Lönekontering - fördelning av lönekostnader

Senast ändrad: 26 januari 2023

Alla löner fördelas inom SLU via procentuell fördelning i lönesystemet. Här kommer en beskrivning av hur det hanteras.

Lönekontering

Inom institutionen har projektledare, handledare och chefer ett stort ansvar för att alla lönekostnader fördelas på rätt projekt, men också som enskild medarbetare har man ett ansvar att meddela när det sker förändringar som påverkar lönekonteringen.

Primula

Lönen fördelas procentuellt enligt rapportering i Primula. Fördelning görs på Kostnadsställe, Projekt och i vissa fall på Fritt fält. Justeringar i systemet utförs av personalregistrerare, på HUV görs det av Marie Högström och Johan Karlsson.

Den enskilde medarbetaren kan se den egna lönekontering i Primula, exempelvis genom att starta ett rese-/utläggsärende och klicka fram kontering och Anställningens kontering, där ligger den aktuella kontering synlig i sifferform. För den som inte har koll på projektnumren så finns projekten utskrivna med benämning i Projektlistan

Alternativt går det att leta upp uppgifterna i Lins (ledningsinformationssystemet) under Personal och rapport Personallista, där går det att klicka sig in på respektive person för att se aktuell kontering med projektbenämning i klartext.

Ändringar i Primula bör alltid göras framåt och behöver göras allra senast den 10:e varje månad. Det finns möjlighet att ändra retroaktivt för tidigare månader men det bör undvikas.

Principer inom institutionen

Lönekonteringen ska återspegla den faktiska fördelningen av arbetstiden under olika delar av året. Varje medarbetare ansvarar för att hålla koll på sin lönekontering och meddela när ändringar behöver göras. För doktorander har handledare och projektansvariga ansvar för uppdatering. Listor kommer att skickas ut vid flera tillfällen under året för granskning.

Hela lönen fördelas procentuellt mellan de olika projekt och arbetsuppgifter som är aktuella för medarbetaren. Vid deltidsarbete behöver omräkning göras, exempelvis blir arbete i ett projekt motsvarande 20 % av heltid en kontering på 25 % i det projektet för en person som arbetar 80 %.

Procentsatsen för undervisning i våra egna grundutbildningskurser, projekt 89, ligger traditionell inlagt enligt budget för helår. Även denna kontering bör dock följa arbetsinsatsen per termin. För lönekostnaden på grundutbildning görs sedan justeringar i samband med att kursbudgetarna färdigställs under året med en slutjustering i samband med bokslutet.

Arbete med examensarbeten, fristående kurser eller kurser på andra institutioner ligger normalt inte i lönekonteringen. För dessa görs istället en manuell ombokning i ekonomisystemet i samband med att arbetet faktureras eller då ersättning betalas ut.

För de som arbetar i projekt där finansiären kräver tidrapportering så är det viktigt att rapportering görs löpande och att underlag lämnas för bokföring så att vi har rättvisande projektrapporter. Även här gäller att det åtminstone ska bokas upp kvartalsvis.

Kontering utanför institutionen

I de fall konteringen är delad med andra institutioner eller fakulteten m.fl. måste konteringsändring ske via blankett. Blanketten ska signeras av prefekt eller motsvarande på alla institutioner m.fl. som kontering ska ligga på. Blanketten registreras därefter av Personalavdelningen.

Normalt kan vi i dessa fall justera den kontering som ligger på vår egna institution utan underskrift från övriga, om deras del är oförändrad. Ändringen måste dock göras via blankett även i dessa fall.


Kontaktinformation

Johan Karlsson, Controller
Institutionen för husdjurens utfodring och vård, SLU
johan.s.karlsson@slu.se, 018 - 67 16 90