Fakturahantering i Proceedo

Senast ändrad: 21 maj 2018

SLU hanterar leverantörsfakturorna i Proceedo - samma system som vi använder för e-beställning.

Den 11 april 2018 lämnade vi PaletteArena för att istället hantera fakturorna i Proceedo.

Gå igenom "miniwebinarierna" Proceedo på tre minuter där du på tre minuter får lära dig hur du hanterar en faktura i Proceedo.  

Nedan finns även information om de viktigaste skillnaderna mellan Proceedo och SLU:s tidigare fakturasystem PaletteArena.

Mer information om projektet och införandet finns att läsa i SLU nyheten Fakturahantering i Proceedo från 11/4.

Proceedo på tre minuter - fakturahantering

På svenska

Klicka på länkarna (rubrikerna) nedan för att se treminutersfilmer som visar hur du hanterar en faktura i Proceedo.

Fakturahantering för granskare

Den här filmen riktar sig till dig som är Fakturagranskare, d.v.s. du som har gjort ett köp och tar emot fakturan. På tre minuter får du veta hur du ska behandla en faktura i Proceedo. Filmen är inspelad med ljud.


Fakturahantering för attestanter

Den här filmen riktar sig till dig som är Attestant och utför slutattest av fakturor. På tre minuter får du veta hur du ska behandla en faktura i Proceedo. Filmen är inspelad med ljud

In English

Click on the links (headlines) below and learn to use Proceedo in three minutes!

Invoice processing for reviewers

This film is aimed for Invoice reviewers - that is, those who have made a purchase and received an invoice. In three minutes you will see how to process an invoice in Proceedo. The film is recorded with sound.


Invoice processing for approvers (authorisers)

This film is aimed for Approvers - that is, those who authorise payment of invoices. In three minutes you will see how to process an invoice in Proceedo. The film is recorded with sound.

Skillnader mellan fakturahantering i PaletteArena och fakturahantering i Proceedo

Nedan listas de största skillnaderna mellan fakturahantering i PaletteArena och fakturahantering i Proceedo:

 

Skillnader som rör hela SLU

  • Ny terminologi: "Mottagare" blir "Fakturagranskare". I Palette kallas den som utfört beställningen och därmed står som referens på fakturan och är den första som tar emot fakturan för "Mottagare". För att följa Proceedos terminologi kallar vi nu den personen för "Fakturagranskare".

  • Fakturan kan granskas och godkännas/attesteras direkt i fakturalistan (inkorgen). Man kan även skriva/se kommentarer, se bilagor och utföra vissa andra åtgärder direkt från fakturalistan.

  • Attestflödet styrs utifrån kontering, inte utifrån fakturareferens. I Palette har varje referens ett "flödesförslag" där det är förvalt vem som ska kontera och vem som ska attestera fakturan. Detta går även att ändra manuellt. Om konteringen ändras däremellan kan det därför hända att personen som är sist i flödet inte har attesträtt för konteringen och det blir felmeddelande. I Proceedo kan detta inte hända eftersom konteringen styr till vilken ekonomiregistrerare och attestant fakturan skickas efter att fakturagranskaren och ekonomiregistreraren godkänt fakturan.

  • Alla personer kan ändra kontering och alla personer kommer åt alla kostnadsställen inom hela SLU. Eftersom Proceedo ser vilken kontering fakturan har och utifrån detta styr vilken ekonomiregistrerare och attestant som ska ha fakturan så finns ändå ingen risk att fakturan hamnar hos någon utan attesträtt för konteringen.

  • Valbara projekt styrs utifrån kostnadsstället. I Proceedo går det bara att välja de projekt som har en koppling till kostnadsstället.

  • "Ej godkänd vidare" ersätts av "Ange annan granskare". Om man får en faktura som man inte kan godkänna använder man i Palette "Ej godkänd vidare" men i Proceedo ska man använda en funktion som heter "Ange annan granskare".

  • Vid "Ange annan granskare" måste man alltid manuellt välja vem man vill skicka fakturan till och kommentaren måste skrivas innan man skickar. Eftersom det finns fördefinierade flöden i Palette behöver man inte manuellt välja en person att skicka fakturan till om det är så att man vill skicka fakturan "ej godkänd vidare" till den person som ligger efter en i flödet. Eftersom det inte finns fördefinierade flöden i Proceedo går inte detta utan den person man vill skicka fakturan till måste alltid väljas manuellt. Vid "Ej godkänd vidare" är man även alltid tvingad att ange en kommentar efter att man tryckt "Ej godkänd vidare". I Proceedo finns inget tvång och kommentaren måste skrivas innan man väljer "Ange annan granskare".

  • Det går inte att skicka till flera fakturagranskare samtidigt. Om fler fakturagranskare måste godkänna fakturan måste granskare 1 skicka till granskare 2 via "Ange annan granskare" och granskare 2 måste göra samma sak till granskare 3 o.s.v. När fakturan har godkänts av sista granskaren går det dock att skicka till fler ekonomiregistrerare och flera attestanter samtidigt. I Palette kan det även vara parallella flöden för mottagare (motsvarighet en till fakturagranskare i Proceedo) men det går alltså inte i Proceedo.

  • Mejl om att man har faktura att behandla kommer inte längre varje dag. Man får enbart ett mejl om att man har en faktura att behandla. Detta kommer dagen efter att fakturan har kommit och mejlet skickas oavsett om man redan har tagit hand om fakturan eller inte (mejlet talar om att "igår fick du en faktura"). Påminnelser skickas sedan ut X dagar innan förfallodatum (20 och 15 dagar innan ffd vid "Granska faktura" och 10 och 5 dagar innan ffd vid "Attestera faktura).

