Allmänt om representation
Översiktlig information om representation och gåvor finns på SLU:s medarbetarwebb.
Prefekten beslutar om representation och gåvor på institutionen. Prefekten har också delegerat detta ansvar till biträdande prefekter och ämnesansvariga, som kan besluta om särskild representation inom sitt respektive område. Dessa är därmed skyldiga att känna till de regler som gäller kring representation och gåvor.
Huvudregeln är att samtliga anställda ska förmånsbeskattas för måltider som arbetsgivaren tillhandahåller om måltiden inte omfattas av ett undantag.
Kostnader för mat och merkostnader vid resor täcks enligt avtal för ersättning vid tjänsteresa.
Representation
Extern representation
Extern representation riktas sig mot gäster som SLU vill skapa/upprätthålla en god relation till. Extern representation ska inte ske upprepat till samma person. Extern representation kan inte göras mot andra SLU:are.
När det gäller extern representation hänvisas till SLU:s generella dokument.
Vid extern representation ska antal SLU-anställda vara väl avvägt (ej fler än gästerna). Alkoholhaltiga drycker kan endast i undantagsfall
ingå i kostnaden.
Syfte, samtliga namn, tillhörighet och uppdrag ska alltid anges.
Representationskostnader som saknar kompletta underlag ska avslås.
Mer information om krav på underlag återfinns i Ekonomihandboken på medarbetarwebben.
Intern representation
Internrepresentation kan vara personalfest, enklare förtäring vid arbetsmöten samt informationsmöten. Här ges några exempel.
För intern representation har följande beslutats på institutionen:
Högst två personalfester per år kan genomföras.
Dessa är vanligtvis:
- Personaldag(ar) då hela personalen samlas för gemensamma aktiviteter som vanligen är en kombination av verksamhetsrelaterade och av mer personalvårdande karaktär. Dagen kan avslutas med en middag med vin på kvällen. (Det här bokförs som intern konferens om det är minst 6 timmar effektivt arbete schemalagda och hela momsen får dras av. Inslaget av nöje får inte vara för omfattande.)
- Julbord.
Vid avdelnings- eller ämnesaktiviteter samt doktorandresa (intern konferens) med schemalagt program på mer än 6 timmar kan gruppen bjudas på lunch och/eller middag för max 800 kr inkl. moms, annars gäller enklare förtäring (max 80 kr inkl. moms/per) och/eller fika.
Vid disputationer bjuder institutionen på enklare förtäring till ett max belopp av 80 kr inkl. moms. Lunch i samband med disputation är en arbetslunch, vilket innebär att SLU:are och opponent förmånsbeskattas. Externa personer i betygsnämnden förmånsbeskattas inte, då dessa inte får något arvode från SLU.
Det är vanligt att opponent (ej SLU:are), betygsnämnd och handledare äter middag kvällen före disputationen. Det ses som extern representation och medför ingen förmånsbeskattning.
Institutionen bjuder på Spiktårta i samband med att en doktorand spikar sin avhandling. Kostnaderna belastar respektive ämne.
Institutionsinformation ges oftast i samband med fika på fm eller em. Då kan institutionen bjuda på fika som personalvård/enklare förtäring.
På lunchseminarier (intern kurs), riktade mot SLU-anställda, får deltagarna bjudas på en lunch om de anställda som väljer att delta har direkt nytta av seminariet/kursen i sitt arbete.
På nätverksträffar i samband med forskarskolor kan doktoranderna bjudas på för- och eftermiddagsfika som personalvård/enklare förtäring.
Konferenser, d.v.s. en större sammankomst för formell diskussion av vissa frågor som rör verksamheten. Om programmet har schemalagda övningar på minst 6 timmars effektivt arbete kan både lunch och middag ingå (max belopp är 300 kr inkl. moms/person). Vid möten över två dagar är det möjligt att bjuda på mat enligt ovan båda dagarna om det i genomsnitt varit 6 timmars effektiv arbetsdag (t.ex. 7 timmar plus 5 timmar/dag).
Arbetsmåltid, exempelvis lunch för projektgrupp eller med andra SLU:are, eller vid möten enligt ovan som är kortare än 6 timmar, ska inte förekomma. Det är en skattepliktig förmån.
Institutionen bjuder normalt inte studenter på fika eller liknande, om så görs så ska det hanteras som extern representation med motivering av syfte och namn på deltagarna.
Förmånsbeskattning
Förmånsbeskattning för en lunch eller middag på restaurang innebär att skatt dras av från lönen, skatten beräknas på Skatteverkets fastställda belopp (110 kr för 2023). Skatten för middagen blir alltså ca 33-59 kr, beroende på vilken skattesats man har.
Gränsdragningar
Gåvor till personer utanför SLU – se SLU:s generella dokument.
Gåvor och uppvaktning av anställda
Avtackning då anställning upphör, efter mer än 6 års anställning, eller vid pensionering bekostas av institutionen. I första hand görs detta genom att vi går ut och äter middag med personen/personerna och institutionen bjuder personen som slutar. Övriga som deltar betalar var för sig.
Institutionen överlämnar en gåva till den som slutar (max belopp 2000 kr inkl. middagen). Alternativt kan institutionen istället bjuda alla på fika med tårta, om personen ifråga hellre vill ha det.
Uppvaktning av personer som fyller 50 (i första hand) eller 60 år, kan ske genom en enkel blomma eller liknande till ett max-belopp av 500 kr.
Notera att gränsbelopp för uppvaktning eller gåvor gäller samlat för arbetsgivaren, dvs för hela SLU. Det finns alltså inte utrymme för att med institutionens medel betala för uppvaktning av personer på andra institutioner, fakultet osv. Privata insamlingar går alltid bra.
Blomma till personal i samband med sjukdom kan självklart köpas in och överlämnas från institutionen. Beloppet bör inte överskrida 500 kr.
Beloppsgräns för blommor vid f.d. anställds begravning beslutas av prefekt.