Instruktioner för interna styrande dokument

Senast ändrad: 20 augusti 2021

Interna styrande dokument ska göras tillgängliga för all personal genom att de publiceras på medarbetarwebben. Här finns instruktioner för hur det går till. Här finns också instruktioner för hur de styrande dokumenten ska namnges.

För att det ska vara enkelt att hitta rätt version av dokumenten måste sidan med interna styrande dokument hållas aktuell. Dokumenten ska också ha konsekvent utformade filnamn och ligga i rätt mapp så att alla som behöver länka till ett dokument kan hitta det.

Det är därför viktigt att alla som publicerar interna styrande dokument på medarbetarwebben följer nedanstående rekommendationer.

Publicera inte inskannade dokument

En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben bör sparas som pdf. Om du publicerar ett inskannat dokument kan sökmotorer inte hitta dokumentinnehållet. 

Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Publicera därför aldrig inskannade dokument på webben! 

Publicera endast gällande dokument

Endast dokument som fortfarande gäller ska finnas på medarbetarwebben. När giltighetstiden löpt ut tar du bort dokumentet från webbsidan.

Spara dokumenten i rätt mapp

Alla interna styrande dokument ska ligga i mappen för respektive sakområde under Media – MW – org-styr – styr-dok.

Om ett dokument tillhör flera sakområden lägger du filen i mappen för det sakområde som står först i dokumenthuvudet, se exempel i bilden nedan.

Detta dokument lägger du till exempel i mappen personal. Länka till dokumentet även från sidorna för de andra sakområden som anges.

Dokumenthuvud med två sakområden valda.Filnamn

Filnamnet ska vara tydligt och begripligt, så att alla som behöver länka till ett dokument enkelt kan hitta det i webbeditorns mediabibliotek. Namnet bör inte heller vara längre än nödvändigt. I namnet ska följande ingå:

  • Dokumenttyp
  • Beskrivning av innehållet
  • Beslutsdatum i formatet ÅÅÅÅMMDD
  • Språksuffix (-en) för översatta versioner

Exempel:

  • miljopolicy-20110620-en.pdf
  • strategi-2021-2025-s-fak-20201216.pdf
  • delegationsordning-styrelse-20160218.pdf
  • riktlinjer-flaggning-20090914.pdf

Undvik onödig information i filnamnet som beslutad, final, bilaga, reb, webbversion och liknande.

Följ också riktlinjerna för tillgängliga filnamn på webben:

  • Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk.
  • Använd inte blanksteg i filnamn. Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt.
  • Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det i vissa fall kan orsaka problem.
  • Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.

Endast bilagan i pdf-filen

Enligt riktlinjerna för hantering av styrande dokument är det endast bilagan, alltså det styrande dokumentet, som ska publiceras på webben. Själva beslutet ska inte ingå i pdf-filen.

Engelsk språkversion

Vissa interna styrande dokument översätts till engelska. För att underlätta hanteringen av språkversioner gäller följande:

Engelska språkversioner ska ha samma namn som den svenska versionen. Lägg till språksuffixet -en (språkkod enligt ISO-standard 639-1) sist i filnamnet. Exempel:

  • miljopolicy-20110620-en.pdf

De engelska versionerna av interna styrande dokument publicerar du på den engelska versionen av sidan. Blanda inte språkversioner på sidorna.

Struktur på sidan

Lägg länken under rubriken för den dokumenttyp det gäller. Gör en underrubrik för din fakultet om det är ett fakultetsspecifikt dokument.

Dokumenten ska ligga i omvänd kronologisk ordning med det senaste överst i listan.

Efter dokumentnamnet skriver du beslutsdatum. Använd formatet åååå-mm-dd på svenska sidor och dd/mm/åååå på engelska sidor:

Ansvarsfördelning

Den som är kontaktperson ansvarar för att

  • se till att de dokument som bör finnas på det egna sakområdets sida faktiskt finns där
  • be den sidansvariga ta bort inaktuella dokument
  • förse den sidansvariga med nya dokument som ska publiceras
  • svara på eventuella frågor som har med sakområdet att göra. 

Den som är sidansvarig ansvarar för publiceringen på webben och att rekommendationerna ovan följs. 

Kontaktpersoner och sidansvariga

Sakområde

Kontaktperson

Sidansvarig

1. Visioner och strategier

Sune Lindh

Eva-Marie Ek

2. Forskning

Utbildning på forskarnivå

Boel Åström

Lotta Hansson

Mikaela Tobar Pettersson
Lotta Hansson

3. Utbildning på grundnivå och
avancerad nivå

Johan Torén

Johan Torén

4. Fortlöpande miljöanalys

Ann-Sofie Morén

Mikaela Tobar Pettersson

5. Organisation och beslutsstruktur 

Sune Lindh

Eva-Marie Ek

6. Budgetar, anslagsfördelning och verksamhetsuppdrag

Verksamhetsplanering:
Lena Ousbäck

Anslagsfördelning och verksamhetsplanering:
Lasse Thorell

Strategisk riskanalys:
Maria Hart

Budgetar och budgetunderlag:
Joakim Ögger

Budgetpropositioner:
Lasse Thorell

Regleringsbrev:
Lasse Thorell

Årsredovisning:
Ingeborg Amnéus

Ekonomisk uppföljning:
Lasse Thorell

Indikatorer:
Ingeborg Amneus

Mikaela Tobar Pettersson

7. Arbetsmiljö 

Åsa Söderberg

hradm@slu.se

8. Arkiv och diarium

 

 

9. Ekonomi-
administration, upphandling, stiftelser och bolag

Sven Carlsson

Hanna Spångberg

10. IT och tele

Petra Lagerkvist

it-stod@slu.se

11. Kommunikation och media 

Sara Arons

Mia Gröndahl

12. Lika villkor/lika-
behandling

Jenni Vahlström

pavd-webb@slu.se

13. Lokaler och fastigheter

Stefan Lindqvist

Mikaela Tobar Pettersson  

14. Miljö

Johanna Sennmark

Mikaela Tobar Pettersson  

15. Personal

Anna-Karin Olofsdotter

pavd-webb@slu.se

16. Samverkan
Uppdragsverksamhet
Internationalisering

Mariette Manktelow
Birgit Lundmark
Geir Löe

Eva-Marie Ek

17. Säkerhet och informationssäkerhet

Robert Arvidsson

Mikaela Tobar Pettersson