Alla registrerar sina egna utläggs- och reseräkningar i Primula och det finns en del punkter som kan vara svårt att tolka hur det ska fyllas i. Här förklaras några vanliga punkter.
Administrationen behöver få in reseräkningar/utlägg senast den 3:e arbetsdagen i månaden, då kan utbetalning komma på lön samma månad. Detta datum är för att den ska hinna bli hanterad i tid innan löneutbetalning då själva lönekörningen görs knappt två veckor innan löneutbetalning.
Vid många fält finns förklarande hjälptext som visas genom att klicka på respektive (i).
För att underlätta hanteringen behöver ni tänka på följande:
- Ange syftet med utlägget/resan i rutan för noteringar vid respektive utlägg
- För traktamente vid kurser, konferenser, möten etc. ska kallelser, program, inbjudan bifogas, ett mail med överenskommelse är också OK.
- Ändra inte uppgift under Lokalt avtal tjänsteresor. Det är för de som har specialavtal och det har vi inte på HUV.
- Uppgifter om måltider är lite svårtolkad:
- ett kryss i rutan ”utan” = ingen kostförmån och används t ex när frukost har ingått i hotellpriset
- ett kryss i rutan ”med” bockas i om du har fått frukost, lunch och/-eller middag någon av dagarna. Det gäller även om du har fått middag på hotellet.
- Normalt ska det inte sättas kryss i tabellens huvud, istället görs markering per dag och typ av måltid.
För mer utförlig information se Representation, gåvor, konferenser samt beloppsgränser | Medarbetarwebben (slu.se)
- Om eget boende på resan har anordnats kostnadsfritt ska du skriva antal nätter i rutan ”privat logi”
- Bifoga biljetter även när SLU har betalat resan via faktura
- Bifoga alltid originalkvitton vid utlägg (kopiera gärna och färst kvitton på ett papper så att de håller i arkivering).
Tyvärr kommer endast åt bifogade filer under tiden som ärendet är öppet, när det har gått till utbetalning kommer vi inte längre åt filerna.
- Vid utlägg ska en förklarande notering göras för utläggsalternativet ”Övriga utlägg”.
- Utläggsalternativet "Livsmedel" är sällan korrekt, om det är fika eller liknande så ska alternativet "Enklare förtäring/Personalvård" användas.
- För många inköp är utläggsalternativet "Förbrukningsmaterial" mest korrekt.
- Kompletterande information kan skrivas i meddelanderutan längt ner "Lägg till meddelande".
- Om resor/utlägg ska faktureras vidare ska ett samlat underlag på det lämnas till HUV administration, ofta är det ju en kombination av resa via faktura, utlägg under resan och en timersättning. Det räcker alltså inte att skriva det i reseräkningen eller som kommentar på faktura.
Redovisa alltid hela resan. Om du av någon anledning vill reducera ersättning så gör det på slutet i fältet Lägre traktamente.
Tveka inte att kontakta Marianne Lövgren när du har frågor om hur du registrerar dina resor och/eller utlägg.