läs mer om annonsering på ReachMee-sidan.

I samråd med HR-specialist går institution/motsvarande igenom vilken typ av extern annons det ska vara och i vilka webbplatser/tidningar som annonsen ska införas. I tidningsannonser görs en hänvisning till SLU:s webbplats där hela annonsen kan läsas.

En tidningsannons ska minst innehålla:

  • Institution/motsvarande
  • Befattning
  • Sista ansökningsdag
  • Hänvisning till webbplats för mera info

Annonsering av lediga anställningar ska alltid följa SLU:s grafiska profil, här hittar du annonsmallar.

Hit vänder du dig

Vill du ha hjälp med kravspecifikation och annonsinnehåll är du välkommen att kontakta din HR-specialist.

Urval

Jämförelsen mellan de sökande ska göras utifrån de krav och önskemål som uttryckts i annonstexten och utifrån de allmänna regler som gäller för statliga befattningar.

För att en för sent inkommen ansökan ska kunna beaktas krävs särskilda skäl, t ex sjukdom eller liknande. Arbetsgivaren har också rätt att beakta för sent inkommen ansökan från sökande som är avsevärt mer meriterad än övriga sökande.

Ta gärna kontakt med din HR-specialist och diskutera hur arbetet ska läggas upp och genomföras!

Lönesättning och förslag till anställning

Lönefrågan bör givetvis diskuteras, antingen vid intervjun eller i samband med att man erbjuder en anställning. Institutionen (motsv) måste ju veta att den utvalde accepterar den lön man tänker föreslå och arbetstagaren måste veta vilken lön arbetsplatsen är beredd att betala. Som förberedelse för denna diskussion är det lämpligt att institutionen samråder med HR-specialist.

Det formella beslutet om anställning och om tillämplig lön fattas i de flesta fall av institutionen (prefekt eller motsv) eller i vissa fall av dekan. Beslutet ska föregås av information eller förhandling med arbetstagarorganisationerna.

När institutionen (motsv) gjort sitt val ska ett anställningsärende starts i Primula självservice. Till ärendet ska bifogas relevanta dokument så som CV, doktorsexamen m.m.

Information/förhandling, beslut m m

Information/förhandling

Innan beslut om anställning kan tas ska arbetsgivaren lämna information till arbetstagarorganisationerna om det tilltänkta beslutet. Information om tilltänkt beslut och lön lämnas alltid via SLU:s förhandlingssystem genom HR-enheten.

Påkallar arbetstagarorganisationen förhandling om det tilltänkta beslutet eller om lönen så meddelar man detta till personalavdelningen snarast dock absolut senast påföljande tisdag och förhandling sker den närmast kommande tisdagen. Oavsett om enighet uppnås eller ej, tas sedan beslut av personalavdelningens specialister på prefektens (motsv) vägnar. Om anställningens varaktighet är högst tre månader behövs ingen information/förhandling.

Vid anställning av chefer har arbetsgivaren primär förhandlingsskyldighet enligt §11 i MBL (dvs man kallar till förhandling direkt).

Beslut

Beslut om anställning fattas enligt gällande delegeringslistor. Beslut om personal inklusive doktorander, amanuenser m fl fattas normalt av prefekten, undantaget beslut om anställningar som lärare och forskare kan fattas av dekan eller prefekt beroende på givna delegationer, se SLU:s anställningsordning respektive rektors delegationsordning. Rektor fattar dock beslut när det gäller vissa högre befattningar (främst professor).

Överklagande

Om en anställning har varit annonserad så ska uppgift om hur beslutet kan överklagas alltid lämnas till sökande som ej valts ut.  Anvisningar lämnas i belsutet som anslås på SLU:s officiella anslagstavla.

Överklaganden i anställningsärenden prövas i en särskild nämnd, Överklagandenämnden för högskolan. Överklagandet ska dock alltid insändas till registrator vid SLU som vidarebefordrar det till nämnden. En sökande har alltid rätt att få ta del av de medsökandes ansökningshandlingar eller att mot avgift få kopior hemsända. Detta gäller såväl före som efter ett eventuellt överklagande. Den som fått anställningen har rätt att yttra sig över överklagandet. Den klagande bör i sin tur få del av sådant yttrande.

Frågor rörande överklagande besvaras av SLU:s jurist- och dokumentationsenhet.

Sidansvarig: hradm@slu.se