Fler rutiner

Justeringar av doktorandlön

Doktorandlönerna justeras både genom en årlig löneöversyn som sker centralt samt när doktoranden når en ny nivå under doktorandutbildningen. Doktorandstegen ger en beskrivning av de olika stegen och hur stora höjningarna är.

Ny rutin

En förskjutning i tillämpningen av villkor för höjning har skett från och med 2021, främst gäller det nivå C, halvtid. Det finns inte något fullständigt systemstöd för att administrativt kunna ha en automatik i nivåhöjningarna vilket innebär att doktorand och handledare har ett gemensamt ansvar för att informera om när nästa nivå uppnås. Anställningstid finns i Primula men det finns där ingen koppling till faktiskt nettostudietid som rapporteras separat.

För att tydliggöra inför vi nu rutinen att doktoranden tillsammans med handledarna har ansvar för att rapportera in när det är dags för lönejustering enligt nivåerna i doktorandstegen.

Påminnelser kommer att skickas till doktoranderna minst två gånger per år och med information om nivåerna och när dessa höjningar ska ske. 

Nivå A 

Ingångsnivån och första nettostudieåret ligger på nivå A med en fastställd lägstalön.

Nivå B 

Efter ett års nettostudietid ska en första nivåhöjning göras.

Nivå C 

Efter halvtidsseminarium ska höjningen nu ske retroaktivt från månaden efter att doktoranden uppnått två års nettostudietid. Tidigare gjordes det utifrån datum för slutfört halvtidsseminarie. Lönejusteringen får göras först efter det att halvtidsseminarium genomförts. Ofta överensstämmer datumen men en avstämning måste göras.

Nivå D

Efter tre års nettostudietid sker ytterligare en höjning utifrån beräkning av nettostudietid. 

Nivå E

Efter doktorsexamen sker ytterligare en höjning. 

Fakturor i Proceedo

Generell info finns på Proceedoportalen, här finns några punkter som vi ser som extra viktiga för att förbättra flödet.

Flödet i Proceedo styrs i första hand av fakturareferensen (650ABC) och därefter av kontering på kostnadsställe och projekt.

Principen för fakturahantering är att fakturan går till den person som gjort beställningen för granskning. Den som granskar ska kontrollera att det är rätt kostnadsställe, annars korrigera, ange rätt projekt och skriva in en lämplig verifikationstext i rutan "Köpet avser". Rådet är att skriva kort men tydligt vad det avser eftersom det här är den text som kommer att stå i transaktionslistorna i bokföringen. Om det exempelvis är en resa så skriv namn, datum, destination och/eller typ av möte. För att se bilagor och kommentarer ska fakturadetaljer öppnas.

Den som granskar ska naturligtvis kolla att fakturan stämmer med vad som köpts eller den tjänst som ni kommit överens om. Vid resor ska alltid inbjudningar, program eller någon form av underlag på planeringen bifogas. Det är också bra att bifoga den överenskommelse ni har gjort, exempelvis när vi har en extern föreläsare i våra kurser, det räcker ofta med en e-post där ni bekräftat vad som gäller. 

Om det finns upplysningar som är bra att skicka med till administrationen eller slutattestant så är det bra att lägga det i fältet för kommentar. Det kan exempelvis vara en förklaring till administrationen om det är oklarheter kring kostnadsställe eller projekt, eller om det är så att fakturan ska delas upp med andra på SLU.

Administrationen granskar och kompletterar fakturan med rätt kontonummer, exempelvis Inrikes resa eller Köpta tjänster osv. I de fall det saknas information eller väsentliga underlag i form av bilagor så skickar administrationen tillbaka fakturan för komplettering. Läs då vad det står i kommentaren!

När fakturan är konterad går den till den person som är slutattestant på respektive projekt. Ämnesansvariga och projektledare ska ha rätt att slutattestera belopp upp till 50 000 kr per faktura. Belopp över det går vidare till prefekt för slutattest. Ofta är det samma person som är både granskare och attestant. Då går fakturan till prefekt så att granskning alltid görs av två olika personer.

Beställningar

Beställningar ska normalt göras genom Proceedo, det gör att det är rätt person som attesterar inköpet. Våra vanligaste leverantörer är upphandlade och då ska alla inköp göras genom Proceedo. Även för andra leverantörer skickar vi beställningsordern via Proceedo, det gör dels att de får rätt underlag för att kunna skicka fakturan korrekt, den som ansvarar för kostnaden godkänner själva inköpet istället för att få en faktura i efterhand och när leveransen stämmer med beställningen så behöver normalt inte hantera fakturan. Det förutsätter dock att den som beställt också bekräftar att vi har fått leveransen.

