Instruktioner för interna styrande dokument
Senast ändrad: 09 februari 2021
Interna styrande dokument ska göras tillgängliga för all personal genom att de publiceras på medarbetarwebben. Här finns instruktioner för hur det går till. Här finns också instruktioner för hur de styrande dokumenten ska namnges.
För att det ska vara enkelt att hitta rätt version av dokumenten måste sidan med interna styrande dokument vara uppdaterad, se Interna styrande dokument. Dokumenten bör också ha konsekvent utformade filnamn och ligga samlat.
Det är därför viktigt att alla som arbetar med dessa sidor på medarbetarwebben följer nedanstående rekommendationer.
Publicera inte inskannade dokument
En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben bör sparas som pdf. Att publicera ett inskannat dokument innebär att dokumentet och dess innehåll inte går att söka fram i en sökmotor.
Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Dokument får alltså inte skannas för publicering på webben!
Publicera endast gällande dokument
Endast dokument som fortfarande gäller ska finnas på medarbetarwebben. När giltighetstiden löpt ut flyttar du dokumentet från Episerver till en common-mapp eller annan plats som lämpar sig för lagring av utgångna versioner.
Mappar
Alla interna styrande dokument ska ligga i mappen för respektive sakområde under Media – MW – Org-styr – styr-dok.
Om ett dokument tillhör flera sakområden lägger du filen i mappen för det sakområde som står först i dokumenthuvudet, se exempel i bilden nedan.
Detta dokument lägger du till exempel i mappen utb-grund-avancerad. Länka till dokumentet även från sidorna för de andra sakområden som anges.
Filnamn
Filnamnet ska vara tydligt och begripligt, så att alla som behöver länka till ett dokument enkelt kan hitta det i Episervers mediabibliotek. Namnet bör inte heller vara längre än nödvändigt. I namnet ska följande ingå:
- Dokumenttyp
- Beskrivning av innehållet
- Beslutsdatum
Exempel:
- miljopolicy-110620.pdf
- delegationsordning-styrelse-160218.pdf
- riktlinjer-flaggning-090914.pdf
Undvik onödig information i filnamnet som beslutad, bilaga, webbversion och liknande.
Följ också Post- och telestyrelsens riktlinjer för tillgängliga filnamn på webben:
- Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk.
- Använd inte mellanslag, eftersom vissa äldre datorer och programvaror inte kan hantera det.
- Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt
- Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det kan orsaka problem i framför allt äldre datorer och programvaror.
- Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.
Dokument från Reb (rektors beslutsmöte)
Om du som sidansvarig får ett dokument att publicera som antagits vid ett av rektors beslutsmöten (Reb) ska du göra följande innan du publicerar pdf-filen:
- Ta bort ordet reb i filnamnet och kontrollera att filnamnet i övrigt stämmer överens med instruktionerna under rubriken Filnamn ovan.
- Radera de sidor som innehåller beslutsdokumentet, så att den fil du publicerar bara innehåller bilagan – själva det styrande dokumentet.
Endast bilagan i pdf-filen
Enligt riktlinjerna för hantering av styrande dokument är det endast bilagan, alltså det styrande dokumentet, som ska publiceras på webben. Själva beslutet ska inte ingå i pdf-filen.
Engelsk språkversion
Fler och fler interna styrande dokument översätts till engelska. För att underlätta hanteringen av språkversioner gäller följande:
Engelska språkversioner ska ha samma namn som den svenska versionen med tillägget -en (språkkod enligt ISO-standard 639-1) sist i filnamnet. Exempel:
- miljopolicy-110620-en.pdf
De engelska versionerna av interna styrande dokument publicerar du på den engelska versionen av sidan. Blanda inte språkversioner på sidorna.
Struktur på sidan
Lägg länken under rubriken för den dokumenttyp det gäller. Gör en underrubrik för din fakultet om det är ett fakultetsspecifikt dokument.
Efter dokumentnamnet skriver du beslutsdatum. Använd formatet åååå-mm-dd på svenska sidor och dd/mm/åååå på engelska sidor:
Ansvarsfördelning
Den som är kontaktperson ansvarar för att:
- se till att de dokument som bör finnas på det egna sakområdets sida faktiskt finns där
- se till att inaktuella dokument tas bort
- förse den som är sidansvarig med underlag för uppdateringar av sidan
- svara på eventuella frågor som har med sakområdet att göra.
Den som är sidansvarig ansvarar för publiceringen på webben och att rekommendationerna ovan följs.
Kontaktpersoner och sidansvariga
|
Sakområde |
Kontaktperson |
Sidansvarig |
|
1. Visioner och strategier |
Sune Lindh |
Eva-Marie Ek |
|
2. Forskning |
Boel Åström |
Mikaela Tobar Pettersson |
|
3. Utbildning på grundnivå och |
Johan Torén |
Johan Torén |
|
4. Fortlöpande miljöanalys |
Ann-Sofie Morén |
Mikaela Tobar Pettersson |
|
5. Organisation och beslutsstruktur |
Sune Lindh |
Eva-Marie Ek |
|
6. Budgetar, anslagsfördelning och verksamhetsuppdrag |
Verksamhetsplanering: Anslagsfördelning och verksamhetsplanering: Strategisk riskanalys: Budgetar och budgetunderlag: Budgetpropositioner: Regleringsbrev: Årsredovisning: Ekonomisk uppföljning: Indikatorer: |
Mikaela Tobar Pettersson |
|
7. Arbetsmiljö |
Monica Östman |
Eva Borgert |
|
8. Arkiv och diarium |
Renata Arovelius |
Renata Arovelius |
|
9. Ekonomi- |
Malin Larsson-Lewin |
Jenny Kjellström |
|
10. IT och tele |
Petra Lagerkvist |
Christian Divander |
|
11. Kommunikation och media |
Sara Arons |
Mia Gröndahl |
|
12. Lika villkor/lika- |
Monica Östman |
Eva Borgert |
|
13. Lokaler och fastigheter |
Stefan Lindqvist |
Mikaela Tobar Pettersson |
|
14. Miljö |
Johanna Sennmark |
Mikaela Tobar Pettersson |
|
15. Personal |
Anna-Karin Olofsdotter |
Eva Borgert |
|
16. Samverkan |
Mariette Manktelow |
Eva-Marie Ek |
|
17. Säkerhet och informationssäkerhet |
PO Skatt |
Mikaela Tobar Pettersson |
Kontaktinformation
Sidansvarig: mia.grondahl@slu.se
