Forskningsprojekt

Introduktion

Vid alla forskningsansökningar ska projektbudget upprättas i SLU Projektkalkyl. När personal från andra institutioner på SLU ska var medsökande läggs även de in i samma kalkyl. Under 2021 införs ett nytt kalkylverktyg i systemet PLUS. Kalkylering i PLUS kommer att ge möjlighet att sammanställa institutionens eller respektive ämnes ansökningar. Vid beviljade medel kan budgeten användas för uppföljning i systemet.

Ämnesansvarig och prefekt ska hållas informerad om tänkta ansökningar och prefekt ska godkänna ansökningar innan de går in till finansiärerna. Projektbudgetar ska alltid granskas av projektekonom eller administrativ chef.

Inlämnade ansökningar tillsammans med SLU Projektkalkyl och eventuella andra underlag ska diarieföras. Detta hanteras genom att materialet skickas på fil till HUV.Administration@slu.se.  
Det gäller såväl när HUV är huvudsökande som när vi ingår som medsökande.

Bra att förbereda i god tid        

Läs in dig på finansiärens villkor.

Kontakta forskningssamordnare för att planera och ta fram djur-/försökskostnader.

Kontakta i förekommande fall laboratorieansvarig för avstämning av lämpliga analyser och kostnadsnivå.

Om du har medsökande: Informera om vilka uppgifter du som huvudsökande behöver få från medsökande, exempelvis omfattning på arbetsinsats, driftskostnader och eventuell medfinansiering/in kind.

Om du är medsökande: Ta reda på vilka uppgifter du behöver lämna till den som är huvudsökande

I vissa fall kan det krävas ett Invitationletter, ta reda på om du behöver det, exempelvis Formas Unga forskare.

Meddela projektekonom cirka 2 veckor före ansökans deadline för diskussioner kring, och planering av, budget för ansökan.

SLU Projektkalkyl

För varje ansökan ska du hämta en ny kalkyl på SLU:s internwebb för att med säkerhet ha den mest aktuella kalkylversionen. Länk finns nedan samt bland länkar på Arbetsplatsen.

Mer detaljerad information om fullkostandskalkylen finns att läsa i PDF Rutin för bidragansökan HUV. Vi har förberett en exempelkalkyl för ansökningar på institutionen.

Prisma

Kolla summeringar

Kontrollera att sökta belopp stämmer överens med SLU Projektkalkyl.

Registrera i tid

Registrera helst ansökan i god tid så att du hinner upptäcka och åtgärda eventuella formella fel i ansökan. Du kan avregistrera, ändra och registrera på nytt fram till deadline.

Formas

Notera särskilt att vi i årets öppna utlysning ska budgetera med lön för doktorander enligt doktorandstegen.

Indirekta kostnader knappas in direkt i tabellen Totalt sökt belopp.

I Totalt sökt belopp anges kostnader som finansieras på annat sätt, exempelvis medverkande forskare till den del som inte ingår i sökta kostnader eller annan typ av medfinansiering. Dessa kostnader redovisas i kolumnen Annan kostnad.

Inskickad ansökan

Inskickad ansökan, projektkalkyl och eventuella andra relevanta underlag ska skickas till huv.administration@slu.se för registrering i diariet. Det ärendenummer som ansökan får följer vanligen projektet under hela dess genomförande, rapportering och avslut.

Alla meddelanden om finansiärens beslut, vare sig de beviljar eller avslår ansökan, ska skickas till huv.administration@slu.se för registrering i diariet.

För beviljade projekt ska en genomgång göras för att underlätta för projektledare, andra inblandade och administrationen. Det gäller exempelvis frågor om datahantering, datalagring, datadelning, eventuella GDPR-frågor, presentation av projektet internt och på webb samt eventuellt behov av uppdatering av budget, transfereringsplaner och underavtal mm.

Innan projektstart ska ett projektstartsmöte genomföras för genomgång av grundläggande projektadministrativa frågor.

SLU:s verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen och vi kan som regel utgå från att all data och kommunikation kring forskningsprojekt är offentliga handlingar. Viss begränsning kan finnas genom särskilda sekretssmotiv enligt gällande lagstiftning, det måste vi i så fall hänvisa till. Handlingarna är även med sekretessvillkor allmänna handlingar som ska diarieföras.

Forskningshandlingar

• Forskningsmaterial är handlingar som uppstår i samband med forskning och är underkastade Tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingars offentlighet.
• Detta gäller oavsett om forskningen är finansierad som bidrag eller uppdrag.
• Forskningsmaterial är allmänna handlingar från uppkomstdatum och kan därmed begäras ut, även om det gäller pågående projekt

För forskningshandlingar finns handbok på medarbetarwebben.

Institutionen hanterar diarieföring, handlingarna ska skickas till huv.administration@slu.se.

Exempel på handlingar som ska diarieföras och arkiveras är:

• Forskningsansökan, med budget
• Besked om ansökan, dvs. även avslag
• Ansökan om förlängning
• Del- och slutrapporter inklusive ekonomisk sammanställning
• Datahanteringsplan (DMP)
• Forskningsdata, som rådata och slutligt bearbetad data inklusive metadata. För forskningsdata ligger normalt en hänvisning till var data lagras respektive deponeras.