Elektronisk faktura

För SLU och alla andra statliga myndigheter är det sedan 2019 lagkrav att leverantörer ska skicka elektronisk faktura.

Elektroniska fakturor minskar hanteringen på SLU genom att de går direkt in i systemet - allt annat är undantag som ökar SLU:s kostnader.

För alla fakturor måste fakturareferens anges. Kontakta administrationen om du är osäker på vad din fakturareferens är.

Var och en ansvarar för att lämna uppgifter om det som ska faktureras eller vidarefaktureras. Fakturering ska alltid göras i så nära anslutning som möjligt till uppdraget eller den kostnad som ska vidarefaktureras. Fakturering ska göras enligt avtal eller annan överenskommelse, ofta kan det gälla föredrag och resekostnader eller någon typ av konsultation.

För att undvika att felaktigheter uppstår när en faktura skickas till en uppdragsgivare ska följande uppgifter lämnas:

• Fakturatext som är begriplig för kunden
• Datum eller period när jobbet har utförts
• Fakturamottagare (för kunder utanför SLU behöver vi komplett namn, adress och organisationsnummer eller för utländska kunder VAT-nummer)
• Mottagarens referens
• Vår referens
• Beloppet samt tydlig uppgift om det är exklusive eller inklusive moms (för vidarefakurering av exempelvis resekostnader ska alltid kopia på reseräkning och/eller faktura bifogas)
• Enhet och Projektnummer som intäkten ska konteras på.

Det är bra att bifoga eventuella övriga upplysningar och underlag som är värdefulla för dokumentation.

När det gäller fakturering av kontraktsmedel så hanteras det enligt annan rutin. Kontakta Marie Högström om du har frågor om det.

Underlaget ska skickas till huv.administration@slu.se.

Lönekontering

Inom institutionen har projektledare, handledare och chefer ett stort ansvar för att alla lönekostnader fördelas på rätt projekt, men också som enskild medarbetare har man ett ansvar att meddela när det sker förändringar som påverkar lönekonteringen.

Primula

Lönen fördelas procentuellt enligt rapportering i Primula. Fördelning görs på Kostnadsställe, Projekt och i vissa fall på Fritt fält. Justeringar i systemet utförs av personalregistrerare, på HUV görs det av Marie Högström och Johan Karlsson.

Den enskilde medarbetaren kan se den egna lönekontering i Primula, exempelvis genom att starta ett rese-/utläggsärende och klicka fram kontering och Anställningens kontering, där ligger den aktuella kontering synlig i sifferform. För den som inte har koll på projektnumren så finns projekten utskrivna med benämning i Projektlistan. 

Alternativt går det att leta upp uppgifterna i Lins (ledningsinformationssystemet) under Personal och rapport Personallista, där går det att klicka sig in på respektive person för att se aktuell kontering med projektbenämning i klartext.

Ändringar i Primula bör alltid göras framåt och behöver göras allra senast den 10:e varje månad. Det finns möjlighet att ändra retroaktivt för tidigare månader men det bör undvikas.

Principer inom institutionen

Lönekonteringen ska återspegla den faktiska fördelningen av arbetstiden under olika delar av året. Varje medarbetare ansvarar för att hålla koll på sin lönekontering och meddela när ändringar behöver göras. För doktorander har handledare och projektansvariga ansvar för uppdatering. Listor kommer att skickas ut vid flera tillfällen under året för granskning.

Hela lönen fördelas procentuellt mellan de olika projekt och arbetsuppgifter som är aktuella för medarbetaren. Vid deltidsarbete behöver omräkning göras, exempelvis blir arbete i ett projekt motsvarande 20 % av heltid en kontering på 25 % i det projektet för en person som arbetar 80 %.

Procentsatsen för undervisning i våra egna grundutbildningskurser, projekt 89, ligger traditionell inlagt enligt budget för helår. Även denna kontering bör dock följa arbetsinsatsen per termin. För lönekostnaden på grundutbildning görs sedan justeringar i samband med att kursbudgetarna färdigställs under året med en slutjustering i samband med bokslutet.

Arbete med examensarbeten, fristående kurser eller kurser på andra institutioner ligger normalt inte i lönekonteringen. För dessa görs istället en manuell ombokning i ekonomisystemet i samband med att arbetet faktureras eller då ersättning betalas ut.

För de som arbetar i projekt där finansiären kräver tidrapportering så är det viktigt att rapportering görs löpande och att underlag lämnas för bokföring så att vi har rättvisande projektrapporter. Även här gäller att det åtminstone ska bokas upp kvartalsvis.

