Planering av beviljat forskningsprojekt

Inför projektstart är det en del ”administrativa” frågor att planera in i projektupplägget, lite kort info finns samlat på Insidan.

Arkiv/diarie

Skicka in beslut/avtal till huv.administration@slu.se för diarieföring, i de fall vi är projektpart med extern huvudpart behöver vi kopia på beslut och eventuellt avtal mellan oss och huvudpart.

Projektet får samma diarienummer som själva ansökan, alla offentliga handlingar kopplade till projektet ska också skickas in och diarieföras på samma ärende.

Personal

Kontakta prefekt och respektive biträdande prefekt för planering av eventuella rekryteringar. Rekryteringar görs i ReachMee, redan nu behöver planering göras angående vilka som ska medverka i rekryteringen, hur det ska annonseras och hur urvalsprocessen ska se ut.

Personaladministratör lägger upp ärendet i ReachMee, meddela huv.administration@slu.se i god tid för avstämmning av annonseringen.

Även tillfälliga timanställningar ska stämmas av med respektive biträdande prefekt och personaladministratör.

Kommunikation

Kontakta Marie Liljeholm för att planera projektinfo till HUV:s webb (lägga upp projektsida, nyhet vid projektstart, löpande kommunikation, rapportering efter avslut inkl. slutrapport, pressmeddelanden osv.).

Planera även för kommunikationsaktiviteter som projektseminarier, webbinarier, Youtube-video, Instagram-inlägg eller liknande.

Forskningsresurser

För de projekt som kommer att använda våra forskningsresurser (labb, fisklabb, artemia, fodervetenskap, FTL) så ska en första kontakt tas med ansvariga, eller våra försökstekniker, för att i grova drag gå igenom vad som ska göras i projektet, ungefär när det är tänkt och vad som ska göras.

Det är obligatoriskt att ha en genomgång med Astrid Gumucio för att konstatera vad som kan och ska göras på vårt egna labb, på kort eller lång sikt, alternativt vad som är bättre att lägga externt.

Datahantering

God datahantering är en nyckelkomponent i tillgång till forskningsdata, såväl under genomförandet av projektet som efteråt. Med hjälp av en datahanteringsplan beskriver forskare hur data som samlas in och/eller skapas kommer att hanteras under forskningens gång och hur den ska tas om hand efteråt. En bra och genomarbetad plan sparar tid och frustration under projektets gång.

Detta är särskilt viktigt vid öppen datapublicering.

Formas och Vetenskapsrådet har dessutom krav på att vi ska kunna visa upp en datahanteringsplan (DMP). Mall för datahanteringsplan finns på bibliotekets webb, klicka vidare till den engelska webben.

Vi har publicerat en mall för institutionen där vi har fyllt i en del generella uppgifter eller förslag på skrivning/förklaring av vad vi har för system, mer om det på Insidan.

Datahanteringsplanen underlättar för er att ha bra koll på er data, och så att ni sparar forskningsdata på ett sätt som gör att ni uppfyller de krav vi har på oss som myndighet med offentlighet gällande handlingar.

Genom att lägga datahanteringsplanen i diariet så har vi koll på var vår forskningsdata finns, oavsett var ni lagrar data.

Datalagring/-delning

I de fall ni har samarbeten med externa parter, eller där ni är en extern part till en annan huvudsökande, och kommer att dela data eller på annat sätt samarbete på någon typ av digital plattform, är det viktigt att ni redan från början har en plan för var och hur detta ska hanteras.

Det är viktigt att ni dels har en lösning som är säker rent lagringsmässigt (backuprutiner, skydd mot obehöriga) samt att det fungerar att för långsiktig lagring (eller överföring till långsiktigt lagring).
SLU kan erbjuda olika lösningar beroende på omfattningen, Data Curation Unit (DCU) kan utgöra en bra part i den planeringen.

GDPR

Vi ska även uppfylla kraven enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Det handlar exempelvis om att ha koll på vilka data vi har och hanterar om enskilda personer, att få godkännande på att vi lagrar uppgifter, informera om vilka uppgifter vi lagrar, varför och hur vi ska använda data (och att vi inte använder det till något annat). Även här rekommenderas att ta kontakt med juristenheten.

Tänk också på att vi även behöver ha godkännande för att publicera medverkande projektparter (individer) på vår webb. Information om vad vi lagrar för typ av uppgifter ska rapporteras i fil på Arbetsplatsen.

Avtalsskrivning

För upprättande och granskning av projektavtal, partneravtal mm ska SLU:s juridiska stöd kontaktas i god tid. 

Ekonomi

Ett startmöte ska genomföras för eventuellt uppdatering av projektets budget, upprättande av plan för hur eventuella transfereringar ska göras (till vem, belopp och när), hur uppföljning och rapportering ska genomföras mm.

Under 2021 införs möjlighet till projektuppföljning i systemet PLUS, detta ska underlätta för projektledare, ämnesansvariga och chefer att själva göra viss uppföljning av projekten.

Tillsvidare tas rapporter ut vid behov samt att rapporter med projektrapporter per ämne läggs ut på Arbetsplatsen och att projektekonom och administrativ chef finns tillgängliga för löpande frågor och uppföljning.