Personalrollen

Senast ändrad: 01 oktober 2021

Personalrollen används för personaladministratörer på institutioner och är en naturlig kontaktväg för HR-administratörer och HR-specialister i de många personalärenden som kan finnas. HR-enheten på personalavdelningen ansvarar för rollen och utbildar gärna nytillkomna rollinnehavare. HR-enheten ansvarar även över att informera om nya rutiner via nyhetsbrev, föreläsningar m.m.

Manualer och lathundar för personalrollen

Primula

Logga in i Primula självservice

Manual för att starta nyanställningsärenden via Primula

För att en ny medarbetare ska kunna få sitt anställningsbeslut och läggas upp i lönesystemet, behöver ett digitalt nyanställningsärende skapas. Detta görs av personalrollsinnehavare, efter information från rekryterande chef. I manualen för nyanställningsärenden kan personalrollsinnehavare hitta information om hur rutinen för nyanställningar ser ut och hur det digitala formuläret ska fyllas i. För frågor kring anställningar kan man alltid kontakta personalavdelningen.

(Observera att ”nyanställning” i Primula används när någon är ny vid SLU, när någon som redan är SLU-anställd ska få en ny SLU-anställning eller för alla anställningar då medarbetaren är över 65 år. Vid förlängning av tidsbegränsade anställningar används istället formuläret ”bemanningar” i Primula självservice)

Manual som PDF.

Checklista för bilagor till nyanställningsärenden.

Förlängningsärenden/bemanningsärenden via Primula

Personalrollsinnehavare handlägger bemanningsärenden/förlängningsärenden via Primula självservice. Lathunden nedan innehåller instruktioner hur man startar upp dessa ärenden:

  • Förlängning tidsbegränsad
  • Förlängning tillsvidare
  • Ändrad lön
  • Ändrad omfattning (tillsvidare)

Lathund för förlängningsärenden/bemanningsärenden i
Primula självservice

Tillfällig ändrad omfattning i Primula

Rutinbeskrivning vid tillfällig ändring av en medarbetares omfattning.

Ärendesökning i Primula

Lathund för ärendesökning i Primula självservice

Kompetenshantering i Primula

Manual - registrera kompetens

Ta fram och räkna anställningstid

Lathund - räkna anställningstid genom personalredovisning

Registrering av nära anhörig i Primula

Ni som vill ha ett register av nära anhörig till anställda för att använda om ni behöver kontakta hen vid eventuellt sjukdomsfall eller olyckshändelse kan läsa instruktionerna nedan. Den anställde ska själv registrera det i Primula självservice. Om SLU lagrar information om nära anhörig måste det skickas information till den registrerade i enlighet till artikel 6.1.d i dataskyddsförordningen (GDPR). Se instruktioner nedan för hantering:

Det går att ta ut en lista på medarbetare och deras registrerade anhöriga i Primula självservices Rapportgenerator, välj Anhörig information i rullistan.

Vi har tyvärr inget system idag där det går att registrera stipendiater eller annan extern resurs.

ReachMee

Idis

Logga in i Idis

Länkar till sidor gällande Idis

Sida med manualer

Idis-rapporter

Arbetstillstånd/Uppehållstillstånd

Trygghetsstiftelsen

Vad är Trygghetsstiftelsen?

Trygghetsstiftelsen (TSN) stöttar den som är statligt anställd och som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist eller har en tidsbegränsad anställning som är på väg att löpa ut.

Vem kan få stöd?

En arbetstagare som har haft en tidsbegränsad anställning i minst två år i följd, hos en och samma statliga arbetsgivare, omfattas av omställningsavtalet. Kortare anställningsavbrott om högst åtta arbetsdagar får förekomma.

Tillsvidareanställda med minst ett års anställning som sägs upp på grund av arbetsbrist. Denna process hanteras av HR-specialist. 

Mer information om Trygghetsstiftelsen hittas på Trygghetsstiftelsens hemsida.

Hur går anmälan till?

Personalroll behöver regelbundet gå igenom tidsbegränsade anställningar som ska avslutas, minst en gång per månad. I Primula kan listan ”Adm - Flagga: Anställning upphör” hämtas. Två månader innan en anställning tar slut hanterar personalroll underskriftsblanketten till TSN. Personalroll fyller i blanketten och ber medarbetaren signera. Blanketten scannas därefter och mejlas till HRADM@slu.se som gör anmälan till TSN.

Underskriftsblankett för anmälan till Trygghetsstiftelsen

Underskriftsblankett - sv

Underskriftsblankett - eng

Fakta:

Arbetsuppgifter för personalrollen

  • Kommunicera med den centrala processen/funktionen kring personalfrågor
  • Stöd vid rekrytering (ej högre akademisk personal som hanteras av HR-enheten och fakultetskanslierna) - stöd vid annonsering - stöd vid granskning av kompetenskrav - kalla till intervjuer
  • Skapa anställningsärenden i Primula
  • Stöd vid ansökan om uppehålls- och arbetstillstånd
  • Samordna introduktion av nyanställda
  • Bevaka anställningar (anställningsform, anställningstid, förlängningar, avslut)
  • Hantera förlängningar av anställningar
  • Hantera säsongsanställd personal (hantera kontrakt, semester)
  • Hantera scheman för vissa kategorier av anställda
  • Hantera förändring i arbetstid
  • Hantera löneförändringar
  • Stöd vid bedömning av tjänstledighetsgrund, vid behov i samråd med HR-specialist

Kompetenskrav för personalrollen

  • Kunskaper i personaladministrativa lagar, förordningar, regelverk, rutiner.
  • Kunskaper i Primula
  • Kunskaper i ledningsinformationssystemet

Kontaktinformation

Mejladresser:

I första hand ska man vända sig till sin HR-specialist/lönespecialist/HR-administratör vid frågor men är ärendet av en mer av en allmän art kan ni vända er till dessa mejladresser:

Sidansvarig: PAVD-WEBB@slu.se