Kontering utanför institutionen

I de fall konteringen är delad med andra institutioner eller fakulteten m.fl. måste konteringsändring ske via blankett. Blanketten ska signeras av prefekt eller motsvarande på alla institutioner m.fl. som kontering ska ligga på. Blanketten registreras därefter av Personalavdelningen.

Normalt kan vi i dessa fall justera den kontering som ligger på vår egna institution utan underskrift från övriga, om deras del är oförändrad. Ändringen måste dock göras via blankett även i dessa fall.

Administrationen behöver få in reseräkningar/utlägg senast den 3:e arbetsdagen i månaden, då kan utbetalning komma på lön samma månad. Detta datum är för att den ska hinna bli hanterad i tid innan löneutbetalning då själva lönekörningen görs knappt två veckor innan löneutbetalning.

Vid många fält finns förklarande hjälptext som visas genom att klicka på respektive (i).

För att underlätta hanteringen behöver ni tänka på följande:

• Ange syftet med utlägget/resan i rutan för noteringar vid respektive utlägg
• För traktamente vid kurser, konferenser, möten etc. ska kallelser, program, inbjudan bifogas, ett mail med överenskommelse är också OK.
• Ändra inte uppgift under Lokalt avtal tjänsteresor. Det är för de som har specialavtal och det har vi inte på HUV.
• Uppgifter om måltider är lite svårtolkad:
  • ett kryss i rutan ”utan” = ingen kostförmån och används t ex när frukost har ingått i hotellpriset
  • ett kryss i rutan ”med” bockas i om du har fått frukost, lunch och/-eller middag någon av dagarna. Det gäller även om du har fått middag på hotellet.
  • Normalt ska det inte sättas kryss i tabellens huvud, istället görs markering per dag och typ av måltid. 

För mer utförlig information se Representation, gåvor, konferenser samt beloppsgränser | Medarbetarwebben (slu.se)

• Om eget boende på resan har anordnats kostnadsfritt ska du skriva antal nätter i rutan ”privat logi”
• Bifoga biljetter även när SLU har betalat resan via faktura
• Bifoga alltid originalkvitton vid utlägg (kopiera gärna och färst kvitton på ett papper så att de håller i arkivering).
  Tyvärr kommer endast åt bifogade filer under tiden som ärendet är öppet, när det har gått till utbetalning kommer vi inte längre åt filerna.
• Vid utlägg ska en förklarande notering göras för utläggsalternativet ”Övriga utlägg”.
• Utläggsalternativet "Livsmedel" är sällan korrekt, om det är fika eller liknande så ska alternativet "Enklare förtäring/Personalvård" användas.
• För många inköp är utläggsalternativet "Förbrukningsmaterial" mest korrekt. 
• Kompletterande information kan skrivas i meddelanderutan längt ner "Lägg till meddelande".
• Om resor/utlägg ska faktureras vidare ska ett samlat underlag på det lämnas till HUV administration, ofta är det ju en kombination av resa via faktura, utlägg under resan och en timersättning. Det räcker alltså inte att skriva det i reseräkningen eller som kommentar på faktura.

Redovisa alltid hela resan. Om du av någon anledning vill reducera ersättning så gör det på slutet i fältet Lägre traktamente.

Tveka inte att kontakta Marianne Lövgren när du har frågor om hur du registrerar dina resor och/eller utlägg.

Inom institutionen har kursledarna ett stort ansvar för att alla får ersättning enligt plan, vid insatser på andra institutioner så måste varje person ha koll på vad som ska faktureras, särskilt om det är utanför VH.

Ersättning för lärarinsatser

Modellen för att ersätta lärarinsatser ser lite olika ut beroende på om det är institutionen som ansvarar för kursen, om det är en annan institution på VH, eller utanför VH. Examensarbeten (kandidat och master) hanteras dessutom i särskild ordning. 

Kursbudget

Inom VH finns en fastställd modell för budgetering av kurser, dvs kursbudget. Denna modell bygger på schabloner för tidsåtgång, exempelvis att 1 timme föreläsning även kan ge 3 timmars förberedelsetid, dvs totalt 4 timmar. När schablonen för tidsåtgången är uppenbart fel ska schablonen justeras.

Även för timersättningen finns en schablon beräknad på en sammanvägning av lönenivån för berörda personalkategorier inom VH. Den timtaxan gäller därför för alla forskare/lärare inom VH.