  • Om beställningen är gjord i Proceedo och fakturan skickas ut pga leveranskvittens saknas försvinner fakturan automatiskt efter att man utfört leveranskvittensen. I Palette var fakturan tvungen att gå hela attestflödet.

  • Man går inte in i en rapport för att söka efter fakturor utan man utför detta i den vy där man har sin fakturalista (inkorg). Från sin egen fakturalista (inkorg) kan man direkt klicka sig vidare till en annan fakturalista där man ser alla SLU:s fakturor (både de fakturor man själv tidigare har behandlat och de man inte har behandlat). Man behöver alltså inte gå in i en rapport, vilket man behöver i Palette.

  • Sökfunktionen är annorlunda och sökmöjligheterna är mer begränsade än i Palette (se guide http://guider.nu/slu/836.guide för mer info om sökningar i Proceedo).Sökfunktionen utvecklas fortfarande av Proceedo och blir bättre framöver.

 

 

Skillnader som rör attestanter

  • Om en attestant får en faktura för attest som gäller ett personligt köp till sig själv, till exempel om attestanten har varit på en konferens, finns det en funktion som personen ska använda som heter "Mitt eget köp". Fakturan går då vidare till attestantens överordnade för attest. Se guide http://guider.nu/slu/1078.guide för mer information om detta. I Palette finns ingen sådan funktion.

 

 

Skillnader som främst rör ekonomiregistrerare

  • Justering av moms görs genom att lägga till en ny konteringsrad. Den ursprungliga momsraden är låst.

  • Fakturan (och beställningen) kan inte skickas vidare om inte hela beloppet är uppkonterat. Om det finns en differens kan man inte godkänna/attestera.

  • Ekonomiregistrerarna ligger i attesthierarkin och i det fall fakturan kommer pga att attestreglerna har slagit till har fakturan status "Attest ej utförd" och knappen "Godkänn faktura" heter istället "Attestera faktura".  Man har dock inte behörighet att attestera något belopp så fakturan skickas alltid vidare till en slutattestant.

  • Vid order då fakturan måste kompletteras (t.ex. moms ska justeras) måste man bocka i "Granska fakturor för denna order" innan man godkänner beställningen. Då fastnar fakturan hos ekonomiavdelningen när den kommer och ekonomiavdelningen skickar därefter fakturan vidare till berörd person.

  • Ändring av förfallodatum, bokföringsdatum och fakturanummer måste hanteras av gruppen "Felhantering". I Palette kan ekonomiregistrerarna själva utföra detta men det går alltså inte i Proceedo.

  • Anläggningsblanketten försvinner. Information som behövs ska istället läggas in i fält i konteringsraden. Ekonomiavdelningen kontrollerar serienummer på fakturan innan anläggningen registreras. Vid beställning av en anläggning ska därmed ekonomiregistreraren uppge all information som krävs redan vid beställningstillfället.

  • Vid periodisering ska man enbart ange 1 st konteringsrad för periodiseringsbeloppet. Det har istället tillkommit ytterligare fält på konteringsraden där man lägger in den information som Agresso behöver för att kunna bokföra periodiseringen korrekt och nyckla ut kostnaden på angivna perioder. Det finns även möjlighet att utföra periodiseringen redan i beställningsskedet.

  • Vid beställning på cateringavtal i Uppsala och Umeå finns möjligheten att bocka i "Skicka beställning utan förattest". Beställningen skickas då direkt till leverantören och när fakturan kommer går den in i vanliga fakturaflödet och attesteras där istället. OBS! Om man markerar "Skicka beställning utan förattest" måste man även bocka i "Granska fakturor för denna order".

  • Ingen matchning av orderfakturor behöver utföras manuellt. Proceedo utför matchningen automatiskt.

  • Uppläggning av nya användare sker inte längre på institutionerna (ekonomiregistrerarnas uppgift att vara rolladministratörer försvinner). I Palette är det ekonomiregistrerarna som skapar nya användare, roller, konteringsförslag och flödesförslag (fakturareferenser). I Proceedo får personer automatiskt tittbehörighet i systemet och vid behov av en fakturareferens ska ekonomiregistreraren mejla till proceedosupport@slu.se och begära detta. Personen får då behörighet att behandla fakturor och som konteringsförslag kommer Proceedosupport att registrera det kostnadsställe där personen är lönekonterad samt projekt "A", om inte ekonomiregistreraren begär något annat.

 

Hantering av fakturor i Proceedo

Fakturaflödet:

Tre personer/roller är inblandade i fakturaflödet:

  • Fakturagranskaren (beställaren) kontrollerar att fakturan stämmer överens med order, leverans och pris samt anger kostnadsställe, projekt och vad köpet avser.

  • Ekonomiregistreraren anger kostnadskonto, justerar eventuellt övrig kontering och utför kontroller för att säkerställa att gällande regelverk följs.

  • Attestanten attesterar fakturan och tar det ekonomiska ansvaret för transaktionen. Betalningen skickas därefter till banken.

 

Handböcker, manualer och miniwebinarier

Det finns handböcker som beskriver hur du hanterar fakturor i Proceedo. Du hittar dessa på sidan Handböcker och e-guider Proceeodo.

Se även miniwebinarierna Proceedo på tre minuter ovan.

 

Behörighet till systemet

På sidan Behörigheter och utbildning i Proceedo finns information om hur man får behörighet.

Relaterade sidor:
Sidansvarig: jenny.kjellstrom@slu.se