Uppföljning

På Insidan finns länk till Projektlista (Projektplan HUV). Det är en lista på alla pågående projekt med projektnummer, namn, projektledare, diarienummer, finansiär och slutdatum, uppdelad efter ämnen.

Det är önskvärt att ni lär er vad just era egna projekt heter i sifferform i UBW så att det inte blir några oklarheter, idag kan samma projekt ha många alias vilket gör att det kan bli missuppfattningar.

Ekonomirapporter

I mappen Organisation och verksamhet > Ekonomi på Arbetsplatsen finns en mappar med Rapporter [ÅR], under denna finns ekonomirapporter per månad. Rapporterna är uppdelade per månad och ämne med information om kontraktsfordringar och oförbrukade medel, årets intäkter, årets kostnader uppdelat på löner, köpta tjänster, oh mm samt slutligen vad som är disponibelt.

Varje projekt har en egen flik med resultat för året, tidigare år och ambitionen är att även projektbudgeten ska finnas inlagd.

Om du tittar i listan och tycker att det ser konstigt ut, t.ex. att det gått kostnader där fast det inte borde eller tvärt om så kontaktar du projektekonom, eller administrativ chef, för att titta på detaljerna.

Mer info om projektet

Vill du titta på avtal, redovisningar mm så finns alla aktuella projekt skannade/sparade på HUV_COMMON mappen Forskningsprojekt mappen Pågående projekt. HUV_COMMON bör du lägga till på skrivbordet eller i utforskaren. Det finns även en direktlänk på Insidan.

En hel del av detta material ska även ligga i det allmänna diariet Public 360.
För inläggning i diariet ska alla ansökningar, budgetar, kalkyler och i nästa skede senare beslut, datahanteringsplan, rådata (i praktiken hänvisning till var den finns lagrad), samt del- och slutredovisningar lämnas in till administrationen via HUV.Administration@slu.se.

Data Management Plan

God datahantering är en nyckelkomponent i tillgång till forskningsdata. Med hjälp av en datahanteringsplan (på engelska Data Management Plan, DMP) kan forskare beskriva hur data som samlas in och/eller skapas kommer att hanteras under forskningens gång och hur den ska tas om hand efteråt.

Detta är särskilt viktigt vid öppen datapublicering.

• Allt fler finansiärer ställer krav på att det ska finnas en Data Management Plan för projektet
• Kravet är vanligen att vi ska kunna presentera en DMP, på begäran för de projekt som beviljats, dvs den behöver då inte skapas redan vid ansökan
• Planen är ett stöd för att dokumentera vilka data som ska hanteras och hur de ska hanteras och lagras
• Planen underlättar det långsiktiga arbetet med forskningsdata
• Möjlighet att få stöd från Data Management Support (DMS) på SLU. SLU har samlat expertis från bibliotek, arkiv och IT för att kunna stötta forskningen i sin datahantering. 
• Du skapar och uppdaterar din datahanteringsplan på DMPOnline, mer info och länk finns på bibliotekets webb.

Forskningsdata

• Alla allmänna handlingar ska finnas diarieförda på SLU
  • Diarienummer från ansökan gäller normalt för alla handlingar i projektet
• Rådata är allmän handling – direkt när data uppstår
  • Metadata viktig!
  • I diariet registreras var data lagras (inte nödvändigtvis själva datan)
• Slutligt bearbetad data är allmän handling
  • Även andra forskningshandlingar ska diarieföras
• Publicering av forskningsdata
  • Olika krav på publicering eller presentation av forskningsdata vid publicering.

Allmänna handlingar

• SLU är en statlig myndighet som producerar mängder av allmänna handlingar, bland annat forskningshandlingar.
• Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym och behöver inte uppge syfte med begäran.

Läs mer i lathund på Arbetsplatsen.

SLU:s verksamhet lyder under dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation).

Dataskydd är en kombination av juridik, informationssäkerhet, IT-säkerhet och organisationsarbete. Syftet är att skydda den person vars uppgifter vi behandlar.

Enligt GDPR har vi krav på vår behandling av personuppgifter för att leva upp till dataskyddsförordningen.

Det gäller bland annat:

• Samtycke/godkännande krävs
• Information om: Vem, vad, varför, hur och var
• Rätt att vet vilken information vi behandlar, rätta att få information korrigerad, rätta att få information raderad, rätt att bli bortglömd
• Krav att vi har register på våra register, dvs. vilka uppgifter vi behandlar och hur.

Aktuell information om dataskydd och personuppgifter finns på medarbetarwebben.

Lista för registering av insitutionens bearbetning av personuppgifter finns under Forskning på Arbetsplatsen.

Forskningen leder ibland till upptäkter eller utvecklingar där det kan vara aktuellt att söka patent eller varumärkesskydd. Det är då viktigt att på att tidigt stadium ta kontakt med experter på detta.

Inom SLU har vi tillgång till SLU:s jurister, samt till SLU Holding som kan hjälpa till med rådgivning och eventuell fortsatt affärsutveckling.