Schablonerna innebär att all personal får samma utrymme i pengar, exempelvis 1 timmes föreläsning ger 4 timmars ersättning till taxan 950 kr, dvs 3 800 kr. Det räcker i praktiken till olika mycket tid beroende på respektive persons lönenivå. För en doktorand räcker det till cirka 6,5 timmar men bara till knappt 3 timmar för en professor. Logiken i modellen bygger på att ett professor sannolikt inte behöver lika mycket tid som en doktorand för att läsa in och förbereda föreläsningen.

För lärare på andra fakulteter och för teknisk personal ska istället SLU:s generella beräkning för internfakturering användas ((årslön + LKP + OH)/ 1600 timmar).

HUV:s egna kurser 

Kursbudgeten ska upprättas senast i samband med att kursen planeras och genomförs. Kursledaren är ansvarig för att kursbudgeten uppdateras och lämnas in till institutionsstudierektor och HUV administration.

Utifrån kursbudgeten justeras personalens procentsats på GU i lönekonteringen i Primula. Konteringen läggs centralt på GU utan fördelning ner på respektive kurs och oftast ligger konteringen utlagd som en procent över hela året och inte kopplat till respektive kursperiod.

Kursledaren har även ansvar för att göra upp med externa föreläsare, och liknande, vilken ersättning de ska ha. (VH-schablonen ska inte användas).
För externa lärare och lärare från övriga SLU gäller det att ni kommer överens om ersättningen i tid och pengar i förväg. SLU har en schablon för beräkning av timkostnad vid internfakturering ((årslön + LKP + OH)/ 1600 timmar).

Lokalkostnader och andra driftskostnader ska normalt tas av huvudansvarig institution. Dessa kostander läggs på respektive kurs i bokföringen (kostnadsställe 6501000, projekt 89"KURSKOD"). 

Kurser på andra institutioner

Ersättning för kurser på andra instiutioner inom VH ska bygga på kursbudget. Det är viktigt att stämma av med ansvarig kursledare hur mycket tid vi har i deras kurser och hur eventuella övriga kostnader ska hanteras. Normalt ska alla kostnader för lokaler, externa föreläsare mm gå direkt till huvudansvarig institution. Det är därför viktigt att ni är överens om vilka kostnader ni planerar för i dessa kurser. 

Vi skickar faktura på vårt arbete till den huvudansvariga institutionen, det sker inte med någon automatik utan måste meddelas för varje kurs (gärna samlat så att det blir en gemensam faktura per kurs).

Intäkten för det går in på GU och fördelas sedan ut på respektive ämne genom att boka om lönekostnader som motsvarar intäkten.

För kurser inom VH så gäller kursbudgeten enligt VH:s modell för lärare inom VH.
För kurser på övriga SLU (eller externt) gäller det att ni kommer överens om ersättningen i förväg. SLU har en schablon för beräkning av timkostnad vid internfakturering ((årslön + LKP + OH)/ 1600 timmar).

Examensarbeten

Ersättning för alla examensarbeten regleras i efterhand, när examensarbetet är slutrapporterat. För examensarbeten på masternivå går ersättningen först till den ansvariga institutionen (inte till HUV) för att sedan internfaktueras från oss.

Examensarbeten inom husdjursvetenskap på mastersnivå hanteras av Hgen.

Alla ersättningar regleras mot respektive ämne genom omföring av lön på personnivå, i första hand mot lön konterad på ämnesanslaget, i andra hand mot projekt beroende på hur konteringen ser ut i det enskilda fallet.

Observera!

• Larmet är avsett för nödsituationer, där det föreligger fara för liv och hälsa.
• Enheten behöver laddas dagligen.
• Enheten behöver vara utomhus för att uppdatera sin satellitposition.
• Enheten är alltid i skarp drift hos larmcentralen!

För att få tillgång till Teams görs en anmälan på IT-stöds supportsida.

Instruktion ligger på medarbetarwebben Komma igång med Office 365 / Teams | Medarbetarwebben (slu.se)

Vad är Teams?

Teams är en del av Office 365 och det är den nya sammarbets och kommunikationslösningen från Microsoft. Den omfattar videokonferens, chatt, beständig gruppchatt, fillagring och möjlighet att arbeta virtuellt olika arbetsgrupper, s.k. teams.

Teams kan användas i verksamheten t.ex. för arbetsgrupper och projekt. Det är däremot inte tänkt för utbildning där SLU har andra verktyg, t.ex. Zoom.

Teams är en molntjänst så det betyder förstås att känsliga personuppgifter och sekretessbelagt material samt uppgifter om lagöverträdelser inte kan lagras där eller avhandlas i beständiga chattar.

Du kan se en introduktionsvideo på Youtube.