Instruktioner för interna styrande dokument

Senast ändrad: 29 oktober 2018

Interna styrande dokument ska göras tillgängliga för all personal genom att de publiceras på medarbetarwebben. Här finns instruktioner för hur det går till. Här finns också instruktioner för hur de styrande dokumenten ska namnges.

För att det ska vara enkelt att hitta rätt version av dokumenten måste sidan med interna styrande dokument vara uppdaterad, se Interna styrande dokument. Dokumenten bör också ha konsekvent utformade filnamn och ligga samlat.

Det är därför viktigt att alla som arbetar med dessa sidor på medarbetarwebben följer nedanstående rekommendationer.

Publicera inte inskannade dokument

En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben bör sparas som pdf. Att publicera ett inskannat dokument innebär att dokumentet och dess innehåll inte går att söka fram i en sökmotor. 

Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Dokument får alltså inte skannas för publicering på webben! 

Publicera endast gällande dokument

Endast dokument som fortfarande gäller ska finnas på medarbetarwebben. När giltighetstiden löpt ut flyttar du dokumentet från Episerver till en common-mapp eller annan plats som lämpar sig för lagring av utgångna versioner.

Mappar

Alla interna styrande dokument ska ligga i mappen för respektive sakområde under Media – MW – Org-styr – styr-dok.

Om ett dokument tillhör flera sakområden lägger du filen i mappen för det sakområde som står först i dokumenthuvudet, se exempel i bilden nedan.

Detta dokument lägger du till exempel i mappen utb-grund-avancerad. Länka till dokumentet även från sidorna för de andra sakområden som anges.

Filnamn

Filnamnet ska vara tydligt och begripligt, så att alla som behöver länka till ett dokument enkelt kan hitta det i Episervers mediabibliotek. Namnet bör inte heller vara längre än nödvändigt. I namnet ska följande ingå:

  • Dokumenttyp
  • Beskrivning av innehållet
  • Beslutsdatum

Exempel:

  • miljopolicy-110620.pdf
  • delegationsordning-styrelse-160218.pdf
  • riktlinjer-flaggning-090914.pdf

Undvik onödig information i filnamnet som beslutad, bilaga, webbversion och liknande.

Följ också Post- och telestyrelsens riktlinjer för tillgängliga filnamn på webben:

  • Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk.
  • Använd inte mellanslag, eftersom vissa äldre datorer och programvaror inte kan hantera det.
  • Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt
  • Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det kan orsaka problem i framför allt äldre datorer och programvaror.
  • Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.

Dokument från Reb (rektors beslutsmöte)

Om du som sidansvarig får ett dokument att publicera som antagits vid ett av rektors beslutsmöten (Reb) ska du göra följande innan du publicerar pdf-filen:

  1. Ta bort ordet reb i filnamnet och kontrollera att filnamnet i övrigt stämmer överens med instruktionerna under rubriken Filnamn ovan.
  2. Radera de sidor som innehåller beslutsdokumentet, så att den fil du publicerar bara innehåller bilagan – själva det styrande dokumentet.

Endast bilagan i pdf-filen

Enligt riktlinjerna för hantering av styrande dokument är det endast bilagan, alltså det styrande dokumentet, som ska publiceras på webben. Själva beslutet ska inte ingå i pdf-filen.

Engelsk språkversion

Fler och fler interna styrande dokument översätts till engelska. För att underlätta hanteringen av språkversioner gäller följande:

Engelska språkversioner ska ha samma namn som den svenska versionen med tillägget -en (språkkod enligt ISO-standard 639-1) sist i filnamnet. Exempel:

  • miljopolicy-110620-en.pdf

De engelska versionerna av interna styrande dokument publicerar du på den engelska versionen av sidan. Blanda inte språkversioner på sidorna.

Struktur på sidan

Lägg länken under rubriken för den dokumenttyp det gäller. Gör en underrubrik för din fakultet om det är ett fakultetsspecifikt dokument.

Efter dokumentnamnet skriver du beslutsdatum. Använd formatet åååå-mm-dd på svenska sidor och dd/mm/åååå på engelska sidor:

Ansvarsfördelning

Den som är kontaktperson ansvarar för att:

  • se till att de dokument som bör finnas på det egna sakområdets sida faktiskt finns där
  • se till att inaktuella dokument tas bort
  • förse den som är sidansvarig med underlag för uppdateringar av sidan
  • svara på eventuella frågor som har med sakområdet att göra. 

Den som är sidansvarig ansvarar för publiceringen på webben och att rekommendationerna ovan följs. 

Kontaktpersoner och sidansvariga

Sakområde

Kontaktperson

Sidansvarig

1. Visioner och strategier

Sune Lindh

Eva-Marie Ek

2. Forskning

Utbildning på forskarnivå

Boel Åström

Lotta Hansson

Mikaela Tobar Pettersson
Lotta Hansson

3. Utbildning på grundnivå och
avancerad nivå

Johan Torén

Johan Torén

4. Fortlöpande miljöanalys

Ann-Sofie Morén

Mikaela Tobar Pettersson

5. Organisation och beslutsstruktur 

Sune Lindh

Eva-Marie Ek

6. Budgetar, anslagsfördelning och verksamhetsuppdrag

Verksamhetsplanering:
Lena Ousbäck

Anslagsfördelning och verksamhetsplanering:
Lasse Thorell

Strategisk riskanalys:
Maria Hart

Budgetar och budgetunderlag:
Joakim Ögger

Budgetpropositioner:
Lasse Thorell

Regleringsbrev:
Lasse Thorell

Årsredovisning:
Ingeborg Amnéus

Ekonomisk uppföljning:
Lasse Thorell

Indikatorer:
Ingeborg Amneus

Mikaela Tobar Pettersson

7. Arbetsmiljö 

Monica Östman

Eva Borgert

8. Arkiv och diarium

Renata Arovelius

Renata Arovelius

9. Ekonomi-
administration, upphandling, stiftelser och bolag

Malin Larsson-Lewin

Jenny Kjellström

10. IT och tele

Petra Lagerkvist

Christian Divander

11. Kommunikation och media 

Sara Arons

Mia Gröndahl

12. Lika villkor/lika-
behandling

Monica Östman

Eva Borgert

13. Lokaler och fastigheter

Stefan Lindqvist

Mikaela Tobar Pettersson  

14. Miljö

Johanna Sennmark

Mikaela Tobar Pettersson  

15. Personal

Anna-Karin Olofsdotter

Eva Borgert

16. Samverkan
Uppdragsverksamhet
Internationalisering

Mariette Manktelow
Birgit Lundmark
Geir Löe

Eva-Marie Ek

17. Säkerhet och informationssäkerhet

PO Skatt

Mikaela Tobar Pettersson  

 

 

Sidansvarig: mia.grondahl@slu.se