Fakturor i Proceedo

Fakturor i Proceedo

Generell info finns på Proceedoportalen, här finns några punkter som vi ser som extra viktiga för att förbättra flödet.

Flödet i Proceedo styrs i första hand av fakturareferensen (650ABC) och därefter av kontering på kostnadsställe och projekt.

Principen för fakturahantering är att fakturan går till den person som gjort beställningen för granskning. Den som granskar ska kontrollera att det är rätt kostnadsställe, annars korrigera, ange rätt projekt och skriva in en lämplig verifikationstext i rutan "Köpet avser". Rådet är att skriva kort men tydligt vad det avser eftersom det här är den text som kommer att stå i transaktionslistorna i bokföringen. Om det exempelvis är en resa så skriv namn, datum, destination och/eller typ av möte. För att se bilagor och kommentarer ska fakturadetaljer öppnas.

Den som granskar ska naturligtvis kolla att fakturan stämmer med vad som köpts eller den tjänst som ni kommit överens om. Vid resor ska alltid inbjudningar, program eller någon form av underlag på planeringen bifogas. Det är också bra att bifoga den överenskommelse ni har gjort, exempelvis när vi har en extern föreläsare i våra kurser, det räcker ofta med en e-post där ni bekräftat vad som gäller. 

Om det finns upplysningar som är bra att skicka med till administrationen eller slutattestant så är det bra att lägga det i fältet för kommentar. Det kan exempelvis vara en förklaring till administrationen om det är oklarheter kring kostnadsställe eller projekt, eller om det är så att fakturan ska delas upp med andra på SLU.

Administrationen granskar och kompletterar fakturan med rätt kontonummer, exempelvis Inrikes resa eller Köpta tjänster osv. I de fall det saknas information eller väsentliga underlag i form av bilagor så skickar administrationen tillbaka fakturan för komplettering. Läs då vad det står i kommentaren!

När fakturan är konterad går den till den person som är slutattestant på respektive projekt. Ämnesansvariga och projektledare ska ha rätt att slutattestera belopp upp till 50 000 kr per faktura. Belopp över det går vidare till prefekt för slutattest. Ofta är det samma person som är både granskare och attestant. Då går fakturan till prefekt så att granskning alltid görs av två olika personer.

Beställningar

Beställningar ska normalt göras genom Proceedo, det gör att det är rätt person som attesterar inköpet. Våra vanligaste leverantörer är upphandlade och då ska alla inköp göras genom Proceedo. Även för andra leverantörer skickar vi beställningsordern via Proceedo, det gör dels att de får rätt underlag för att kunna skicka fakturan korrekt, den som ansvarar för kostnaden godkänner själva inköpet istället för att få en faktura i efterhand och när leveransen stämmer med beställningen så behöver normalt inte hantera fakturan. Det förutsätter dock att den som beställt också bekräftar att vi har fått leveransen.

Elektronisk faktura

För SLU och alla andra statliga myndigheter är det sedan 2019 lagkrav att leverantörer ska skicka elektronisk faktura.

Elektroniska fakturor minskar hanteringen på SLU genom att de går direkt in i systemet - allt annat är undantag som ökar SLU:s kostnader.

För alla fakturor måste fakturareferens anges. Kontakta administrationen om du är osäker på vad din fakturareferens är.